Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «5 Общие требования к выполнению текстовых документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В курсовом проекте важна систематизация. Все должно быть разложено по полочкам, ведь во-первых, вам самим будет так проще писать, а во-вторых, вашему научного руководителю будет ее проще проверить.
Зачем в курсовой работе нужны таблицы
Таблицы — важный элемент при системном оформлении проекта: они обобщают информацию, делают ее более легкой к восприятию. Более того, работая с большими масштабами чисел, проще всего изобразить их при помощи таблиц. Данные графиков и диаграмм, статистические показатели и проч.: все это таблицы.
Правила оформления таблиц диктует ГОСТ, а также методические рекомендации конкретного ВУЗа. Таблицы, состоящие из более чем 15 строчек и более чем 5 столбцов чаще всего называют сложными. Во-первых, с ними сложнее взаимодействовать, а во-вторых, их нужно переносить на новый лист, оптимизировать формат шрифта и проч.: т. е. на них вы тратите намного больше времени и сил. Поэтому со сложными таблицами рекомендуется работать с более мелким шрифтом, либо переносить их в приложения.
Автоматическая подпись таблицы
Немногие пользуются этим лайфхаком, однако, он поможет сохранить драгоценное время. В Word есть автоматическая подпись таблиц. Если вы освоите этот алгоритм, то сможете быстро и легко подписывать этот элемент курсовой. Для этого нужно сделать следующее:
- Сначала выделите всю таблицу сразу. Для этого кликните на указатель в таблице в левом верхнем углу.
- В верхней панели инструментов найдите вкладку “Ссылки”.
- Нажмите на раздел “Вставить название”.
- В таблице, которая откроется, введите подпись и нажмите на галочку “Исключить подпись из названия”.
- В строке “Положение” выберите где будет подпись: нам нужно, чтобы она была сверху таблицы.
Чтобы текст на бумаге выглядел упорядоченно и красиво, необходимо придерживаться следующих правил:
- Установить общий отступ для абзаца, равный 1,25;
- Соблюдение полей:
- 20 мм – верхнее и нижнее;
- 10 мм – правое;
- 20 мм – левое;
- В случае, если документ на бумажном носителе должен храниться в архиве от 10 лет и более, то левое поле увеличивают до 30 мм. Такой порядок обусловлен необходимостью последующей прошивки, перепрошивки в связи с утратой бумаги первоначальных качеств;
- Интервал устанавливается согласно следующим параметрам:
- Межбуквенный интервал – обычный;
- Единичный пробел между словами;
- Масштаб документа уменьшается с помощью 2 интервалов;
- Межстрочный интервал – от 1 до 1,5;
- Реквизиты, приведенные на нескольких строчках – 1 интервал;
- Если документ содержит группу реквизитов, между каждым из них должен быть соблюден дополнительный интервал, отделяющий информацию.
Правила обращения к адресату
В отношении получателя обращения (адресата) при составлении документа действуют такие правила:
- На бумаге реквизиты адресата должны располагаться либо под реквизитами отправителя, либо в верхнем углу листа;
- При указании адресата может применяться разный падеж, в частности:
- К физическому лицу и ИП обращение составляется в дательном падеже (кому).
- К адресату-компании обращаются в именительном падеже (кто).
Министерство здравоохранения Российской Федерации;
- Документ, предназначенный для дочернего предприятия компании, филиала или подразделения должен составляться с применением именительного падежа к названию фирмы и дательного – к подразделению и должности уполномоченного специалиста.
ООО Агрокомплекс Николаевский
Начальнику упаковочного цеха
- По новому ГОСТу введены изменения и в отношении инициалов адресата. Если ранее инициалы адресата проставлялись перед фамилией, то теперь – после фамилии.
- Должность адреса, которому направляется обращение следует писать с заглавной буквы, если документ требуется оформить в соответствии с ГОСТом;
- ГОСТ устанавливает необходимость обращения к адресату «Уважаемый!». Знак восклицания ставится в обязательном порядке.
Например: Уважаемая Светлана Игоревна!
Такая форма неукоснительно соблюдается всеми ведомствами и государственными органами, однако частные лица могут следовать указанному порядку по желанию;
- Во всем тексте документа инициалы адресата всегда ставятся после фамилии, однако в месте, где требуется подпись, его инициалы указываются перед фамилией;
- Использование компанией фирменного бланка освобождает организацию от повторного указания аналогичных реквизитов в конце документа. В этом случае бумагу достаточно заверить лишь подписью уполномоченного лица и ее расшифровкой;
- Если документ должны заверить несколько должностных лиц, то место подписи каждого из них располагают друг под другом с соблюдением иерархии. То есть лицо, чья должность выше ставит подпись на верхней строке и так далее по убыванию подчиненности;
- В случае, если документ подписывается заместителем, представителем по доверенности уполномоченного лица, то необходимо поставить штамп или вручную внести корректировки фамилии и инициалов;
- При использовании электронной цифровой подписи указанную отметку необходимо ставить на том же месте где документ требует указывать ручную подпись;
- Электронная подпись не должна перекрывать текст документа;
- ГОСТ устанавливает требование, по которому печать организации не может ставиться поверх подписи, несмотря на то, что многие делопроизводители и кадровые работники упорно делают обратное;
- При необходимости документ может содержать информацию о его составителе (как правило текст имеет меньший размер по сравнению с основным):
- ФИО;
- Контактный телефон;
- Должность;
- Электронная почта;
- При заверении копии соответствующая отметка (копия верна, верно) ставится внизу документа, хотя вопреки ГОСТу многие организации позволяют ставить ее в самом верху бумаги;
- На копии документа должна содержаться информация о том, где хранится оригинал. Любая уточняющая и удостоверяющая информация (печать, номер дела) только приветствуется;
- Заявления, служебные записки и другие локальные документы, требующие резолюции, заверяются уполномоченным должностным лицом в любом месте листа с указанием:
- Согласовано, отказано, не возражаю;
- ФИО;
- Подпись;
- Дата;
- Объемные документы, состоящие из нескольких страниц должны быть пронумерованы, начиная со второго листа, а в некоторых случаях еще и прошиты. Нумерация ставится по центру верхнего поля каждого листа, следующего после титульного с соблюдением сверху отступа в 10 мм.
Общие требования по оформлению курсовой работы
При написании курсовой работы первое на что стоит обратить внимание — это соблюдение общих правил по оформлению. Если проигнорировать данные пункты и отложить их на заключительный этап работы, вы можете столкнуться с рядом сложностей которых можно было избежать. Если изначально не выставить основные параметры, то в будущем легко пропустить ошибку в оформлении, а также трудно сориентироваться по объему написанного текста. По этой причине в случае использования в работе информации из интернета проверяйте чтобы весь текст курсового проекта соответствовал данным требованиям:
- Текст курсовой работы должен размещаться на листах формата А4, при этом используется односторонняя печать.
- Ориентация страниц для текстовой части – книжная, для приложений – книжная и/или альбомная.
- Границы полей: верхнее и нижнее – по 20 мм, левое – 30 мм, правое – 15 мм.
- Междустрочный интервал: полуторный в основном тексте, одинарный в подстрочных ссылках.
- Стандартный шрифт – Times New Roman.
- Цвет шрифта – черный.
- Размер основного текста – 14 пт; размер шрифта сносок, таблиц, рисунков, приложений – 12 пт.
- Выравнивание текста – по ширине, без отступов.
- Абзац – 1,25 см.
- Автоматическая расстановка переносов.
- Каждый раздел курсовой работы начинается с новой страницы. Исключение составляют параграфы – они продолжаются по тексту.
- Нумерация начинается с титульного листа, но проставляется лишь с первой страницы введения, номер страницы размещается в нижней части листа по центру, при этом точку в конце ставить не нужно.
Как оформлять документацию: 4 способа
Документы можно подготовить как в электронном, так и в рукописном виде. Для каждого варианта есть свои ГОСТы.
- Машинописным способом в соответствии с
ГОСТ 13.1.002-2003. Межгосударственный стандарт. Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26.02.2004№ 63-ст). - Рукописным методом, используя положения
ГОСТ 2.304-81. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Шрифты чертежные (утверждён Постановлением Госстандарта СССР от 28.03.1981 № 1562). - Применяя ЭВМ, согласно
ГОСТ 2.004-88. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ (утверждён Постановлением Госстандарта СССР от 28.11.1988 № 3843). - На электронных носителях информации.
Делопроизводство 2022: новые требования к оформлению бумаг
Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления документов в делопроизводстве в 2022 году.
Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016, — это новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту в 2022 году, на него ориентируются при актуализации ранее действовавших стандартов.
Сразу обращает на себя внимание важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:
- номера страниц;
- предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
- абзацный отступ;
- величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
- выравнивание текста;
- максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
- правила выделения полужирным текстом;
- оформление титульного листа.
Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:
- гриф ограничения доступа;
- отметка об электронной подписи;
- наименование структурного подразделения — автора документа;
- наименование должности лица — автора документа.
Частые проблемы и как их избежать
Трудностей при оформлении курсовой, а в частности таблицы может быть много. И их количество и сложность не зависят от того, какую курсовую работу по счету вы пишите. На самом деле, чем сложнее работа (например, дипломная или кандидатская), тем больше проблем с оформлением будет, т. к. материал, используемый для их написания, будет становиться все сложнее и информативнее. Приведем несколько частых проблем и способов их решения:
- Слишком большое количество строк или столбцов, из-за чего трудно разместить таблицу даже не несколько листах. Такая проблема решается размещением таблицы в приложениях, где можно перевернуть ее в альбомный формат или сделать намного меньше, т. к. требования к оформлению приложений менее строгие.
- Использование сокращений, например, сокращать слово “Таблица” до “Табл.” и т. д. В целом такие вольности недопустимы.
- Использование заливки для выделения частей таблицы. Такие вещи тоже недопустимы.
Оформление таблиц и рисунков в диссертации по ГОСТу
В курсовом проекте важна систематизация. Все должно быть разложено по полочкам, ведь во-первых, вам самим будет так проще писать, а во-вторых, вашему научного руководителю будет ее проще проверить.
Таблицы — важный элемент при системном оформлении проекта: они обобщают информацию, делают ее более легкой к восприятию. Более того, работая с большими масштабами чисел, проще всего изобразить их при помощи таблиц. Данные графиков и диаграмм, статистические показатели и проч.: все это таблицы.
Правила оформления таблиц диктует ГОСТ, а также методические рекомендации конкретного ВУЗа. Таблицы, состоящие из более чем 15 строчек и более чем 5 столбцов чаще всего называют сложными. Во-первых, с ними сложнее взаимодействовать, а во-вторых, их нужно переносить на новый лист, оптимизировать формат шрифта и проч.: т. е. на них вы тратите намного больше времени и сил. Поэтому со сложными таблицами рекомендуется работать с более мелким шрифтом, либо переносить их в приложения.
Таблицы, также как и рисунки и прочие пояснительные элементы, обычно идут за абзацем, в котором впервые упоминались. Однако это правило работает только с небольшими простыми таблицами. Если таблицы большая и сложная, то ее можно разместить на новом листе (если она не входит под абзац, в котором про нее говориться), либо ее можно поместить в приложения.
На таблицы обязательно нужно ссылаться. Никогда не размещайте их в работе просто так. Упомянуть в тексте таблицу просто: сделайте это в свободной форме. Например, можете написать так: “Данные приведены в Таблице 3” или “Последние показатели представлены в Таблице 5.4”.
Название самой таблицы набирается шрифтом, как и текст. Интервал между строк можно уменьшить. Заглавия графиков начинаются с большой буквы, а для подзаголовков используется формула для второго уровня. Все заголовки нужно писать горизонтально. По образцу ГОСТа, допускается вертикальный набор.
Чтобы сделать выравнивание слов в столбцах, используется значок «по центру». Правильное размещение цифр в графах: по вертикали располагаются равнозначные разряды. В ячейке осуществляется перенос величин с равным количеством знаков после запятой. Для минимизации объёма в строках и заголовках, наименования рисунков, применяются сокращения, установленные ГОСТом 2.321.
Если в столбце пишется одно слово, его можно заменить знаком кавычек. Позиция, которая состоит из словосочетаний или предложений, заменяется выражением «то же», а дальше — заместительными символами.
Кавычки не заменяют цифры, математические и химические знаки, специальные символы, которые используются не только в таблице, но и в приложении.
Само наименование состоит из головки, заголовок, боковика и прографки. Остальные элементы относятся к хвосту, который делится на прографку и боковик. Последняя часть и головка считаются заголовочными элементами. В прографке отображаются сведения, из-за которых составлялась таблица. До начала выполнения работы рекомендуется продумать структуру боковика и головки. Таким способом пользователь оптимально систематизирует сведения.
Другие советы, как правильно оформлять таблицу по ГОСТу:
- Начало — нумерационный заголовок, состоящий из слова «Таблица» и порядкового номера. Он используется для упрощения ссылки на данные.
- По тематическому заголовку определяется содержимое ячеек. Для компактности документа объединяются тематический и нумерационный заголовки.
- Если по высоте графы не помещаются на странице, выполняется соответствующая отметка на следующей. Таким способом читатель сможет быстро сориентироваться в документе.
- По всем страницам соблюдается единообразие. При необходимости на других страницах повторяется головка полностью с заголовками либо номерами граф.
- Чтобы уменьшить расстояние в ячейках, выбирается меньший шрифт. Если строки по ширине не помещаются на странице, рекомендуется написать продолжение таблицы на следующей странице. Для этого понадобится перенести определённую её часть: левая будет находиться отдельно от правой. При необходимости таблица делится на больше частей. Для ориентира подходят заголовки, нумерация, линии в качестве внешней границы.
- ГОСТ 2.004-88 ЕСКД. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ
- ГОСТ 2.104-68 ЕСКД. Основные надписи
- ГОСТ 2.106-68 ЕСКД. Текстовые документы
- ГОСТ 2.109-73 ЕСКД. Основные требования к чертежам
- ГОСТ 2.301-68 ЕСКД. Форматы
- ГОСТ 2.304-81 ЕСКД. Шрифты чертежные
- ГОСТ 2.316-68 ЕСКД. Правила нанесения на чертежах надписей, технических требований и таблиц
- ГОСТ 2.321-84 ЕСКД. Обозначения буквенные
- ГОСТ 2.503-90 ЕСКД. Правила внесения изменений
- ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
- ГОСТ 7.32-91 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления
- ГОСТ 8.417-81 ГСИ. Единицы физических величин
- ГОСТ 13.1.002-80 Репрография. Микрография. Документы для съемки. Общие требования и нормы
- ГОСТ 21.1101-92 СПДС. Основные требования к рабочей документации
- ГОСТ 28388-89 Система обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения
Как правильно разделить таблицу в дипломной работе
С задачей разделить таблицу в дипломе сталкиваются многие студенты.
Если таблица имеет небольшое количество граф, но при этом количество строк выходит за пределы страницы, то ГОСТом разрешается разделить таблицу и поместить одну ее часть рядом с другой (конечно, в пределах страницы), но обязательно повторяем головку. Таким образом, например, таблицу, состоящую из 2 граф, можно разделить по горизонтали на две части и поместить вторую часть рядом так, чтобы получилось четыре графы. 1 и третья, 2 и четвертая графы будут иметь одинаковый заголовок.
Если в таблице количество граф выходит за пределы страницы, то можно таблицу разделить, поместив вторую часть ниже, повторив при этом боковик. Вместо полного названия головки или боковика можно при их повторении использовать соответствующие арабские цифры.
Как правило, тексты квалификационной (учебной) работы иллюстрируют графиками, диаграммами, схемами, чертежами, фотографиями, которые называют рисунками.
Иллюстрации, изображающие графики (диаграммы), оформляют по ГОСТ Р 50-77-88 «Рекомендации. Единая система конструкторской документации. Правила выполнения диаграмм».
Рисунки нумеруют в пределах раздела, например: Рис.2.3 (третий рисунок второго раздела).
Если в квалификационной (учебной) работе содержится только один рисунок, то его не нумеруют.
На каждый рисунок должна быть ссылка в тексте, например «… приведено на рис.2.3» или «… составим схему замещения (рис.2.5)».
При повторной ссылке на одну и ту же иллюстрацию указывают сокращенно слово «смотри», например: (см. рис.2.3).
Рисунки выполняют с помощью компьютера. В случае необходимости их выполняют от руки и в цвете.
- Рисунки могут быть расположены по тексту документа после первой ссылки на них или размещены на отдельных листах так, чтобы их было удобно рассматривать без поворота страницы или с поворотом по часовой стрелке.
- Для квалификационной (учебной) работы рекомендуется расположение рисунков на отдельных страницах (листах).
- Страницы (листы) с рисунками учитывают в общей нумерации.
- Рисунки небольшого размера помещают на странице по 2 – 3 шт.
- Допускается оформление рисунков в формате A3 (они подшиваются в квалификационной (учебной) работе в сложенном виде).
- Рисунки должны иметь номер и название и могут иметь поясняющие надписи.
От текста до верхнего края рисунка и от нижнего края рисунка до подрисуночной надписи отступают 2 интервала (1 см).
Подрисуночная надпись выполняется кеглем 12 в основном центрованным способом в границах ширины рисунка (если она более одной строки, то строки пишут через одинарный интервал).
От подрисуночной надписи до последующего текста отступают 2 интервала.