Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Можно ли отправлять трудовую по почте?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Допустим, работник получил уведомление об отправке трудовой книжки по почте и согласен на предложение работодателя, но по каким-то причинам не смог забрать документы из почтового отделения. Они возвращаются назад к работодателю. Если такая ситуация произойдет в вашей организации, станете ли вы хранить бумаги?
Ответственность работодателя за невыдачу трудовой книжки
Причины невыдачи работнику в день увольнения трудовой книжки могут быть разные. Отдельные работодатели могут злоупотреблять своими правами и угрожать работнику невыдачей трудовой книжки в качестве давления. Или же кадровый работник может по недосмотру задержать срок выдачи трудовой книжки. Не исключаются ситуации, когда работники сами отказываются забирать документ.
К факту получения работником трудовой книжки надо относиться внимательно. Также следует контролировать, чтобы документ сотрудник получил на руки именно в день увольнения. Данная обязанность установлена для работодателя ч. 4 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ.
Если работник, который не отказался от бумажной трудовой книжки, не получит данный документ от прежнего работодателя, у него возникнут проблемы при устройстве на новую работу. Трудовая книжка – это обязательный документ, который предъявляется при трудоустройстве (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Поэтому при отсутствии трудовой книжки новый работодатель вправе отказать в приеме на работу. Это означает, что прежний работодатель лишает работника возможности трудиться и, как следствие, должен возместить причиненный работнику материальный ущерб.
В силу положений ст. 234 ТК РФ при задержке выдачи трудовой книжки, работодатель обязан выплатить работнику средний заработок за весь период до момента, когда работник получает документ на руки.
Следует отметить, что задержка в выдаче трудовой книжки не влечет автоматическую обязанность работодателя по выплате работнику среднего заработка за период такой задержки. Суды приходят к выводу (например, Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 15.11.2021 № 4-КГ21-43-К1 по делу № 2-391/2020, Определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 25.04.2022 по делу № 88-10719/2022), что такая обязанность наступает только при наличии следующих обстоятельств:
- задержка в выдаче трудовой книжки произошла по вине работодателя;
- работник принимал попытки устроиться на новую работу;
- работник получил отказ в трудоустройстве по причине отсутствия у него трудовой книжки.
Способы отправки уведомления сотруднику
Если работник не получил трудовую книжку в отделе кадров, то в первые 2 дня допустимо устное уведомление по телефону, через электронную почту или третьих лиц (коллег, родственников, соседей). В случае последующей неявки сотрудника за трудовой книжкой составляется уведомление, которое может быть передано с помощью почтовой связи. Документ отправляется заказным письмом с обязательным уведомлением о получении. В случае обращения в суд это поможет работодателю доказать свою правоту.
Важно Стоит учитывать, что вместе с уведомлением запрещено отправлять другие документы. Это можно делать только после получения письменного разрешения со стороны владельца книжки.
Обычно к этому методу прибегают, когда человек не может лично явиться в организацию для получения документа по уважительной причине, например, из-за переезда в другой город, отбывания срока в местах лишения свободы, прохождение службы в армии. Отправка осуществляется в любом почтовом отделении заказным письмом с уведомлением.
Забрать книжку может только владелец. Выдача третьим лицам, в том числе и близким родственникам, считается незаконной без наличия заверенной и составленной в письменном виде доверенности.
Для этого доверенное лицо должно подписать документы о получении, и указать реквизиты доверенности (обычно с нее снимают копию и вкладывают в лично дело бывшего сотрудника). Такой способ часто используется, если человек находится в армии или осужден.
В случае смерти человека книжка передается близким родственникам с составлением соответствующих документов.
Информация Если же человек по неизвестным причинам отказывается получать книжку, то работодатель может отправить уведомление почтой с просьбой о пересылке заказным письмом. При игнорировании данной просьбы составляется акт об отказе.
Образец уведомления о необходимости получения ТК
Уведомление направляется увольняемому сотруднику, если он отсутствует на работе в последний рабочий день. Уведомление информирует работника о том, что ему необходимо либо явиться лично для получения ТК, либо выразить свое согласие на отправку ТК почтой.
Унифицированного бланка для уведомления не предусмотрено, поэтому оно составляется в произвольной форме. Выглядеть оно может следующим образом:
Этот документ необходимо направить заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении его работнику. Со дня направления работодатель освобождается от ответственности за задержку в выдаче ТК (п. 36 Правил).
После увольнения гражданин должен получить все документы, в которых присутствует информация о его работе в конкретной фирме.
Если работник по каким-либо причинами не забирает трудовую книжку, сотрудниками отдела кадров отправляется на его адрес специальное уведомление.
Документ оформляется в свободной форме. Желательно указать в нем предложение о получении трудовой по почте. Отправить ее можно только при условии получении письменного согласия.
Руководителю важно не тянуть с отправкой уведомления, потому как несвоевременная выдача бумаг грозит ему штрафом. Для избежания такого развития событий необходимо отправлять уведомление с описью, а также оповещением о его получении.
Освобождение работодателя от ответственности за не выданную вовремя трудовую книжку
Начальство несет указанную выше ответственность только при наличии вины, выраженной в умышленной или ошибочной невыдаче либо задержке выдачи трудовой книжки. В противном случае ответственность не предусмотрена. Основания для освобождения от ответственности содержатся в ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ.
Например, служащий может отказаться от получения книжки. В этом случае задержка вызвана не зависящими от начальства причинами, соответственно, ответственности у последнего не возникает. Кроме того, если работодатель направил сотруднику в день расторжения договора уведомление о том, что тот должен явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее почтовую пересылку, ответственность также будет снята.
Может возникнуть и еще одна ситуация: день увольнения не совпадает с последним днем службы сотрудника. Например, если последний уволен за прогул, находится в местах лишения свободы, что исключает возможность присутствия на рабочем месте, либо если увольняемая по легитимным основаниям женщина находится в отпуске по беременности до окончания этого срока. В этом случае работодатель также не будет нести ответственность за несвоевременную выдачу книжки.
Ответственность за неотправку уведомления
Уведомление о необходимости получить трудовую книжку направляется сотруднику в максимально короткие сроки. Это обязанность работодателя, предусмотренная Трудовым кодексом РФ. При отсутствии извещения виновника ждет административное наказание. Санкция прописана в ст.5.27 КоАП РФ, штраф составляет до 50 000 руб. Величина ответственности для индивидуального предпринимателя меньше – 5 000 руб.
Кроме этого на счет сотрудника отправляется компенсация. Расчет делается исходя из длительности периода промедления с выдачей документа. Такую выплату бывший работник может получить, если компания умышленно уклоняется от исполнения обязанности. Ему требуется обратиться в трудовую инспекцию, после чего подать иск в суд.
Уведомление сотруднику о получении трудовой книжки направляется в его личный адрес в день, когда он отказался от выдачи ее лично в руки. Извещение требуется для соблюдения процедуры, и освобождения работодателя от ответственности. Поэтому кадровой службе необходимо подготовить документ и передать его одним из подходящих способов (курьером, почтой, с доверенным лицом).
Данные, которые рекомендуется прописать в уведомление это:
- название документа «Уведомление»;
- заголовок уведомления;
- фамилия и инициалы адресанта, руководителя или начальника отдела кадров;
- фамилия и инициалы адресата, то есть работника;
- необходимо указать адрес, куда будет направлено уведомление;
- основание создания данного документа;
- предложения, решения или просьбы;
- виза руководителя организации или отдела кадров.
Присутствие вышеуказанных сведений позволяет говорить о надлежащем извещении уволенного работника.
Важно После того как бланк-уведомление полностью составлен его следует зарегистрировать в обязательном порядке.
Алгоритм действий и его последовательность следующая:
- распечатывается 2 копии уведомления;
- регистрируется под номером по порядку;
- номер и дата уведомления.
Регистрация осуществляется в папке исходящей документации, к которой прилагается журнал регистрации. Затем один экземпляр вкладываете в дело, второй отправляется работнику.
Правила составления уведомления
В законодательных актах нет точных формулировок, как поставить в известность сотрудника после увольнения, если трудовая книжка осталась у работодателя. Обращение составляется на основании общего порядка разрешения конфликтных ситуаций.
Во избежание штрафных санкций для компании и лично для работодателя необходимо на следующий после увольнения день составить извещение о получении документа уволенному сотруднику.
Образец уведомления чтобы забрать трудовую книжку при увольнении должен включать:
- реквизиты компании;
- личные данные уволенного;
- причину обращения;
- подпись работодателя.
Сообщение должно быть на фирменном бланке, иметь исходящий номер, где указана дата составления документа.
Личные данные обязаны соответствовать записи в трудовой книжке и в личной карточке. В причине письма необходимо указать:
- с какого числа прекращены трудовые отношения;
- почему (со ссылкой на нормативный акт);
- мотивацию необходимости забрать персональный документ.
Необходимо предложить дать письменное согласие на пересылку формуляра по почте. Здесь же сообщается, что работодатель с данного времени не несет ответственности за задержку выдачи документа.
Оповещение составляется в двух экземплярах: один отправляется бывшему сотруднику, другой остается в его личном деле.
Как осуществляется переход на ЭТК
Получить заявление от сотрудника организация должна до 31 декабря 2021 года, а уведомить штат — до 31 октября 2021 года. Ранее этот срок был 30 июня, но его перенесли правительственным постановлением от 19 июня 2021 года № 887. Заявление требуется для того, чтобы пенсионный фонд сделал соответствующую отметку в блок данных о трудовой деятельности гражданина на своем информресурсе.
Работник может сделать выбор: оставить бумажный вариант или перейти на электронный (с выдачей бумажной книжки на руки). У работодателя такой свободы нет. Даже если сотрудник выбрал трудовую на бумаге, то кадровику все равно придется отправлять данные о трудовой деятельности работника в ПФР.
Внимание! Если гражданин устраивается на работу первый раз в 2021 году, то его трудовая книжка будет сразу оформлена в электронном виде.
Если заявление не было подано до конца 2021 года, то документ будут вести в обоих вариантах. Граждане, которые были на больничном, в отпуске или не работали в 2021 году, то есть не успели по уважительной причине подать заявление, могут это сделать и после окончания срока.
После указания в трудовой соответствующих причин увольнения она дается сотруднику под расписку в последний рабочий день. Невыдача этого документа на протяжении 3-х последующих дней является правонарушением. Поэтому обязательно необходимо отдать документ сотруднику, который увольняется, вне зависимости от оснований расторжения трудового договора. Для чего:
- Сотрудник должен находиться на рабочем месте до окончания трудового дня.
- Предварительно был уведомлен о сроках передачи ТК.
- Самостоятельно обратился в отдел кадров или к руководителю.
- Ознакомился с заполнением журнала по учету бланков и поставил в нем подпись о получении ТК.
Можно ли не получать документ после расчета?
Точного ответа на данный вопрос в действующем законодательстве нет. Однако по общему правилу работодатель обязан выдать данный документ на руки уволившемуся работнику в день его ухода (ч. 3 п. 35 раздела IV постановления Правительства РФ от 16.04.2003 года № 225). При этом, если данное требование не будет соблюдено, руководство компании может понести ответственность.
Таким образом, подразумевается, что сотрудник должен своевременно явиться за своим документом. Более того, это в интересах самого уволившегося работника, так как в будущем трудовая книжка ему потребуется при приеме на другую работу.
Стоит отметить, что некоторые сотрудники намеренно не приходят за этим документом для того, чтобы в будущем обвинить организацию в нарушении норм ТК РФ. При задержке выдачи трудовой, компании придется компенсировать заработок, который не смог получить сотрудник из-за отсутствия трудовой книжки.
Чтобы обезопасить себя от подобной ситуации, работодателю следует отправить уволенному лицу письменное уведомление, содержащее требование о том, что бывшему сотруднику следует явиться в организацию и забрать свои документы.
Как отдать трудовую книжку уволенному работнику, если он ее не забирает?
Ситуация на сегодняшний день типичная – работник уволился, взял расчет и покинул организацию работодателя.
Теперь ему открыты многие дороги, и он стремится покорять новые вершины. Работник может перейти на работу в другой конец города, сменить место проживание или вовсе покинуть страну.
Люди все разные, а значит и планы каждого конкретного человека нельзя предугадать. Но иногда на почве радости от того, что должный срок отработан, расчет выдан, а претензий не обнаружено, работник срывается со своего места, порой забывая про важные документы. Наверняка у многих работодателей крупных фирм и корпораций есть множество трудовых книжек, которые вовремя не забрали сотрудники.
Многие работодатели не знакомые близко с Трудовым кодексом ломают голову над тем, что делать, если работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения. Кто-то хочет поскорее от них избавится путем уничтожения, кто-то решает выбросить, кто-то вовсе прячет в самый дальний ящик и забывает об оставленной трудовой.
Трудовой кодекс уже давно разработал правило, согласно которому с трудовыми книжками необходимо поступать только одним образом и никак иначе.
Хранение возвращенной трудовой книжки
Иногда происходят случаи, когда после получения от работодателя уведомления сотрудник соглашается на получение трудовой тем или иным способом. Но в результате документы возвращаются назад, поскольку сотрудник не явился лично или не смог забрать их из отделения почтовой связи.
Стоит ли хранить возвращенные документы?
Судебная практика при этом неоднозначна. С одной стороны после получения от сотрудника согласия на передачу ему документов, работодатель не несет за них ответственность ровно с этой даты. С другой стороны, при утере или намеренном уничтожении, суды часто встают на сторону бывших сотрудников и взыскивают с нарушителей компенсации за моральный ущерб и процессуальные расходы.
Уведомление о явке за трудовой книжкой: образец документа
Уведомление следует отправить сотруднику заказным письмом вместе с почтовым уведомлением о вручении послания и описью вложения (чтобы лишить его возможности утверждать, что письма в конверте не было).
Шапка документа должна содержать реквизиты организации-отправителя и данные о работнике-получателе – его ФИО и адрес. Также следует проставить дату и исходящий номер.
В уведомлении бывшему работнику нужно предложить:
- либо явиться за трудовой книжкой самостоятельно;
- либо разрешить переслать ее по почте (без согласия владельца книжки делать это запрещено).