Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ответ на запрос о предоставлении персональных данных (образец заполнения)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Как правило, вся корреспонденция подписывается руководителем организации, его представителем или главным бухгалтером. Все зависит от темы письма и внутреннего разделения ответственности в компании. В любом случае, обычно не руководитель непосредственно пишет текст.
Существует ряд распространенных ситуаций, в которых может потребоваться ответное письмо
- Государственным органам (например, если от налоговых органов получен запрос на финансовую отчетность компании, индивидуальную информацию о деятельности организации и т.д.).
- Поставщикам (например, если поставщик письменно запрашивает актуальный список материалов для заказа).
- Покупателю (например, если покупатель потребовал, чтобы товар был доставлен в определенный день).
- Судебным органам (например, если суд затребовал определенные доказательства).
- банковским учреждениям (например, если банк запросил кредитный отчет у другого банка, предоставляющего услуги организации).
- физическим лицам (например, в ответ на запрос информации о возможности подать заявление на определенную должность в организации) и т.д.
Этот пункт не регламентирован. Обычно ставится дата ознакомления и подпись с решением. Однако чаще всего форма ответа на служебную записку также устанавливается индивидуально, локальными документами с учетом специфики организации. Идеальный вариант – наличие примера такого документа в компании, утвержденный начальником, чтобы сотрудникам было проще оформлять такие бумаги.
Если сотрудник хочет выразить согласие по какому-либо вопросу, следует начать с фраз типа: «Сообщаем Вам…» или «Извещаем Вам…». Как правило, уже в первых предложениях должна быть обозначена основная мысль, которая несет позитивный характер.
Если же он отказывает по каким-либо причинам, следует использовать нейтральные и вежливые фразы: «Благодарим Вас за Ваши предложения, но…» или «В связи с…». С прямого отказа начинать не нужно, потому что для официальной переписки такая реакция не характерна.
Важно! Лучше всего обращаться к локальным документом определенной компании, чтобы решить подобные вопросы, потому что именно там указан регламент оформления документов.
Необходимость составления запроса
У любого хозяйствующего субъекта в ходе производственной деятельности может возникнуть необходимость в оформлении запроса к официальной структуре с просьбой о предоставлении информации или документов. Примеров таких запросов множество:
- Письмо коммерческому партнеру с просьбой о предоставлении прейскуранта на услуги.
- Запрос юридического лица в ФНС о новых нормативах по составлению отчетности.
- Запрос кредитно-финансового учреждения о финансовом состоянии клиента и его деловой репутации и пр.
Запросы относят к корреспонденции, на которую распространяются стандартные правила делопроизводства. Плюс при их составлении учитываются правила, присущие только такому виду документов. Так, запрос обязательно должен содержать причину, по которой корреспонденту требуется получение информации. Как правило, это:
- Законодательные акты.
- Судебные решения.
- Заключенные ранее договора.
Причину можно не указывать только, если она очевидна для обеих сторон.
III. Статья 19.7 Кодекса об Административных Правонарушениях РФ
Для частных компаний строгих правил касательно сроков ответа не существует. Рекомендуется ориентироваться на следующие особенности:
- Если запрос поступил от государственной структуры, в нем обычно указывается требование предоставить ответ в течение определенного количества дней. Не стоит пренебрегать этим требованием.
- Если требование поступило от контрагента и в договоре между сторонами сказано, что при такой ситуации ответ необходимо предоставить в течение конкретного срока, на этот период и стоит ориентироваться.
- Во всех остальных ситуациях рекомендуется давать ответ в течение 7 дней или любого разумного срока.
Закон об обращениях граждан не содержит указания, о каких днях идет речь: рабочих или календарных. В рамках сложившейся практики расчет принято вести в календарных днях (т.к. уточнения про рабочие дни в тексте закона нет). В законе также не сказано, куда сдвигается окончательная дата, если она выпадает на выходной, праздничный день: на предшествующий рабочий день или на ближайший следующий.
Отвечая на письмо, если есть подтверждение вашего ответа, укажите источник , на который вы ссылаетесь.
Работодатель должен отвечать на запрос полиции о представлении сведений о работниках при наличии у полиции установленных законом оснований для истребования указанных сведений.
Вне зависимости от того, какой именно образец используется, сроки ответа на запрос определяются исходя из традиций деловой этики. Поскольку в законодательстве подобный вопрос никак не регулируется, компании сами вправе решать, какое время им понадобится для ответа. Обычно срок составляет 10-15 рабочих дней.
Если это время неизбежно увеличивается (например, для получения необходимых сведений понадобится сделать запросы, которые также отнимут время), целесообразно уведомить об этом отправителя. Составляют ответное послание, в котором указывают, что письмо принято в работу и обозначают примерные сроки ответа.
В некоторых случаях сроки ответа регулируются на уровне законодательства или внутренних регламентов компании. Например, государственные органы и банковские организации, как правило, должны предоставить ответы в течение 30 календарных дней.
Что делать, если приставы уже возбудили производство
Одновременно с подачей мировому судье возражений относительно исполнения судебного приказа рекомендуем копию возражений представить судебному приставу-исполнителю.
Так
Судебный пристав будет понимать, что совершать исполнительные действия в отношении вас бесполезно, так как судебный приказ скорее всего будет отменен мировым судьей, а исполнительное производство придется прекращать.
Если
Судебный пристав-исполнитель успел взыскать с вас какие-то денежные суммы, то их в этом случае придется возвращать.
После того
Как мировой судья вынесет определение об отмене судебного приказа, вам нужно получить его и направить судебному приставу-исполнителю вместе с заявлением о прекращении исполнительного производства.
Образец ответа на запрос
Конечно, было бы не плохо в целях защиты прав граждан закрепить такое положение в законе.
Однако на сегодняшний день такой нормы не существует, в связи с чем отсутствие в запросе обоснования никаких правовых последствий не влечёт.
Помимо закона «О полиции», сотрудники различных подразделений МВД РФ при направлении запроса нередко ссылаются на Федеральный закон N 144-ФЗ от 12.08.1995 года «Об оперативно-розыскной деятельности».
Часть 1 статьи 6 в числе прочих видов оперативно-розыскных мероприятий называет наведение справок. В ходе данного ОРМ сотрудники полиции могут получать любую информацию от граждан и организаций.
Если в полученном запросе есть ссылка на данную норму, то следует рассматривать запрос о предоставлении сведений под призмой именно данного федерального закона.
V. Статьи 144, 145 Уголовно-процессуального кодекса РФ (далее УПК РФ)
Важна мотивация. В документе необходимо указывать, на основании чего он направляется (например, «в рамках рассмотрения дела №… от …» или согласно договору оферты №… от…). Если мотивации нет или она указана не четко — следует отказ. Также отказывают в подаче информации при отсутствии на запросе необходимых подписей и печатей, наличии ошибок в реквизитах и других подобных ситуациях.
Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.
Если в письме адресата вам не понятны некоторые моменты, обязательно попросите адресата дать определенный ясный ответ на него. Например, Касательно встречи вашего Директора хотелось бы уточнить, в какое время 29 сентября 2017 года его встретить на вокзале г.
Работодатель должен отвечать на запрос полиции о представлении сведений о работниках при наличии у полиции установленных законом оснований для истребования указанных сведений.
Таким образом, если запрос не содержит необходимых для ответа на него сведений, не является мотивированным и объективно не позволяет собственнику информационного ресурса однозначно определить основания законности и необходимости получения запрашиваемых документов, имеются вполне законные основания воздержаться от предоставления какой-либо информации.
Общие правила написания ответа
В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.
Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.
Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).
Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.
- Положительный ответ должен быть максимально подробным,
- а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.
Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.
В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.
Когда следует дать официальный ответ на обращение или письмо?
Деловые письма могут рассылаться по различным причинам, в том числе в качестве рекламного хода, гарантийных обязательств, сопроводительной документации и многого другого.
Официального ответа требует та корреспонденция, которая содержит побудительные элементы и/или подразумевает наличие непосредственного ответа адресата как второй стороны процесса.
Отвечать нужно на письма такого характера:
Реже ответные доументы оформляют на предложение о сотрудничестве, приглашения, письма-заявления, поздравления (и другие нерабочие письма, являющиеся частью корпоративного и делового этикета).
Официальный ответ всегда должен ссылаться на первоисточник – письмо, которое пришло в организацию. В обязательном порядке должны указываться уникальные реквизиты (порядковый номер, его название, дата создания и дата получения адресатом). Эти ссылки необходимо прописывать в тексте ответа – в его основной части или лид-абзаце.
При написании официального ответного слова автор должен проанализировать все обстоятельства переписки, использовать все приемы корпоративных и деловых благодарственных приемов, правильно оформлять обращения для ответа – обезличенную форму, обращаться к второй стороне по должности, ФИО.
Письмо также может быть адресовано нескольким лицам, например, группе инвесторов, акционеров, совладельцев.
Как оформить письмо-ответ
Ответ можно писать
Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее. Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, т.к. с 2016 года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.
Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату.
Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.
Вне зависимости от того, какой именно образец используется, сроки ответа на запрос определяются исходя из традиций деловой этики. Поскольку в законодательстве подобный вопрос никак не регулируется, компании сами вправе решать, какое время им понадобится для ответа. Обычно срок составляет 10-15 рабочих дней.
Если это время неизбежно увеличивается (например, для получения необходимых сведений понадобится сделать запросы, которые также отнимут время), целесообразно уведомить об этом отправителя. Составляют ответное послание, в котором указывают, что письмо принято в работу и обозначают примерные сроки ответа.
В некоторых случаях сроки ответа регулируются на уровне законодательства или внутренних регламентов компании. Например, государственные органы и банковские организации, как правило, должны предоставить ответы в течение 30 календарных дней.