Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Журнал кассира-операциониста. Как заполнять?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При этом, несмотря на отказ от большинства первичных кассовых документов, что сделало ведение учета более удобным, остались документы, которые обязательны к заполнению. Кроме того, появились и принципиально новые формы, которые были введены вместе с утверждением обязательного использования онлайн-касс.
Для чего нужен кассовый журнал и как его ведение регулируется законом
В первую очередь использование кассовых аппаратов прописано в 54-ФЗ от 22.05.2003 года (последняя редакция — от 8 марта 2015 года). Что этот закон регламентирует:
- Определяет виды организаций, которые в обязательном порядке должны применять в своей деятельности контрольно-кассовые аппараты. (К ним не относятся ИП на «вменёнке» и ПСН, либо те, кто использует бланки строгой отчётности).
- Определяет регламент использования реестра содержащихся в технике данных.
- Определяет требования, которые применяются к предпринимателям и фирмам, использующим в своей работе кассовую аппаратуру.
- Обозначает права налоговых органов и проверяющих ККТ.
Журнал кассира-операциониста нужен, чтобы вести учёт наличных, поступивших от клиента и переданных в кассу фирмы или предпринимателя.
Документы, которые требуется заполнять
В их число входят:
-
кассовая книга – учётный документ, в котором регистрируются операции с наличными, заполняется письменно либо в электронной форме;
-
приходный кассовый ордер – оформляется при поступлении денежных средств в кассу, заполняется на основании данных из чека и бланка строгой отчётности;
-
расходный кассовый ордер – оформляется при выдаче наличных из кассы, может быть заполнен на основании фискальных документов.
-
БСО – после изменений 54-ФЗ можно выдавать в электронном виде.
Как оформляется журнал кассира-операциониста
Несмотря на то, что компании могут заниматься самыми различными видами деятельности, существует ряд общих правил и требований, предъявляемых к заполнению журнала. Все страницы должны быть пронумерованы, начало нумерации – с первой внутренней страницы, обложку нумеровать не нужно. Все номера страниц ставятся вручную. Допускается простановка номеров на листе, другими словами, каждую страницу можно не нумеровать. Журнал должен быть прошнурован, концы веревочек завязаны и заклеены бумагой, на которую следует нанести следующую запись «пронумеровано и прошнуровано 60 листов». Кроме того на нее ставится печать, которая заверяется подписью руководителя. При подписании титульного листа разрешается подписывать только важные графы. Регистрационный номер журнала ставится налоговиками в момент регистрации документа.
Документы, обязательные к заполнению
Обязательна ли кассовая книга при использовании онлайн-кассы? Да, данный внутренний журнал предприятия является обязательным унифицированным регистром. При этом руководство организации вправе самостоятельно решить, вести её в классическом бумажном варианте или воспользоваться современными технологиями и вести электронную книгу. Для неё установлена форма КО-4, которая обязательна для всех владельцев ККТ, как старого, так и нового онлайн образца. То есть правила ведения данного документа никак не изменились и включают в себя стандартные пункты:
- Записи в документ вносятся лишь на основании кассовых ордеров, как приходных, так и расходных, каждый из которых отражается в книге;
- Остаток на конец дня, отображенный в документе, должен быть сверен с фактическим наличием денежных средств;
- Книга, которая ведется в электронном виде, в обязательном порядке должна быть распечатана, прошита и заверена.
Новые законодательные акты никоим образом не коснулись и установленных правил оформления ПКО и РКО.
Оформление журнала кассира операциониста в
Наши опытные специалисты качественно оформят журнал операциониста, а курьеры доставят документ по Вашему адресу в течение двух рабочих дней. При этом мы оказываем сопровождение документации, то есть консультируем о правильности ведения документации, оказываем помощь перед проверками.
Стоимость данной услуги Вы можете узнать, позвонив по телефону или оставив свой номер в красной форме в правой части экрана.
Кроме того, мы готовы оформить для вас договор на обслуживание кассового аппарата ККМ, который также обязателен для организаций с имеющимися кассовыми аппаратами. В ходе проверок проверяется достаточно большой пакет документов. Мы оказываем помощь в подготовке любых документов установленного образца. Мы работаем с частными и государственными учреждениями, имея хорошую репутацию среди клиентов.
Кассовая книга для онлайн-кассы
В кассовой книге ведется учет всех полученных и потраченных сумм: выручка, выдача наличных, сдача наличности в банк.
ИП ведут кассовую книгу по желанию и могут от нее отказаться. А вот для компаний кассовая книга обязательна, даже если стоит онлайн-касса.
Требования к заполнению журнала кассира-операциониста
- Журнал кассира-операциониста ведётся в хронологическом порядке, ежедневно, без помарок, шариковой ручкой или чернилами. В случае внесения в журнал кассира-операциониста каких-либо исправлений, необходимо оговорить их и заверить подписями самого кассира-операциониста, а также главного (старшего) бухгалтера и руководителя организации.
- Журнал кассира-операциониста обязательно должен быть пронумерован, прошнурован, а также скреплен печатью и подписями налогового инспектора, главного (старшего) бухгалтера и руководителя организации.
- В журнал кассира-операциониста записываются показания счетчиков ККТ на начало и окончание рабочего дня. Разница между этими показателями является дневной выручкой. Она должна совпадать с суммой, сданной кассиром и отраженной в кассовом отчете.
- В конце каждой смены с кассового аппарата снимается Z-отчет. Показания денежных счетчиков на начало и конец смены, а также о дневной выручке записываются в журнал кассира-операциониста:
- Графы 6 и 9 — начало и конец смены.
- Графа 10 – дневная выручка.
- Эти данные следует подтвердить подписями самого кассира, администратора или старшего кассира (графы 7 и 8).
Правила заполнения журнала
| № графы | Название графы | Как заполнять графу |
| 1 | Дата (смена) | записывается дата |
| 2 | Номер отдела, секции | записывается номер секции, данная запись делается, если есть отделы |
| 3 | Фамилия, имя, отчество кассира | записывается ФИО кассира-операциониста, т.е. лица непосредственно работающего на данной ККМ в течении смены |
| 4 | Порядковый номер контрольного счётчика (отчёта фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены) | записывается номер Z-отчета. Номера отчетов идут по порядку, их можно найти на самом Z-отчете. |
| 5 | Показания контрольного счетчика (отчёта фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счётчика | записывается количество продаж за смену |
| 6 | Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены) – сумма, руб., коп. | Записывается необнуляемый итог на конец предыдущей смены..
Информацию для занесенная в эту графу можно получить с Z-отчета. |
| 7 | Подпись кассира | Подпись кассира |
| 8 | Подпись администратора | Подпись администратора |
| 9 | Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены) – сумма, руб., коп. | заносится выручка за день пробитая по ККМ. Данная сумма будет напечатана на Z-отчете, как сменный итог (наличные в кассе, сумма продаж). Эту сумму можно вычислить самостоятельно – алгоритм: графа 9 – графа 6 |
| 10 | Сумма выручки за рабочий день (смену) руб. коп. | заносится выручка за день пробитая по ККМ. Данная сумма будет напечатана на Z-отчете, как сменный итог (наличные в кассе, сумма продаж). Эту сумму можно вычислить самостоятельно – алгоритм: графа 9 – графа 6. |
| 11 | Сдано наличными руб. коп. | отражается фактическая сумма наличных денежных средств сдаваемых в главную кассу в конце смены. |
| 12 | Оплачено по документам – количество | отражается количество продаж по документам (по кредитным картам и тп.). |
| 13 | Оплачено по документам – сумма, руб., коп. | фактически полученная сумма по документам. |
| 14 | Сдано всего, руб., коп. | отражается общая сумма денежных средств, сданных в бухгалтерию за смену. Данные по этой графе не всегда совпадают с графой 10. Это происходит например в случае ошибочно пробитого кассового чека, недостачи и т.д. (в графе 10 то что набили по ККМ в графе 14 – денежные средства реально полученные) |
| 15 | Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, руб., коп. | Отражается сумма возвращенная покупателям или ошибочно пробитая кассиром в течении дня |
| 16 | Подпись кассира. Деньги и оплаченные счета сдал. | Подпись кассира |
| 17 | Подпись администратора (ст. кассира). Показания счетчиков сняли. Деньги принял. | Подпись администратора |
| 18 | Подпись руководителя (старшего кассира). | Подпись руководителя |
Для чего необходим документ?
В Журнале кассира‑операциониста регистрируется прохождение через кассовый аппарат предприятия денежной наличности. Это необходимо для учета выручки организации при ведении финансовой и налоговой отчетности, должно соответствовать приходу и расходу наличных денежных средств, учитываемых затем в главной кассовой книге и других документах. При любой проверке предприятия налоговыми органами в первую очередь изымается и проверяется кассовая документация.
Поэтому ведение этого журнала — ответственная и важная составляющая в хозяйственной и финансовой деятельности организации, требующая аккуратности и тщательности. Часто возникает вопрос: нужно ли индивидуальному предпринимателю вести такой журнал и кто должен это делать при отсутствии специально назначенного кассира? Ответ один — закон не разделяет учета кассовых операций с наличными деньгами в зависимости от формы собственности предприятия.
Таким образом, обязанность ведения такого журнала распространяется и на индивидуальных предпринимателей, а если нет выделенного для этого лица, заниматься им должен сам руководитель предприятия.
После того как журнал кассира-операциониста закончился, он должен быть «погашен» в налоговой инспекции одновременно с регистрацией нового. Эта процедура может быть выполнена от имени руководителя организации любым уполномоченным лицом при наличии подписанной им и скрепленной печатью предприятия доверенности. Доверенность от лица индивидуального предпринимателя должна быть заверена нотариусом.
Записи в новом журнале начинаются в последовательном по времени порядке, продолжающем старый. Также все суммы остатков из старого экземпляра переходят в новый. Поменять документ при желании можно по окончании календарного года, хотя это и необязательно.
Срок хранения журнала кассира операциониста вместе с другими бухгалтерскими документами равен 5 годам.
Если утерян журнал кассира операциониста, то необходимо вызвать техника из сервисного центра, который должен снять показания фискального отчета ΚΚΜ за период действия этого экземпляра журнала. На основании заявления об утере старого и выдаче нового журнала, а также данных фискального отчета, налоговая инспекция должна зарегистрировать новый экземпляр журнала. Эта процедура законом нигде не предусмотрена, поэтому лучше предварительно обратиться к налоговому инспектору, курирующему предприятие, и уточнить все детали.
Способы заполнения кассовой книги
Как уже говорилось выше, кассовая книга в 2021 году заполняется ручкой или в электронном виде. Особенность ручного заполнения заключается в делении книги на две части. Одна ― основная, вторая ― отрывная.
При заполнении документа основная часть накладывается на отрывную, а между ними размещают лист копировальной бумаги. В результате все записи, внесенные на верхнем листе, отражаются на нижнем. Основная часть кассовой книги сшивается, а та, на которой информация скопирована, передается в бухгалтерию.
Заполнение кассовой книги на компьютере предполагает использование бухгалтерской программы либо таблицы Excel. Заполнение документа осуществляется по установленным правилам. Далее листы распечатываются, заверяются подписями и сшиваются.
Кассовая книга: что она собой представляет
Кассовая книга ― учетный регистр, где отражаются данные о проведенных финансовых операциях в точной последовательности, согласно сведениям, представленным в первичных документах. Информация о проведенных операциях регистрируется сразу после их совершения. Главный бухгалтер, закрепленный за предприятием, контролирует работу кассиров и других сотрудников, на которых возложена обязанность по заполнению кассовой книги.
Приходный и расходный кассовый ордера могут создаваться на основе разных оправдательных документов. К примеру, фискальных, формируемых с помощью онлайн-кассы. Если предприниматель по закону освобожден от расчетов на ККТ, вместо фискальных документов, применяются товарные чеки, БСО.
Кассовая книга используется при совершении любых кассовых операций, как задокументированных, так и не прошедших фискализацию. Примером последней является выдача денег сотруднику под отчет.
Пример заполнения журнала кассира-операциониста
Давайте пошагово разберем, как заполнять журнал кассира-операциониста. Итак, сдавший смену кассир обычно снимает отчет о закрытии смены. Данные из этого документа используются при заполнении графы 4 (порядковый номер отчета), графы 5 (здесь дублируется предыдущая запись), графы 6 (показатель счетчика) и графы 10 (дневная выручка). В графе 9 отображаются данные из снятого в конце смены отчета.
В графах 1–3 указываются: дата, номер отдела, Ф. И. О. кассира. В графах 7–8, 16–18 проставляются подписи кассира, администратора и старшего кассира, если это 3 разных человека, а при совмещении должностей достаточно 1 подписи.
В графе 11 отображается сумма наличных, в графе 12 — число безналичных платежей, в графе 13 — безналичная сумма, в графе 14 — сумма за вычетом возвратов, в графе 15 — суммарное значение возвратов средств из кассы покупателям.
Проверить правильность занесенных данных очень легко — для этого следует сравнить показания из Z-отчета (графа 10 регистра = графа 14) и суммарные значения из граф 11–12 за вычетом графы 15.
Еще ряд проверочных формул:
- графа 11 = графа 10 – графа 13 – (графа 15);
- графа 14 = графа 11 + графа 13;
- графа 10 = графа 9 – графа 6.
Рассмотрим образец заполнения книги кассира-операциониста.
Порядок хранения и сроки
Рассматриваемый реестр относится к документам первичного учета, что определяет порядок хранения книги кассира операциониста. Важно обратить внимание на то, что каждая компания имеет законное право самостоятельно разработать локальные нормативы, посвященные данной теме. Как правило, действующий документ хранится рядом с кассовым аппаратом. Очень важно, чтобы журнал был недоступен для посторонних лиц. Также допускается хранение действующего документа в бухгалтерском отделе.
По окончании журнала, документ должен быть передан налоговой службе с целью перерегистрации и открытия новой книги. Далее регистр помещается в архив компании. Срок хранения книги на территории компании составляет три года. При утилизации реестра следует учитывать нормы, установленные законодательством.
Что это такое, для чего он нужен на предприятии
Российское законодательство обязывает все организации, а также физические лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью, проводить все денежные средства через ККМ. Каждая операция, пробитая через кассовый аппарат, сопровождается чеком, в котором указаны ее номер и назначение. Подробный же письменный учет операций должен вестись в книге кассира-операциониста.
Документ представляет собой книгу с титульным листом, на котором указана информация о предприятии:
- Реквизиты компании или ИП.
- Коды ОКПО и ОКУД.
- Данные ККМ.
- Дата начала ведения.
- Сведения об ответственном лице, занимающимся ведением документа.
Журнал обязательно прошивается при помощи шнура или толстой нити и постранично пронумеровывается. Общее количество листов указывается на последней странице и заверяется печатью предприятия или ИП. Документ также содержит подписи налогового инспектора, регистрировавшего книгу, а также бухгалтера и руководителя предприятия.