Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Фактическая численность замещенных должностей». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В процессе ведения штатной расстановки организации ответственные за это лица вправе всячески корректировать и видоизменять документ. Главное – чтобы это делалось в рамке его структуры, а она оставалась неизменной. Проще говоря, кадровики могут вычеркивать из замещения уволенных сотрудников, менять их зарплату и осуществлять подобные действия, но при изменении табличной структуры документа необходимо провести его полную замену.
Сроки и другие особенности хранения штатного замещения
Как и любая хозяйственная документация, штатная расстановка имеет свой срок хранения. Определен он в отмеченном ранее Приказе и составляет целых 75 лет. По истечению данного периода времени документ должен быть уничтожен и при необходимости заменен.
Если же в процессе деятельности предприятие вело штатное замещение, но позже отказалось от него, то сразу избавляться от документа не стоит. По закону расстановку нужно поместить в архив и продержать там положенный срок. Естественно, проверять соблюдение подобных норм никто не будет, но для реализации законодательных формальностей все же отказываться от них не стоит.
Понятие и назначение штатной численности работников
Штатная численность работников – это число трудоустроенных субъектов, которые учитываются в штат компании, закрепленный в соответствующем расписании. При этом в штат могут включаться только те сотрудники предприятия, которые трудоустроены в нем в качестве основного места работы.
Данную категорию необходимо постоянно контролировать. Подразумевается, что начальник кадрового подразделения должен регулярно обновлять сведения относительно численности штата, чтобы в дальнейшем в отчетность попадали только актуальные данные. Формирование соответствующей отчетности регламентируется локальными правовыми нормами.
В рассматриваемом вопросе также важно учитывать фактическую численность штата. Данная категория фиксирует количество представителей персонала на своих рабочих местах на определенную дату. Например, общее штатное количество персонала компании может составлять 100 человек. Однако на 20.08.2021г. фактическая численность будет составлять 75 человек, так как 15 субъектов находятся в отпусках, 5 на больничном, и еще 5 рабочих мест – это свободные вакансии.
Помимо прочего, существует такой термин, как предельная штатная численность персонала. Подразумевается, что это такой норматив, в соответствии с которым фиксируется строгое количество кадров, требуемых для стабильного функционирования подразделения.
В современных условиях ведения бизнеса рабочая обстановка, включая кадровый состав, требуют от нанимателя постоянной оптимизации количества и качества персонала. При регулярном пересмотре уместности различных работников на конкретных местах, а также расширении кадрового состава, управленец может достичь оптимального расчета численности штатных служащих.
Виды численности персонала
Вам нужно знать, что существуют различные типы численности сотрудников, которые по-разному отражаются в налоговой декларации и других отчетах.
Виды численности сотрудников:
1. Нормативная численность.
Определяется нормами труда и объемом необходимых к выполнению работ. Ее значение должно быть идеализировано.
2. Плановая численность.
Она чуть более реалистична относительно текущего времени, чем нормативная, но все же приближена к ней. На такую численность влияют факторы производительности труда, переменчивая специфика самой организации.
3. Штатная численность.
В состав входят лишь те сотрудники, которые установлены штатным расписанием предприятия. К ним не относятся сезонные работники.
4. Фактическая численность работников.
Устанавливается на конкретную дату и включает всех фактически работающих на предприятии сотрудников.
5. Явочная численность.
Включает всех тех сотрудников, которые находятся на своем рабочем месте.
6. Среднесписочная численность.
Такой показатель высчитывается за отчетный период в виде среднего значения количества сотрудников, выполнявших работу полный или неполный день, относительно отработанного ими времени.
Другие нюансы ведения штатного расписания и понятия штатных единиц на предприятии
Каждому работодателю следует помнить, что штатное расписание является достаточно сложным и комплексным документом, и в его ведении есть множество дополнительных аспектов. В первую очередь стоит обратить внимание на такие особенности оформления документации, связанной со штатными единицами:
-
Квотирование рабочих мест. Если штатное расписание на предприятии достигает определенного размера, в нем обязательно должны быть предусмотрены рабочие места под отдельные льготные категории работников, в первую очередь – инвалидов.
- Оформление штатного расписания на микропредприятиях. Если субъект хозяйствования является индивидуальным предпринимателем, то ведение штатного расписания не является его обязанностью и данный документ, равно как и само понятие штатной единицы, может не применяться в процессуальном оформлении деятельности.
Методики расчета штатной численности
На государственных предприятиях необходимое число сотрудников определяется и контролируется в обязательном порядке. Поэтому большинство методик расчета разработано для компаний госсектора. Так, в утвержденных Росздравом «Рекомендациях по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду» перечислены методики, основанные на следующих нормах:
Согласно Рекомендациям, предельная величина персонала бюджетного учреждения рассчитывается по формуле:
| Штатная численность | = | Общие затраты времени за год (ч) | / | Норма рабочего времени каждого сотрудника за год (ч) | × | Коэффициент неявок по болезни, отпуску и т.п. |
Рекомендации приведены для бюджетных предприятий, но норматив применяется и коммерческими компаниями.
Расчет необходимой штатной численности сотрудников
Чтобы грамотно рассчитать необходимую штатную численность, сначала нужно определить, сколько сотрудников нужно для продуктивной работы предприятия.
Для определения необходимой штатной численности нужно учесть:
Кроме того, что работники предприятия пребывают на рабочем месте в отведенное время, они периодически уходят в отпуск, на больничный, берут отгулы. Поэтому вам необходимо определить коэффициент невыхода на работу своих сотрудников. Этот показатель рассчитывается в часах.
Формула для расчета коэффициента: 1 × % не вышедших на работу сотрудников от общего количества / 100.
Для определения нормативной численности применяется формула: (рабочее время × предполагаемая выработка × предполагаемая выручка × коэффициент выполнения запланированных норм) / плановый объем работ.
В итоге штатная численность в оптимальном размере будет = нормативная численность × коэффициент невыхода на работу сотрудников.
Чем отличается штатное расписание от штатной расстановки
37. По строке 320 отражается количество отчитывающихся государственных органов, являющихся юридическими лицами, прошедшими в установленном порядке государственную регистрацию по месту своего нахождения.
Из строки 320 выделяются количество органов:
по строке 321 — количество органов государственной власти;
по строке 322 — количество государственных органов, не относящихся к органам государственной власти (в соответствии с конституцией (уставом) субъекта Российской Федерации).
Строки 321 и 322 заполняются только государственными органами субъектов Российской Федерации за полугодие, 9 месяцев и год.
38. По строке 400 показываются начисленные расходы на выплату заработной платы государственным гражданским служащим, численность которых отражена по строке 230.
39. Расходы на выплату заработной платы государственным гражданским служащим по строке 400 показываются, в том числе по категориям и группам должностей государственных гражданских служащих, отраженным в строках 410 — 444.
Распределение работников по категориям и группам должностей государственной гражданской службы производится в соответствии с Реестром должностей федеральной государственной гражданской службы, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 31 декабря 2005 г. N 1574 «О Реестре должностей федеральной государственной гражданской службы» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 1, ст. 118), реестрами должностей государственной гражданской службы субъектов Российской Федерации, утвержденными законами или иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации.
40. В Отчетах по форме 14 за полугодие и 9 месяцев заполняется строка 320.
41. По строке 500 показываются начисленные расходы на выплаты поощрительного и стимулирующего характера государственным гражданским служащим, численность которых отражена по строке 230.
42. Расходы на выплаты поощрительного и стимулирующего характера государственным гражданским служащим по строке 500 показываются, в том числе по категориям и группам должностей государственных гражданских служащих, отраженным в строках 510 — 544.
Распределение работников по категориям и группам должностей государственной гражданской службы производится в соответствии с Реестром должностей федеральной государственной гражданской службы, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 31 декабря 2005 г. N 1574 «О Реестре должностей федеральной государственной гражданской службы» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 1, ст. 118), реестрами должностей государственной гражданской службы субъектов Российской Федерации, утвержденными законами или иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации.
43. В Отчетах по форме 14 за полугодие и 9 месяцев данный раздел не заполняется.
44. По строке 550 отражается количество служебных легковых автомобилей, состоящих на балансе государственного органа.
По строке 560 отражается количество служебных легковых автомобилей, предоставляемых государственному органу юридическими лицами по договорам аренды без оказания услуг по управлению и технической эксплуатации.
По строке 570 отражается количество служебных легковых автомобилей, предоставляемых государственному органу юридическими лицами (за исключением государственных учреждений) с оказанием услуг по управлению и технической эксплуатации.
Если обслуживание государственного органа легковым автотранспортом осуществляется на правах безвозмездного пользования специализированным автотранспортным предприятием, получающим средства на эти цели непосредственно из соответствующего бюджета, то количество легковых автомобилей, предоставленных государственному органу на отчетную дату и в среднем за год по каждому государственному органу, отражается по строке 580.
Если обслуживание государственного органа легковым автотранспортом осуществляется подведомственным учреждением, финансовое обеспечение деятельности которого осуществляется за счет средств соответствующего бюджета на основании бюджетной сметы, или содержащимся за счет выделяемых ему государственным органом из соответствующего бюджета субсидий, то количество легковых автомобилей, предоставленных государственному органу на отчетную дату и в среднем за год по каждому государственному органу, отражается по строке 590.
По строкам 600, 610 и 620 отражается количество служебных легковых автомобилей с разделением по категориям предоставления служебного транспорта федеральным государственным гражданским служащим в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 4 марта 2010 г. N 272 «О транспортном обслуживании федеральных государственных гражданских служащих» (по вызову, с персональным закреплением, с персональным закреплением по решению руководителя).
45. В Отчетах по форме 14, составляемых за полугодие и 9 месяцев, данный раздел государственными органами субъектов Российской Федерации не заполняется, а федеральными государственными органами заполняется за полугодие.
Строки 600, 610 и 620 государственными органами субъектов Российской Федерации не заполняются.
78. По строке 300 в Отчетах по форме 14 МО отражается количество органов местного самоуправления, избирательных комиссий муниципальных образований — получателей средств соответствующих местных бюджетов, которые являются юридическими лицами, прошедшими в установленном порядке государственную регистрацию по месту своего нахождения.
79. По строке 400 показывается сумма фактически начисленных расходов на выплату заработной платы работникам, замещающим должности муниципальной службы.
80. Расходы на выплату заработной платы муниципальным служащим отраженные по строке 400 показываются по группам должностей (строки 410 — 450).
Распределение работников по группам должностей муниципальной службы производится в соответствии с реестром должностей муниципальной службы в субъекте Российской Федерации, утвержденным законом субъекта Российской Федерации.
81. В Отчетах по форме 14 МО за полугодие и 9 месяцев заполняется строка 300.
Оптимизация штата и оргструктуры компании
На практике используется шесть видов численности работников, которые отличаются методами исчисления и способами отражения в отчетности:
- нормативная — устанавливается трудовыми нормами и объемом работ к выполнению (идеальное значение);
- плановая — зависит от вида деятельности, размера предприятия, объема производства, наличия вакантных рабочих мест и других факторов (реалистичнее нормативной — определяется по данным конкретного предприятия);
- среднесписочная — среднее число сотрудников организации за отчетный период, не считая внешних совместителей и тех, кто работает по договорам подряда;
- фактическая — величина работников предприятия на определенную дату;
- штатная — сотрудники, которых руководитель утвердил в штатном расписании компании (без учета сезонных работников);
- явочная — персонал организации, находящийся на рабочем месте.
Понятие штатной численности не закреплено законом. Оно используется в кадровом деле и означает сотрудников нужной специальности и квалификации, которые обеспечивают предприятию успешную работу и выполнение планов.
На государственных предприятиях необходимое число сотрудников определяется и контролируется в обязательном порядке. Поэтому большинство методик расчета разработано для компаний госсектора. Так, в утвержденных Росздравом «Рекомендациях по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду» перечислены методики, основанные на следующих нормах:
- времени работы — рабочее время, которое требуется сотрудникам для выполнения определенной работы;
- нагрузки — объем работ, который должен выполнить работник или группа за рабочее время;
- времени обслуживания — рабочие места, которые должен обслужить специалист за рабочее время;
- численности — число работников, которых может организовать один менеджер.
Согласно Рекомендациям, предельная величина персонала бюджетного учреждения рассчитывается по формуле:
| Штатная численность | = | Общие затраты времени за год (ч) | / | Норма рабочего времени каждого сотрудника за год (ч) | × | Коэффициент неявок по болезни, отпуску и т.п. |
Рекомендации приведены для бюджетных предприятий, но норматив применяется и коммерческими компаниями.
Фактическая численность- что это такое и как считать кадровику
Если для действующей позиции штатного расписания необходимо изменить начисления (или размеры показателей начислений) и (или) количество ставок то войдите в действующую карточку данной позиции (раздел Кадры – Штатное расписание) и в поле Колич. ед. измените количество ставок, а на закладке Оплата труда в табличной части измените начисления (или размеры показателей начислений).
Если для действующей позиции штатного расписания изменить состав начислений или размеры показателей начислений, то это изменение не отразится автоматически на начислениях сотрудников, занимающих данную позицию. Чтобы изменение плановых начислений отразилось на уже работающих сотрудниках, следует ввести документ Изменение плановых начислений по ссылке Перейдите по этой ссылке, чтобы привести начисления сотрудников в соответствие с начислениями этой позиции штатного расписания. В этом случае документ автоматически заполняется сотрудниками, занимающими выбранную позицию. Также автоматически заполняются значения показателей измененных начислений (согласно позиции). Дата изменения устанавливается в соответствии с текущей датой. При необходимости можно откорректировать состав сотрудников и размер показателей.
Что такое штатная расстановка?
В силу закона каждая компания ведет ряд обязательных и вспомогательных документов на локальном уровне, которые позволяют не только эффективно использовать трудовые ресурсы, но и анализировать их приток либо отток. Одним из таких документов является штатная расстановка, которая дает возможность в режиме единственной формы отследить множество нюансов кадровых процессов.
В частности, в расстановке отражаются следующие данные:
- размер окладов и надбавок;
- количество штатных единиц с одновременным по фамильным списком работников;
- дополнительные сведения, к примеру, совместительство либо же принадлежность сотрудника к льготной категории;
- сведения о приеме, переводе либо увольнении.
То есть всего в одном формуляре содержатся все сведения о кадровых ресурсах компании, начиная от фактической численности тружеников и заканчивая вилкой окладов, не говоря уже о фиксации инвалидов либо несовершеннолетних, а также мамочек в декрете и других категорий, специфика труда которых имеет некоторые отличия.
Сроки и другие особенности хранения штатного замещения
В процессе ведения штатной расстановки организации ответственные за это лица вправе всячески корректировать и видоизменять документ. Главное – чтобы это делалось в рамке его структуры, а она оставалась неизменной. Проще говоря, кадровики могут вычеркивать из замещения уволенных сотрудников, менять их зарплату и осуществлять подобные действия, но при изменении табличной структуры документа необходимо провести его полную замену.
Как и любая хозяйственная документация, штатная расстановка имеет свой срок хранения. Определен он в отмеченном ранее Приказе и составляет целых 75 лет. По истечению данного периода времени документ должен быть уничтожен и при необходимости заменен.
Если же в процессе деятельности предприятие вело штатное замещение, но позже отказалось от него, то сразу избавляться от документа не стоит. По закону расстановку нужно поместить в архив и продержать там положенный срок. Естественно, проверять соблюдение подобных норм никто не будет, но для реализации законодательных формальностей все же отказываться от них не стоит.
Непосредственно за хранение документа ответственно лицо, которое отражено в нем в качестве такового. Зачастую им является начальник отдела кадров, однако при необходимости в соответствующую графу можно вписать любого представителя отдела кадров или же руководителя организации. На законодательном уровне полномочия и требования к ответственному за хранение замещения лицу не определены, поэтому в этом плане следует полагаться исключительно на нормативно-правовые акты самого предприятия.
На этом наиболее важные сведения по резюмированному вопросу подошли к концу. Как видите, штатное замещение – довольно-таки многофункциональный и полезный документ. Стоит ли его вести или нет? Вопрос сложный. Пожалуй, представители любой организации должны ответить на него сами. Надеемся, представленный материал был полезен всем читателям нашего ресурса.
Наверх
Напишите свой вопрос в форму ниже
Оплата труда и оформление временного перевода
Временный перевод на другую должность оформляют в том случае, если оплата труда по замещаемой работе выше. Способ популярен при замещении руководящих должностей. При переводе на вышеоплачиваемую должность назначают оклад по новой должности. Неправомерно указывать в кадровой документации формулировку «с доплатой разницы между окладами» и аналогичные фразы.
К примеру, кадровик получает оклад 30 000 рублей. А начальник отдела кадров — 50 000 рублей. Следовательно, при переводе на позицию начальника отдела кадров простому кадровику назначат оклад в 50 000 рублей.
Но подчиненного могут перевести на должность, оплачиваемую ниже, чем по основному месту работы. Тогда учтите, что при временном переводе на другую должность уровень оплаты труда не может быть ниже, чем средняя заработная плата по основному месту ( ст. 182 ТК РФ ).
Оптимальное количество ставок
Вот мы и подошли к формулированию выводов. Количество ставок, которые разумно сделать за день определяется не выполнениями каких-либо жестких планов, а только лишь внутренней градацией уверенности. Если нет ни одной достаточно хорошей ставки в день, то это не повод понижать порог, а повод просто не поставить ничего. Помимо уверенности, другими объективными ограничителями количества ставок являются: размер игрового банка и правила финансовой стратегии. Даже если в день подвернулось относительно много неплохих вариантов, из них всегда можно путем качественного отбора оставить столько лучших, сколько способна переварить финансовая стратегия. Обычно нормальным числом считается от нескольких (3-5), до пары десятков ставок в день (10-20). Большее количество либо приводит к снижению качества, либо просто не может быть заиграно объективно. Перекраивать стратегию, отказываться от страховок нельзя ради освоения большого числа потенциальных исходов.
При наличии оснований для проведения сокращения штатных единиц руководитель выносит решение, которое считается началом разработки плана сокращения.
Важно! Решение должно иметь под собой обязательные основания, которые и позволяют начать процедуру сокращения из-за различных факторов. Работодатель не может сокращать работников, если не имеется достаточно веских причин.
Весь порядок действий:
- наличие факторов и вынесение решения по ним о штатном сокращении;
- создание специальной комиссии, которая разрабатывает план сокращения, в том числе производится разработка нового штатного расписания на основе первоначальных факторов;
- издание приказа о сокращении и уведомлением всех заинтересованных лиц и организаций;
- проведение сокращения штатных единиц в соответствии с планом;
- перевод или увольнение сотрудников с полноценным расчетом.
Новое штатное расписание формируется во время создания плана, то есть отсюда исключаются все должности, которые могут быть уже неликвидными. Стоит учесть, что вводить в новом штатном расписании те же должности, которые сокращаются нельзя.
Важно! До того момента, как было полноценно разработано расписание нового вида увольнять сотрудников нельзя. По этой причине разрабатывается расписание еще на предварительном этапе до начала уведомления всех организаций и лиц.
Новое расписание штатного типа разрабатывается комиссией, которая занимается созданием плана сокращения на основе полученных данных о необходимости произвести оптимизацию или повысить эффективность. В комиссию обязательно входят сам работодатель и начальник отдела кадров. При формировании расписания требуется учитывать все особенности сотрудников, которые занимают должности. Исключать ряд должностей нельзя. К таким вариантам относятся рабочие места декретниц и других отпускников, а также льготных категорий.