Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ошибки в кассовых чеках: как их можно исправить и избежать штрафа». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ситуация, когда кассир ошибся с суммой товара и взял с покупателя меньше положенного, никаким корректирующим чеком не оформляется. В этом случае возникает недостача, причину которой должно установить служебное разбирательство. Ведь если фактически денег в кассе оказалось меньше, чем по чеку, руководство организации должно понять, идет речь об ошибке кассира или о противоправных действиях.
Недостача или лишний товар
Другая ситуация может возникнуть, если кассир случайно пробьет лишний товар покупателю. В этом случае ему также не нужно оформлять чек коррекции. Онлайн-касса позволяет оформить просто фискальный документ о возврате, как в той ситуации, когда покупатель решил вернуть товар сам. Аналогичная ситуация возникает при ошибочно оформленной покупке, которой не было в реальности. Например, если это произошло во время обучения персонала или настройки кассы. Здесь также нужно использовать признак «возврат прихода».
Кстати, «возврат расхода» обычно не используется в торговле. Его надо применять разве что в комиссионных магазинах, когда клиент хочет получить обратно принадлежащий ему товар, а в ответ возвращает деньги.
Основные реквизиты чека коррекции
Чек коррекции не имеет существенных отличий от обычных документов, которые оформляют при покупке. В перечень обязательных элементов входит:
- идентификационный номер организации или индивидуального предпринимателя;
- система налогообложения субъекта хозяйственной деятельности;
- номер контрольно-кассовой техники;
- адрес расчета;
- фискальный признак.
Но все же определенные отличия у приведенных документов есть. В чек коррекции не включена следующая информация:
- объем товаров;
- стоимость;
- номенклатура.
Но эти данные и не потребуются, так как клиентам документы не выдают. Основное их предназначение: проведение проверок операторами фискальных данных и фискальными службами. На чеке нет также QR-код. Так как клиентам не нужно проверять его подлинность. Разбивка на отдельные категории товаров не производится, достаточно указать общую сумму.
Помимо итоговой суммы, документ также содержит следующую информацию:
- тип трансакции: корректировка была выполнена по предписанию фискальных органов или по собственной инициативе;
- ПР: денежные средства внесены или изъяты;
- перечень дополнительных документов: дата, наименование составленного акта, постановление фискальной службы.
Как оформить чек коррекции в онлайн-кассе
При формировании чека коррекции в налоговую службу через ОФД передается фискальный документ, акт об обнаружении недостачи или лишних средств в кассе, объяснительная или служебная записка от кассира о возникшей ошибке. В ФНС необходимо отдать копии этих документов. Оригиналы бумаг должны остаться в ООО или у ИП. Все это осуществляется в несколько этапов.
Если полученная сумма не была пробита на кассе, применяется чек коррекции . Если выявлено несколько непробитых сумм, то чеки создаются на каждую сумму отдельно. Один чек коррекции может быть создан только в случае массового технического сбоя, когда невозможность пробить полученные суммы на кассе не зависела от действий ее владельца. Неприменение кассы, выдача чека на сумму меньше, чем получено от клиента, покупателя – все это состав административного правонарушения и при выявлении влечет за собой наказание в виде штрафа. Но есть способ избежать наказания, предусмотренный примечанием к ст. 14.5 КоАП, для этого нужно сообщить о нарушении в налоговый орган. Алгоритм действий:
- запросите письменное объяснение от кассира с описанием ситуации;
- на основании объяснительной записки сформируйте чек коррекции отдельно по каждой непробитой сумме;
- через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС сообщите о нарушении;
- сохраните оригиналы объяснительной записки и чеков.
Использование чека коррекции: законодательная база
Федеральный закон №54 от 22.05.2003 г. гласит: предприниматели и организации, нарушившие законодательство в сфере применения контрольно-кассовой техники, обязаны пробить чек коррекции. Под действие закона подпадают любые случаи нарушений: работа без кассового аппарата вовсе, неверно пробитый чек и пр.
Статья 14.5 Кодекса об административных правонарушениях дополняет: лицо, заявившее в налоговый орган о том, что оно обнаружило нарушения в своей работе, может избежать административной ответственности за эти нарушения. Штраф будет отменен при соблюдении следующих условий:
- Юрлицо должно самостоятельно обнаружить свое правонарушение и заявить о нем в налоговую инспекцию, которая, в свою очередь, не должна знать об этом нарушении до самого момента получения заявления. То есть если налоговая обнаружит ошибки раньше самого предпринимателя, избежать штрафа не удастся.
- Юрлицо должно самостоятельно исправить свои нарушения, пробив чек коррекции. Соответственно, без такого чека избежать наказания также не получится.
- Юрлицо должно подать в налоговую инспекцию подробные, исчерпывающие пояснения о факте правонарушения. Это необходимо для того, чтобы налоговики могли достоверно установить обстоятельства и причины нарушения.
Если предприниматель выполнит каждый из этих пунктов, административная ответственность с него будет снята.
Чек коррекции и исправление ошибок в кассовом чеке
Кассовый чек коррекции оформляется, если (п. 4 ст. 4.3 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ):
- расчет произведен без применения онлайн-кассы
- онлайн-касса применена с нарушением, например, допущена ошибка в кассовом чеке
Каких-либо временных рамок для оформления кассового чека коррекции не установлено. Значит, пробить его можно в любой день после формирования отчета об открытии смены, но не позднее формирования отчета о закрытии смены. Использовать для этого разрешается любую онлайн-кассу пользователя, а не только ту, которая не применялась при расчете или с применением которой совершен некорректный расчет (письма ФНС России от 23.03.2021 № АБ-4-20/3755@, от 06.08.2018 № ЕД-4-20/15240@).
В кассовом чеке коррекции (как при корректировке расчетов, произведенных без ККТ, так и при исправлении ошибки) каждая корректируемая сумма расчета должна отражаться отдельной строкой. Указать в чеке коррекции только общую сумму корректируемых расчетов недостаточно, так как это не позволяет идентифицировать конкретный расчет (письмо ФНС России от 06.08.2018 № ЕД-4-20/15240@).
Кассовый чек коррекции имеет реквизиты, значение и обязательность которых зависит от версии ФФД (Таблицы 27, 65, 120 Приложения № 2 к приказу ФНС России от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@). Это:
- признак расчета (тег 1054). Реквизит обязателен для всех версий ФФД. В ФФД 1.05 реквизит может принимать значения 1 («приход») или 3 («расход») (п. 13 примечания к Таблице 27, Таблица 28 Приложения № 2 к приказу № 662). В ФФД 1.1 и 1.2 реквизит может принимать значения 1 («приход»), 2 («возврат прихода»), 3 («расход»), 4 («возврат расхода») (п. 23 примечания к Таблице 65, Таблица 66, п. 23 примечания к Таблице 120, Таблица 121 Приложения № 2 к приказу № 662)
- тип коррекции (тег 1173). Независимо от версии ФФД, реквизит может принимать одно из значений – «0» (самостоятельная операция) или «1» (операция по предписанию налогового органа об устранении выявленного нарушения) (п. 16 примечания к Таблице 27, п. 20 примечания к Таблице 65, п. 17 примечания к Таблице 120 Приложения № 2 к приказу № 662). Во всех версиях ФФД реквизит не является обязательным, но рекомендуется ФНС России (Таблицы 27, 65, 120 Приложения № 2 к приказу № 662, письмо ФНС России от 06.08.2018 № ЕД-4-20/15240@)
- основание для коррекции (тег 1174). Реквизит обязателен для всех версий ФФД и включает:
- «дату совершения корректируемого расчета» (тег 1178) – в ФФД 1.1, 1.2 указывается дата расчета, в отношении которого формируется чек коррекции (в ФФД 1.05 – дата документа, являющегося основанием для коррекции). При этом дата не может быть позже даты формирования кассового чека коррекции. В случае отсутствия достоверных сведений о дате совершения корректируемого расчета указывается дата из расчетного периода, в котором осуществлен корректируемый расчет (Таблицы 29, 67, 122 Приложения № 2 к приказу № 662)
- «номер предписания налогового органа» (тег 1179) – в ФФД 1.1, 1.2 реквизит включается в тег 1174, только если коррекция происходит по предписанию налогового органа. В ФФД 1.05 реквизит включается в тег 1174 всегда и содержит номер документа, являющегося основанием для коррекции (п. 2 примечания к Таблице 29, п. 2 примечания к Таблице 67, п. 2 примечания к Таблице 122 Приложения № 2 к приказу № 662). Тег 1179 существует только в электронном чеке коррекции
Ошибка в одном товаре из чека
Пример 1. Продавец пробил чек на товар А, товар Б и товар В. Когда покупатель ушел, продавец обнаружил ошибку в указании стоимости товара А. Как быть?
Все зависит от того, какая сумма указана в чеке — больше или меньше реальной. Если товар стоил 500 рублей, а чек был пробит на 400, то никаких действий предпринимать не нужно. В этом случае будет считаться, что продавец реализовал товар дешевле — предоставил покупателю скидку в размере 100 рублей.
Совсем другое дело, если в действительности товар стоил 500 рублей (столько же было взято с покупателя), а чек был выбит на 1000. При применении формата 1.1 последовательность действий для исправления будет такая:
- Формируется чек коррекции с признаком расчета «возврат прихода». В нем пробиваются все товары, которые были в неправильном чеке, то есть товар А (с его неверной ценой), а также Б и В. Этот чек коррекции отменяет ошибочный первичный чек.
- Пробивается второй чек коррекции с признаком расчета «приход», но уже с правильными данными по каждой товарной позиции.
Кассовый аппарат атол аннулировать пробитый чек
Пробивать чек на возврат при этом не обязательно, так как данная операция не является фискальной, т.е. она не влияет на показания фискальной памяти ККМ. Пробитие или непробитие чека на возврат (при ошибочно пробитом чеке) является личным делом каждой организации, и может применяться для удобства внутреннего учета организации. (Такая позиция налоговиков приводится в письме ИФНС от 02.04.2003г. № 29-12/17931);
6. РКО при этом на сумму возврата не составляем, так как данная операция производится внутри «операционной кассы»;
7. Делаем соответствующие записи в журнале кассира операциониста (форма КМ-4) по завершению смены:
- В графе 10 показываем всю выручку за день (ошибочно пробитые суммы не отнимаем);
- В графу 11 заносим выручку за минусом ошибочно пробитых сумм;
- В графе 15 отражаем сумму по ошибочно пробитым кассовым чекам;
- Сумма граф 14 и 15 должны соответствовать данным графы 10.
Ситуация №2. Кассир ошибочно пробил кассовый чек и обнаружил ошибку после снятия суточного отчета с гашением.
Оправдательные документы при печати чека коррекции
Важно!
Если кассовый чек не был пробит по причине отсутствия на момент расчета онлайн-кассы (хотя таковая на предприятии должна быть), необходимо приобрести и установить кассу, после чего написать объяснительную и сформировать чек коррекции.
Корректировка расчетов по кассе с применением чека коррекции должна сопровождаться оправдательным документом – в целях осуществления контроля со стороны налоговой инспекции
. Поскольку бесконтрольная печать чеков коррекции может использоваться недобросовестными налогоплательщиками при желании забрать выручку из кассы без удержания налогов с дохода, факт печати корректирующего чека тщательно проверяется специалистами налоговой службы – информация о формировании фискального документа поступает в ИФНС от оператора фискальных данных (как и в случае выдачи обычного кассового чека).
Ответственность за отсутствие чека коррекции
Неучтенные операции ФНС может расценить как попытку уйти от уплаты налогов. За подобное штрафуют:
- юрлиц — на 75-100% от стоимости операции, но минимум на 30000 р.;
- предпринимателей — на 25-50% от стоимости операции, но минимум на 10000 р.
За некорректный чек размер наказания составит:
- юрлиц — на 5-10 тыс. р.;
- предпринимателей — на 1,5-3 тыс. р.
Если вы опередили налоговую, нашли ошибку сами и сделали коррекционный документ, есть шанс избежать штрафа. Важно грамотно действовать после создания чека коррекции:
- Если оформляли неучтенную операцию в любом ФФД или меняли сведения в форматах 1.1 и 1.2, коррекционный чек нужно передать в инспекцию. Дополнительно заявлять никуда не требуется.
- Если меняли сведения в ФФД 1.05, необходимо известить ИФНС о нарушении за 3 рабочих дня.
Чек коррекции или чек возврата? Плюсы и минусы
Многие бухгалтеры опасаются использовать чеки коррекции, поскольку считают, что они являются определенным звоночком для налоговой инспекции: мол, это предприятие нужно взять на карандаш. Они советуют коллегам использовать для исправления ошибок не чеки коррекции, а чеки возврата.
Действительно, в определенных ситуациях можно обойтись возвратным чеком – например, когда кассир сразу заметил свою ошибку: неправильно указанную стоимость или не тот тип расчета. В этом случае продавец должен сразу же оформить чек возврата с признаком расчета «возврат прихода». После этого он выбивает новый, корректный чек, и отдает покупателю оба квитка – и возвратный, и корректный. Ошибочный чек покупателю не отдается, однако информация о нем сохраняется в системе.
ВАЖНО! Обойтись чеком возврата можно только в тех случаях, когда ошибка была обнаружена сразу или когда покупатель сам попросил отменить оплату. Если же нарушение заметили только в конце смены или какого-то чека вообще не обнаружилось, придется оформить именно чек коррекции.
Обычно налоговые органы спокойно реагируют на самостоятельное исправление ошибок, если предприятие не скрывает их от инспекции. На особый контроль таких бизнесменов тоже не берут. А вот если предприниматель попытается скрыть факт ошибки, а налоговая его обнаружит – это обернется не только штрафом, но и особым вниманием налоговиков в будущем. Поэтому использовать чеки коррекции лучше всегда, когда есть сомнения в правильности платежей.
Чек коррекции при разных форматах фискальных данных
Кассовый чек (как и иные фискальные документы) формируются в ККТ по какому-либо конкретному формату фискальных данных (ФФД). В зависимости от применяемого ФФД, чек коррекции создается с определенной целью:
| № | ФФД | Цели формирования чека коррекции |
| 1 | 1.0
(начальная версия) Не действует с 1.01.2019 |
Оформление расчета, произошедшего без применения онлайн-кассы. Т.е. формирование информации об имевшем место расчете с клиентом, при котором кассир забыл пробить чек. |
| 2 | 1.05
(переходная версия) |
|
| 3 | 1.1
(финальная версия) |
Аналогично 1.0 и 1.05 + исправление ошибки, допущенной кассиром при пробитии чека ККТ. |
Коррекционный чек при разных ФФД
Напомним, что кассовый чек и другие фискальные документы создаются на кассе по определенному формату фискальных данных (подробнее см. «Кассовый чек: какие реквизиты он должен содержать и в каком формате их указывать»). На сегодняшний день утверждены три формата: 1.0, 1.05 и 1.1 (ФФД 1.1 на практике пока не применяется).
Фискальные документы, созданные по разным форматам, отличаются числом реквизитов. Так, чек коррекции, составленный в формате 1.1, будет иметь свыше 20 реквизитов (в отличие от текущей версии коррекционного чека, в которой установлено минимальное число реквизитов). Все реквизиты чека коррекции закреплены приказом ФНС России от 21.03.17 № ММВ-7-20/229@ (в ред. приказа от 09.04.18 № ММВ-7-20/207@).
В зависимости от того, какой ФФД применяется на кассе, пользователь должен решить, составлять ли ему чек коррекции для исправления той или иной ситуации. Для наглядности мы показали это в таблице.
При обнаружении недостачи (денег на кассе меньше, чем должно быть к концу смены) чек коррекции пробивать нельзя. Такие документы можно сформировать только при излишке денежных средств.
Время пробивания чека коррекции может быть разным. Главное – чтобы он точно вписывался во временной промежуток, когда составлены отчеты об открытии и закрытии рабочей смены. Если излишки были обнаружены после закрытия смены, чек коррекции может быть пробит в момент начала новой смены, а если еще позднее – тогда, когда они были обнаружены. Дата корректировки может быть другой.
Особенности фискализации определены законом и в одинаковой степени актуальны как для торговли офлайн, так и при функционировании интернет-магазинов, а также точек продаж, где для расчетов применяются автоматизированные устройства. То же самое относится к алгоритму действий продавца в условиях вышедшей из строя кассы или невозможности ее использовать. Возникновение нештатных ситуаций требует вмешательства компетентных специалистов, которые могут их исправить. Все их действия должны быть открыты для инспекции ФНС.