Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт передачи (к договору хранения)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
С 2013 года все унифицированные формы потеряли первостепенное значение. Они остались обязательными для использования только в исключительных случаях, предусмотренных законом. Но форма М-35 к этим исключениям не относится. Акт об оприходовании материальных ценностей после сноса здания может быть составлен в любой удобной для организации формой.
Как заполняется форма акта
Строки формы заполняет компания-хранитель на основании данных, которые получены от лица, оставляющего имущество на хранение, и которые содержатся в документах по привезенным ТМЦ. Полностью оформленный акт должен быть подписан ответственными лицами, представляющими обе стороны договора о хранении. Право подписи формы предоставляется лицам, отвечающим за материальную часть сотрудничающих сторон. Первые лица предприятий такие акты не подписывают, если они, конечно, не индивидуальные предприниматели.
Унифицированная форма МХ-1 представляет собой бланк, в котором можно выделить 3 информационных блока:
- В первом — верхнем — блоке содержатся сведения о сторонах договора и реквизиты с кодами акта.
- Средний — табличный — блок содержит данные о ТМЦ, передаваемых на хранение.
- В третий блок вносятся дополнительные данные об условиях хранения. Заканчивается форма строками, отведенными для подписей ответственных лиц.
В чем конечная цель перевода документов в электронный вид? Ведь не только в том, чтобы идти в ногу со временем? Разумеется, переход на ЭДО позволяет выстроить процессы таким образом, чтобы любые операции производились в один клик (в идеале), люди не растрачивали время на работу с бумагой, кадровые и финансовые ресурсы были оптимизированы. Уже сегодня через сервисы обмена отправляют и получают множество видов документов, в том числе и акты МХ. Но даже несмотря на это, процент «идущих в ногу со временем» компаний остается мал. Причин несколько: кто-то не в курсе, что можно перевести некоторые виды документов в электронный вид; кто-то все еще опасается ЭДО; кто-то просто привык работать с бумагой и не спешит менять устои.
Тем не менее, деловой мир делает попытки и шаги навстречу цифровому будущему, и как показывают примеры Levi’s и Askona, даже специфические процессы могут быть автоматизированы.
На диске ИТС прилагается использовать документ “Перемещение товаров” в разделе Склад – Перемещение товаров. для отражения передачи товаров на ответственное хранение в программе БП 3.0
В поле “Отправитель” документа нужно выбрать склад – отправитель товара (Поклажедатель), а в поле “Получатель” выберите склад ответственного хранения товаров (Хранитель).. Далее, нужно заполнить по кнопке “Добавить” одну или несколько закладок табличной части документа “Перемещение товаров” (“Товары”, “Товары на комиссии”, “Возвратная тара”) в зависимости от вида товаров, которые будут переданы на ответственное хранение.
В форме МХ1 участвует фирма Хранителя и фирма поклажедателя , передающая товары . Акт всегда оформляется в двух экземплярах и требует наличие подписи двух сторон – кто сдает и кто принимает.
Объясняем, как правильно составить акт
По своей структуре форма МХ-1 состоит из двух страниц, вторая заполняется на оборотной стороне. Документ можно условно разделить на четыре составные части: реквизиты, перечень передаваемых ценностей, условия хранения и подписи представителей. Следует уделить должное внимание каждой из них.
Начинаем с шапки акта. Здесь необходимо отметить сведения о сторонах соглашения:
- наименования предприятий со ссылкой на организационно-правовую форму (ОАО, ООО и так далее);
- структурное подразделение;
- коды фирм согласно классификатору.
Далее оставляем ссылку на заключённый договор хранения (номер, дата подписания), присваиваем настоящему акту уникальный номер для документооборота и хранению согласно утверждённой номенклатуре дел.
Ниже по документу берёт своё начало основная часть с перечислением списка передаваемого имущества. Обозначаем срок хранения и утверждаем перечень ценностей:
- наименование товара;
- его характеристика;
- единица измерения, количество;
- цена единицы товара и общая стоимость.
Комплексный подход предполагает осуществление следующих действий:
- Выгрузка вручную или с помощью электропогрузчиков. Производится все бережно, поскольку целостность груза уже полностью зависит от принимающей стороны.
- Приемка. Она заключается в сверке фактического количества с номенклатурой и в контроле за упаковкой и прочими характеристиками.
- Размещение и каталогизация. В зависимости от типа товара он может быть помещен разными способами на полки, в контейнеры. Информация о местонахождении на складе обязательно заносится в картотеку.
На этом услуга еще не полностью оказана, требуется также осуществить передачу. Что значит выдача ТМЦ из-под ответственного хранения:
- Составление заявки от владельца, ее проверка.
- Комплектация. Если в ходе этого этапа требуется, то проводится маркировка, упаковка и дополнительные фасовочные действия.
- Подготовка партии к отправке — нанесение штрих-кодов, оформление сопроводительной документации.
- Погрузка. Транспорт, как правило, подгоняет сам клиент. Однако часто это предложение приходит от логистических компаний, поэтому отгрузка плавно перетекает в транспортировку.
Если рассматривать не договоренность, а обязанность, возникающую между двумя сторонами торговых отношений по статье 524 ГК РФ, то этапов несколько меньше, они, как правило, ограничиваются приемкой и выгрузкой, размещением, а затем погрузкой без дополнительных манипуляций с грузом.
Обязанности хранителя ТМЦ
Все, что должно сделать принимающее лицо, утверждено по закону РФ. Обязательства:
- Необходимо заключить письменный договор от руки, если стоимость сохраняемых ценностей превышает 10 МРОТ. В обратном случае достаточно устной договоренности.
- Нужно разместить товары по своему усмотрению, но в соответствии с их характеристиками и требованиями к хранению от производителя.
- Когда истекает установленный срок или клиент подает соответствующую заявку, хранитель обязан выдать груз.
- Следует заполнять и держать в сохранности документооборот о движении товарно-материальных ценностей.
Чтобы обеспечить эти условия, необходимо:
- Иметь соответствующие по размеру складские площади.
- Создать условия — температуру и влажность воздуха, вентиляцию, защиту от пожара, паразитов и пр.
- Закупить оборудование — складскую технику для подъема тяжестей, стеллажи, компьютеры для учета.
- Установить программное обеспечение.
- Набрать ответственный обслуживающий персонал.
Условия договора хранения
Договор хранения должен быть заключен в письменной форме (статья 887 ГК РФ), причем, это необязательно должен быть единый документ, подписанный обеими сторонами. Будет считаться, что письменная форма соблюдена, если принятие вещи на хранение было оформлено квитанцией, сохранной распиской, другим документом с подписью хранителя. В некоторых случаях, например, в камерах хранения вокзалов, для заключения договора хранения достаточно выдачи номерного знака или жетона.
Но, конечно, при передаче имущества на хранение в товарный склад во всех случаях предпочтительнее составлять письменный договор. Обязательными для договора хранения будут:
- условие о предмете договора (хранитель обязуется принять вещь у поклажедателя и возвратить в ее в сохранности);
- условие об объекте договора (подробное описание индивидуальных признаков и характеристик передаваемой вещи).
Такая вещь не всегда будет иметь индивидуальные признаки, и в процессе хранения она может смешиваться с вещами того же рода и качества других поклажедателей (статья 890 ГК РФ). В этом случае речь идет об обезличенном хранении, и хранитель должен вернуть не ту же самую вещь, а подобную ей. Например, это может быть тонна щебня определенной фракции. Условиями договора возможность хранения с обезличением может быть запрещена.
В договоре хранения стоит согласовать дополнительные условия, которые Гражданский кодекс к существенным не относит, но которые могут вызвать споры сторон:
- Срок хранения. Согласно статье 889 ГК РФ, если срок хранения договором не предусмотрен, хранитель должен хранить вещь до тех пор, пока ее не потребует поклажедатель. Конечно, хранение, особенно коммерческое, не может быть вечным, поэтому при отсутствии в договоре сроков хранения закон обязывает поклажедателя забрать свою вещь по требованию хранителя. Если же хозяин вещи не торопится ее забирать, то хранитель вправе самостоятельно продать ее после письменного предупреждения поклажедателя. Из вырученной суммы хранитель имеет право вычесть полагающееся ему вознаграждение, а разницу передается поклажедателю.
- Вознаграждение хранителю. Если в договоре хранения будет предусмотрено это условие, то договор становится возмездным. Порядок уплаты вознаграждения предусмотрен в статье 896 ГК РФ, но если стороны предпочитают другой порядок, то его нужно прописать в тексте договора, так же, как и размеры вознаграждения.
- Возмещение хранителю расходов на хранение. Вещь, переданная на хранение, должна находиться в условиях, обеспечивающих ее сохранность. На создание таких условий хранитель несет определенные расходы (охранные услуги, коммунальные платежи, аренда земельного участка или помещения под склад и прочее). Если договор возмездный, то расходы на хранение, по общему правилу, включаются в сумму вознаграждения. Если же вещь передается на безвозмездное хранение, то поклажедатель обязан возместить хранителю понесенные им расходы на хранение. Эти нормы не являются императивными (обязательными), поэтому в договоре можно предусмотреть, что такие расходы хранителю не возмещаются.
- Ответственность поклажедателя за не передачу вещи на хранение. Хранитель, с которым поклажедатель заключил договор хранения, не вправе требовать передачи вещи на хранение. В то же время, если хранитель забронировал для этой вещи определенные складские площади, то он может понести определенные убытки. В договоре можно предусмотреть обязанность поклажедателя заплатить за это штраф или пеню (в процентах от вознаграждения хранителю или в фиксированной сумме), а можно вообще не возлагать на него подобную ответственность.
Права и обязанности хранителя
Главная обязанность хранителя по договору хранения прописана в статье 886 ГК РФ: «хранитель обязуется хранить вещь, переданную ей поклажедателем, и возвратить эту вещь в сохранности». Сохранность вещи означает, что она не должна потерять за время хранения своих первоначальных свойств и быть пригодной для использования по назначению.
Если в договоре хранения не указаны специальные условия для обеспечения сохранности вещи, то они должны быть такими, чтобы соответствовать ее свойствам. Например, естественно, что замороженная продукция должна храниться в морозильных камерах; вещи, которые могут прийти в негодность из-за влаги – в водонепроницаемой упаковке; агрономическая продукция – в сухих проветриваемых помещениях и т.д.
Принятую на хранение вещь хранитель должен вернуть по первому требованию владельца, даже если срок договора хранения не истек.
Свою обязанность по сохранности вещи хранитель должен исполнять лично, а передавать вещь на хранение другому лицу может только с согласия поклажедателя (договор хранения может содержать и другие условия). Если же обстоятельства сложились так, что хранитель вынужден передать вещь другому лицу, предположим, вышло из строя холодильное оборудование, то об этом надо незамедлительно сообщить поклажедателю.
Что касается ответственности за недостачу, утрату или повреждение переданной на хранение вещи, то ее размер зависит от того, был ли договор хранения возмездным. Если плата за хранение не взималась, то хранитель должен вернуть только стоимость утраченных или недостающих вещей или же ту сумму, на которую уменьшилась стоимость испорченной вещи.
Профессиональный хранитель обязан будет вернуть не только стоимость вещи, но и упущенную выгоду и расходы на доставку вещи к месту хранения. Такие условия действуют по умолчанию, но стороны договора хранения могут отказаться от этой дополнительной ответственности хранителя, указав это в тексте. Хранитель не будет отвечать за порчу или утрату вещи, если докажет, что это произошло в результате обстоятельств, от него не зависящих, или из-за свойств вещи, о которых поклажедатель его не предупредил.
Хранитель имеет право на получение вознаграждения, а для профессиональных хранителей такое вознаграждение является их основными доходами от предпринимательской деятельности. Если поклажедатель не забирает вещь после прекращения срока действия договора хранения, то он обязан доплатить за ее дальнейшее хранение. Гражданский кодекс приводит формулировку «соразмерное вознаграждение», на практике же хранитель часто устанавливает условие более высокой платы за хранение вещи по истечении срока договора.
Что содержится в акте приема-передачи
Лица, ответственные за оформление данного акта, должны позаботиться о том, чтобы он был составлен в дух экземплярах. Соответственно, каждый из них предназначен для одной из сторон. Чтобы была возможность решать споры через суд, необходимо позаботиться о правильном оформлении документа. Для этого здесь понадобится указать определенную информацию:
- название документа;
- место и дату оформления сделки;
- подробная информация об участниках сделки. Для юрлиц указываются реквизиты;
- если акт сопровождается договором, укажите информацию и о нем;
- данные об имуществе, его состояние, количество и качество;
- если имеются дефекты, они также должны быть внесены в документ;
- если имущество арендуется на определенный период, его нужно указать. И вообще, здесь указываются все сроки, которые обе стороны должны соблюдать;
- если имеются претензии по качеству и количеству ценностей у принимающей стороны, они вносятся в документ;
- при наличии печатей они проставляются в документе;
- укажите название операции, которая сопровождается оформлением данного акта;
- информация о конкретном человеке, который является ответственным за передачу ценностей;
- информация о лице, получающем имущество;
- указывается количество составленных экземпляров. Как правило, их два. Но, если в этом возникает необходимость, их количество может быть увеличено;
- необходимо указать стоимость передаваемого имущества.
Стоит отметить, пункт, предназначенный для указания претензий, является обязательным. Ведь в будущем владелец имущества имеет право потребовать возмещения ущерба, если он будет причинен имуществу. Нередко акт составляется при приеме-передаче не одной единицы имущества, а в отношении целой группы материальных ценностей. Этот факт также обязательно должен быть указать в документе.
Документ составляется минимум в двух экземплярах для каждой стороны в момент передачи товарно-материальных ценностей. Подписывать его могут только уполномоченные лица. В случае, если покупатель — юридическое лицо, то полномочия представителя — физического лица подтверждаются доверенностью.
Следует обратить внимание, что обязательство по передаче материальных ценностей с оформлением акта обязательно отражается в договоре. Саму форму желательно сделать как приложение к договору. В этом случае простой образец акта приема-передачи товара имеет такую же юридическую силу, как и сам договор. При наличии такого образца можно заблаговременно ознакомиться с основными графами, которые в обязательном порядке подлежат заполнению.
Наличие такого документа, как акт передачи материальных ценностей, оказывается очень важным для урегулирования спорных вопросов в суде. В нем указываются факт приемки-передачи активов надлежащего качества и соблюдение всей процедуры передачи и приема товаров. Доказательством отсутствия нарушений в процессе приема товаров являются следующие факты, отраженные в документе:
- материальные ценности были осмотрены и приняты в присутствии уполномоченного представителя поставщика;
- отсутствует расхождение по качеству и количеству;
- доставка была осуществлена в установленные сроки и без нарушений условий поставки;
- претензий к контрагенту (поставщику, покупателю, экспедитору, посреднику) не имеется.
Ответы на часто задаваемые вопросы
В ходе ведения первичного учета неизбежно возникает огромное количество вопросов, связанных с отдельными нюансами составления документации. Поиск ответов на них в интернете нередко требует огромных временных затрат. Поэтому в представленной публикации далее приведены ответы на часто возникающие вопросы.
Вопрос №1. Каким образом в форме МХ-1 отражаются брак и недостача, выявленные при принятии на хранение?
В ходе принятия ценностей на хранение в обязательном порядке проверяется их целостность. Если при этом будут обнаружены какие-либо дефекты или брак, в интересах принимающей стороны отразить подобные факты при заполнении формы МХ-1. Для этого можно воспользоваться графой «особые отметки».
Указывать в рассматриваемом документе наличие недостачи нецелесообразно. В акт требуется заносить фактическое количество ТМЦ, принимаемых на хранение.
Вопрос №2. Можно ли внести изменения в форму МХ-1 для более удобного отображения информации?
Тем, кто использует в своей деятельности акт приема-передачи ценностей на хранение, следует иметь в виду, что эта форма является рекомендуемой. Поэтому с целью более удобного внесения в нее информации, а также дальнейшего ее использования, можно трансформировать бланк. С этой целью в форму можно вносить следующие изменения:
- вносить дополнительные столбцы и строки;
- самостоятельно установить ширину столбцов и строк;
- добавить листы.
Несмотря на то, что дополнять документ отдельными реквизитами можно, изменять и удалять те данные, которые имеются в утвержденном бланке запрещено. Таким образом, для ведения первичного учета важно своевременно и в необходимом объеме заполнять форму МХ-1. Это поможет избежать проблем при принятии или передаче на хранение различных ценностей.
Определение ответственного хранения с точки зрения закона
Потенциальный покупатель вправе отказаться от доставленной продукции согласно условиям договора или руководствуясь прочими законодательными актами.
В то же время он обязан уведомить об этом поставщика, принять товар на ответственное хранение до тех пор, пока продавец не заберет продукцию или распорядиться в разумный срок по своему усмотрению.
Именно такое нахождение продукции у покупателя, по факту ему не принадлежащей, если он отказывается от сделки по приобретению товара, определяется гражданским законодательством как ответственное хранение.
По большому счету для продавца не имеет значение – есть или складское помещение непосредственно у покупателя, возвращающего товар, арендуемая эта площадь или будут задействованы специализирующие в данной сфере фирмы, предоставляющие услуги ответственного хранения товара.
Согласно ст. 514 ГК РФ покупатель имеет право:
- самостоятельно отправить товар продавцу;
- реализовать продукцию, не забранную поставщиком в установленный срок;
- потребовать возмещение от поставщика затрат, связанных с приемкой товара, ответственным хранением или возвратом.
Комплексный подход предполагает осуществление следующих действий:
- Выгрузка вручную или с помощью электропогрузчиков. Производится все бережно, поскольку целостность груза уже полностью зависит от принимающей стороны.
- Приемка. Она заключается в сверке фактического количества с номенклатурой и в контроле за упаковкой и прочими характеристиками.
- Размещение и каталогизация. В зависимости от типа товара он может быть помещен разными способами на полки, в контейнеры. Информация о местонахождении на складе обязательно заносится в картотеку.
На этом услуга еще не полностью оказана, требуется также осуществить передачу. Что значит выдача ТМЦ из-под ответственного хранения:
- Составление заявки от владельца, ее проверка.
- Комплектация. Если в ходе этого этапа требуется, то проводится маркировка, упаковка и дополнительные фасовочные действия.
- Подготовка партии к отправке – нанесение штрих-кодов, оформление сопроводительной документации.
- Погрузка. Транспорт, как правило, подгоняет сам клиент. Однако часто это предложение приходит от логистических компаний, поэтому отгрузка плавно перетекает в транспортировку.
Если рассматривать не договоренность, а обязанность, возникающую между двумя сторонами торговых отношений по статье 524 ГК РФ, то этапов несколько меньше, они, как правило, ограничиваются приемкой и выгрузкой, размещением, а затем погрузкой без дополнительных манипуляций с грузом.
Обязанности хранителя ТМЦ
Все, что должно сделать принимающее лицо, утверждено по закону РФ. Обязательства:
- Необходимо заключить письменный договор от руки, если стоимость сохраняемых ценностей превышает 10 МРОТ. В обратном случае достаточно устной договоренности.
- Нужно разместить товары по своему усмотрению, но в соответствии с их характеристиками и требованиями к хранению от производителя.
- Когда истекает установленный срок или клиент подает соответствующую заявку, хранитель обязан выдать груз.
- Следует заполнять и держать в сохранности документооборот о движении товарно-материальных ценностей.
Чтобы обеспечить эти условия, необходимо:
- Иметь соответствующие по размеру складские площади.
- Создать условия – температуру и влажность воздуха, вентиляцию, защиту от пожара, паразитов и пр.
- Закупить оборудование – складскую технику для подъема тяжестей, стеллажи, компьютеры для учета.
- Установить программное обеспечение.
- Набрать ответственный обслуживающий персонал.
Порядок оформления расписки
Оформляется документ в свободной форме, в напечатанном виде или собственноручно. От руки более предпочтительная форма, потому что при судебных разбирательствах проще установить подлинность документа. В печатном виде или в рукописном написанный документ обязательно визируется подписью и датой. В законах не уточняется, как правильно написать расписку о передаче компьютера на время пользования при самоизоляции, считаем, что никаких отличий составления документа в период режима повышенной готовности нет.
Необходимо все проверить с обеих сторон и произвести запись принимаемого имущества без ошибок и помарок. Оформляется расписка в таком порядке:
- Фиксируются данные о принимающей и отдающей сторонах.
- Обязательно ставится дата приема товара.
- Обеими сторонами проверяется, описывается и тщательно записывается все имущество.
- Ставятся подписи.
Особенности оформления расписки
Точно так же как и формат расписки, ее оформление может быть абсолютно свободным, в частности, ее можно напечатать или написать от руки. Второй вариант является предпочтительнее первого, поскольку, в случае каких-либо спорных моментов, в последующем рукописная расписка может сыграть свою роль при установлении факта ее подлинности (например, при графологических и почерковедческих экспертизах). В любом случае независимо от того, от руки написана расписка или в печатном виде, ее надо подписать (обязательно с расшифровкой подписи) и датой, когда она была сформирована.
При составлении записки надо тщательно описать все детали товара.
При этом избегайте малейших неточностей и ошибок. Даже небольшая помарка в случае «разборок» в судебной инстанции может сыграть свою отрицательную роль в деле определения виновных и ответственных лиц.