Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы выдаются на руки сотруднику в 2023 году, при увольнении?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При расторжении трудовых договоров с сотрудниками работодатели возвращают полученные от них оригиналы трудовых и медицинских книжек, дипломов, фотографий и т. п. Однако этого недостаточно. Каждый работодатель, будь то ИП или юрлицо, обязан по умолчанию предоставить увольняемому пакет документов, закрепленных законодательством. Желание самого сотрудника при этом не учитывается.
Какие документы работодатель обязан выдавать при увольнении в 2023 году
Существует список обязательных документов, которые несут важные сведения как для самого уволенного, так и его будущего работодателя. Перечень документов при увольнении от работодателя в 2022 и 2023 годах между собой существенно отличается. Однако изменения коснулись лишь названия выдаваемых форм, но не их назначения.
| Назначение документа | Было в 2022 году | Стало с 2023 года |
|
Трудовая книжка |
Бумажный экземпляр или сведения о трудовой деятельности (справка СТД-Р) | |
| Сведения о доходах в месяце увольнения | Расчетный лист после окончательного расчета, содержащий сведения о всех начислениях и удержаниях (ст. 136, 140 ТК РФ) | |
| Сведения для расчета пособия по нетрудоспособности |
Справка 182н |
— |
| Сведения о застрахованном лице | Выписка из СЗВ-М за последний месяц работы | Выписка из отчета «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» за месяц увольнения |
| Сведения о взносах | Копия раздела 3 формы РСВ за последний квартал работы | |
| Сведения о стаже | Выписка из СЗВ-СТАЖ за отчетный год до даты увольнения | Выписка из формы ЕФC-1 за год увольнения (подраздел 1.2 раздела 1) |
Ответственность за невыдачу документов
Документы при увольнении от работодателя должны быть выданы в установленные сроки. В противном случае работодатель может причинить уволенному ущерб, за что придется понести ответственность.
К примеру, если отдел кадров задержит трудовую книжку, то человек не сможет оформиться у другого работодателя и приступить к новой работе. В результате упустит заработок по вине работодателя. Однако виновнику с рук это не сойдет. Суд обяжет его компенсировать материальный ущерб бывшему работнику согласно ст. 234 ТК РФ.
Невыдача других документов или выдача с опозданием классифицируется как нарушение трудового законодательства, что в свою очередь ведет к штрафам. Согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ предприниматель или должностное лицо за такое деяние заплатит от 1 до 5 тыс. Для организаций штраф будет в разы выше — от 30 до 50 тыс. руб.
Какие получает штрафы руководитель за задержку или отказ?
Почти для каждого вида документов, не выданных работнику при увольнении вовремя, предусмотрена ответственность:
- трудовая книжка – возмещение материального ущерба за все дни задержки в размере среднего заработка (ст. 234 ТК). Трудовым законодательством этот период признается временем вынужденного прогула и подлежит материальному возмещению;
- справка 2-НДФЛ – административная ответственность в виде штрафа (ст. 5.27 и 5.39 КоАП). Размер его составляет 1 000 — 5 000 рублей для должностных лиц и ИП; 30 000-50 000 для юридических лиц;
- справок и сведений персонифицированного учета (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, расчет по страховым взносам), а также справка для службы занятости – аналогично справке 2-НДФЛ ответственность предусмотрена ст .5.27 КоАП.
Документы, подлежащие выдаче работодателем
При прохождении процедуры прекращения трудовых правоотношений сотруднику нужно выдать необходимые бумаги. Для того, чтобы понять принцип, нужно понимать процесс увольнения работника по его желанию. Он состоит из следующих этапов:
- Подача заявления о расторжении соглашения.
- Издание приказа на бланке формы Т-8 и его подписание директором организации.
- Проставление записи в личной карте увольняющегося лица.
- Работника под роспись знакомят с соответствующим приказом и записью в индивидуальной карточке. Он проставляет свою роспись и дату.
- Уполномоченный сотрудник отдела кадров проставляет запись в трудовой книжке на основании требований делопроизводства.
- Она заверяется руководством компании либо другим уполномоченным лицом.
- Документы выдаются в последний трудовой день увольняющемуся гражданину.
Работодатель обязан выдать:
- Трудовую книжку;
- Справочную информацию о размере заработка и иных вознаграждений за период его работы на предприятие по установленной форме 182Н;
- Другую документацию по заявлению увольняющегося.
Какие документы можно хранить в личном деле с согласия сотрудника
Отвечая на вопрос, что должно храниться в личном деле сотрудника в 2020 году, стоит упомянуть и медицинские книжки работников, которые некоторые работодатели хранят в ЛД. Действительно, если должность сотрудника предполагает его контакт с пищевыми продуктами, детьми или же, например, медикаментами – наниматель, согласно действующему законодательству, имеет право потребовать этот документ. Однако, его хранение становится возможным исключительно после получения от работника согласия на обработку его персональных данных.
Это же правило касается и следующих документов:
- аттестационных листов;
- дипломов, справок и других бумаг об образовании;
- справок об отсутствии судимости или её наличии;
- документов о повышении квалификации;
- характеристик с образовательных заведений, а также прошлых мест работы.
Напомним также, что трудовые книжки работников необходимо хранить отдельно от остальной кадровой документации. В большинстве фирм для этого используются надёжные сейфы, доступ к которым имеют только кадровики.
Сколько хранить и где
В отделе кадров дела сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации. Для этих целей оборудуется специальное место, исключающее доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Обычно это запираемые сейфы или металлические шкафы либо помещения.
Когда сотрудник увольняется, личное дело закрывается. Дело закрыто — это значит, что оно полностью оформлено и прошито. При этом вначале подшивается внутренняя опись с итоговой записью о количестве в нем листов и документов, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе указывается дата закрытия дела (дата увольнения) и срок его хранения, который начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом закрытия.
Личные дела уволенных хранятся в организации в течение трех лет, затем сдаются в архив. Если дело создано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, если ранее — то 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). Если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения, то все дело хранится по старшему сроку.
Наименование организации – автора документа
В унифицированной форме № Т-810 данный реквизит указан одним из первых (см. «2» в Примере 1). Рекомендуем начинать с него и в самостоятельно разработанной форме, т.к. наименование работодателя позволяет сразу определить, с кем конкретно работник состоял в трудовых отношениях, – чей это приказ.
Правильное заполнение данного реквизита в определенной мере влияет на судьбу работника, особенно при выходе на пенсию и возникновении спора по страховому стажу. Ошибка в наименовании или его отсутствие может поставить под сомнение период работы у конкретного работодателя и привести к обнулению отдельных периодов стажа при слабости других доказательств трудовых отношений11.
В приказе указывается полное и сокращенное (при наличии) наименования, установленные на дату издания приказа (если приказ заполняется работодателем – индивидуальным предпринимателем, то делается указание на этот факт и указываются Ф.И.О. предпринимателя). При этом заполняемые данные в форме приказа не должны отличаться от таковых в ЕГРЮЛ (или ЕГРИП для ИП).
Если сокращенное наименование организации отличается от полного только общепринятой аббревиатурой организационно-правовой формы, то его указывать не обязательно (например, наличие сокращения «ООО “Василек”» рядом с «Общество с ограниченной ответственностью “Василек”» не информативно, см. Пример 3). А вот если есть уникальное сокращение самого наименования организации, то указывать его необходимо, тогда, например, рядом с «Акционерное общество “Центр маркетинговых исследований рынков Азии” в скобках появится «АО “ЦМИРА”», Примеры 1-2).
Гриф «Конфиденциально»
Приказ о прекращении трудового договора содержит персональные данные – информацию, доступ к которой ограничен законом13. В связи с этим он относится к документам с ограничением доступа к нему третьих лиц. При заполнении приказа в правом верхнем углу может проставляться гриф ограничения доступа к документу14. Виды используемых грифов устанавливаются в локальном нормативном акте, они содержат разные ограничительные надписи: «Коммерческая тайна», «ДСП» и др. Рекомендуем закрепить в Положении об обработке персональных данных возможность использования на документах, содержащих персональные данные работников, грифа с ограничительной надписью «Конфиденциально».
Какие отчёты нужно сдать при увольнении сотрудника
Отдельно отметим отчёты, которые работодатель должен отправить в ИФНС и в СФР по факту увольнения работников и исполнителей по договорам ГПХ. Их немного, но опаздывать со сдачей нельзя. С 1 января 2023 года их перечень также претерпел значительные изменения:
| Было до 2023 года | Стало с 01.01.2023 года | Получатель | Сроки |
|---|---|---|---|
| СЗВ-М | Персонифицированные сведения о физлицах | ИФНС | до 25 числа следующего за месяцем увольнения |
| СЗВ-ТД | Подраздел 1.1 отчёта ЕФС-1 | СФР | на следующий рабочий день после издания приказа об увольнении |
| СЗВ-СТАЖ | Подраздел 1.2 отчёта ЕФС-1 | СФР | в течение 3 рабочих дней после увольнения, если причина увольнения — выход на пенсию; во всех остальных случаях — до 25 января следующего года |
| РСВ (раздел 3) | РСВ (раздел 3) | ИФНС | до 25 числа месяца, следующего за кварталом увольнения |
| 4-ФСС | Раздел 2 отчёта ЕФС-1 | СФР | до 25 числа месяца, следующего за кварталом увольнения |
| ДСВ-3 | Подраздел 3 отчёта ЕФС-1 | СФР | для работника, за которого начислялись взносы по накопительной пенсии — до 25 числа месяца, следующего за кварталом увольнения; по остальным работникам сдавать не нужно |
| 6-НДФЛ | 6-НДФЛ | ИФНС | до 25 числа месяца, следующего за кварталом увольнения |
| приложение 1 к 6-НДФЛ (справка о доходах и налогах) | приложение 1 к 6-НДФЛ (справка о доходах и налогах) | ИФНС | до 25 февраля следующего года |
Начальник и подчиненный имеют свои права и обязанности друг перед другом, соблюдение которых определяется Трудовым кодексом РФ.
Нанимателю следует помнить, что все действия, противоречащие законам, могут караться не только штрафом, но и административной ответственностью.
Если вы оказались в подобной ситуации, следуйте рекомендациям специалистов. Не стоит забывать: подписывая любое свидетельство, нужно внимательно изучить его, а также понимать ответственность, что вы берете на себя и какими правами обладаете. Если вы знаете, какие документы вам обязательно должны выдать при увольнении по собственному, о необходимых сроках выдачи после, где взять оформляемые и подписываемые бланки, но видите, что работодатель пытается вас обмануть, опирайтесь на букву закона.
Важность справок и свидетельств обусловлена возможностью возникновения конфликтов между нанимателем и подчиненным. Наличие документации позволяет осуществить защиту своих прав. Рекомендуется иметь копию экземпляра любого документа, для избежания лишних проблем.
Что должен получить сотрудник при увольнении?
Когда трудовые отношения между работником и нанимателем прекращаются, компании нужно выдать следующее:
- трудовую книжку;
- информацию о величине его зарплаты и иных вознаграждений в период его работы на предприятии за последние два года (форма 182Н);
- также другие бумаги, относительно которых сотрудник может выдвинуть данное требование, составив об этом заявление в письменной форме.
В частности, к ним относятся:
- приказ, по которому данный сотрудник был принят на работу;
- дополнительные соглашения к основному договору при их наличии;
- также акты, в соответствии с которыми он повышался в должности;
- решения, служившие основанием для его перевода на другое место работы;
- медицинская книжка, если на данном месте она требовалась;
- приказ об увольнении.
Последствия невыдачи документов и справок для работодателя
В трудовом кодексе предусмотрено, что работодатель безусловно обязан предоставить увольняющемуся все справки, включая обязательные, а также те, для получения которых необходимо подать запрос. При его наличии у компании отсутствуют уважительные причины для отказа в этих бумагах.
При невыполнении работодателем законной просьбы сотрудника последние имеет право:
- подать руководителю заявление, составленное в двух экземплярах, один из которых он вручает секретарю, а второй сохраняет себе, при этом секретарь должен указать на его копии, что заявление было принято;
- направить этот же документ по почте заказным письмом с описью и уведомлением о вручении.
После этого компания в течение трех дней обязана составить все запрошенное.
Ответственность за невыдачу документов при увольнении сотрудника
Документы при увольнении сотрудника выдавать нужно обязательно, причём без задержек. Если работодатель нарушает данное требование, то ему угрожают разные неприятные последствия. Причём санкции возможны как для компании, так и лично для руководителя.
Юридическое лицо за невыдачу документов в 2022 году могут оштрафовать на сумму до 50 тысяч рублей, а должностное лицо – до 5 тысяч. При повторном нарушении размер штрафа для фирмы возрастает до 70 тысяч, а для руководителя – до 20 тысяч. Плюс ему начинает угрожать дисквалификация до 3 лет.
Соблюдение надлежащего порядка увольнения имеет принципиальное значение. Любые нарушения способны повлечь за собой неприятности как для компании, так и для руководителя. Поэтому лучше такого не допускать.
Отличаются ли пакеты документов, выдаваемые при увольнении по собственному желанию, по сокращению штата, по соглашению сторон?
Итак, основной перечень, какие документы должны выдать при увольнении по собственному желанию и при других обстоятельствах, сильно не отличается. Однако некоторые нюансы все-таки есть.
Например, какие документы должны выдать при увольнении по соглашению сторон? Помимо общего перечня сотрудник должен получить от работодателя экземпляр соглашения о расторжении трудового договора по соглашению, подписываемый в таких случаях.
А что касается того, какие документы должны выдать при увольнении по сокращению штата, то здесь передача документов работодателем сотруднику начинается задолго до непосредственно даты увольнения: это и уведомление о сокращение, и предложение другой работы. Также работодателю необходимо известить о предстоящем сокращении профсоюз и центр занятости. В день же увольнения сотруднику нужно передать перечень документов, перечисленных нами в предыдущих разделах.
***
Увольняющийся работник должен получить от своего работодателя определенный пакет документов. Одна их часть выдается безоговорочно, в первую очередь это трудовая книжка, другая часть — по письменному заявлению работника. За невыдачу или задержку трудовой предусмотрены немаленькие штрафы. За невыдачу отдельных документов никакой ответственности нет, тем не менее работодателю лучше не доводить дело до разбирательств с работником, а исполнить его законные требования.
***
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Увольнение».
Дополнительные справки, которые можно запросить у работодателя
Выдача других справок с места работы производится по заявлению работника (ч. 4 ст. 84.1 ТК):
- справка по форме 2-НДФЛ о суммах доходов, полученных по месту работы, и удержанного из них налога (п. 3 ст. 230 НК). Форма утверждена Приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485;
- справка, содержащая информацию о среднем заработке за последние 3 месяца работы у последнего работодателя — запрашивается про оформлении в службе занятости. Форма, которая рекомендована для заполнения, имеется в Письме Минтруда от 15.08.2016 № 16-5/В-421;
- копии приказов, подтверждающих его прием на работу, перемещение и увольнение. Работник вправе запросить также копию трудового договора и работодатель обязан ее выдать даже при условии, что сотрудник копию уже получал.
Документы по требованию
Сотрудник в своем письменном заявлении вправе просить администрацию выдать ему дополнительные бумаги. В перечень документов, которые предоставляются на запрос работника, обычно входит:
- Справка по форме 2-НДФЛ. При увольнении лица организация обязана подготовить 2 такие справки – для налоговой и для самого сотрудника. Но последнему документ выдается только по письменному требованию.
- Справка для службы занятости. Обычно такой документ требуется при назначении пособия по безработице. Единого бланка не утверждено, но в справке нужно указать данные о предъявителе и его среднем заработке.
- Копии приказов – об увольнении, о переводе, о назначении на другую должность, о поощрениях и тому подобное.
- Записка-расчет. Используется единая форма Т-61. В документе отображается расчет выплат сотруднику при увольнении.