Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как писать объяснительную на работе». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Только работодатель или уполномоченное от него лицо имеют право требовать, чтобы работник давал письменные объяснения по поводу того или иного факта. Ни один другой начальник, в том числе, начальник кадров или начальник отдела не имеет права требовать от сотрудника такого документа.
Уведомление работника о даче объяснения
Существует определённый порядок уведомления работника. В случае его несоблюдения он может оспорить взыскание в суде.
Процедура назначения взыскания обозначена в кодексе, но она имеет много формальностей, которые очень важно соблюдать. В случае их несоблюдения легко можно обжаловать приказ.
Однако происходит редко: начальники часто исходят из дисциплинарного наказания. Это работает, пока кто-то из подверженного наказания не обратится за проверкой.
Они начинают проверять все, в том числе и то, соответствует ли процедура формальным требованиям трудового кодекса. И если работодатель что-то упустил — велик шанс, что гонорар будет отменен, а работник получит право на компенсацию.
Образцы объяснительных записок
В составлении объяснительных записок очень важно быть внимательным и не допускать ошибок. Не редко бывают случаи, когда правильные объяснения позволяют избежать наказания или же наоборот — неграмотные пояснения могут усугубить ситуацию. Даже малейшие ошибки в пояснениях могут повлечь за собой ситуации, когда всплывают несколько систематических нарушений, а значит они караются более строгим наказанием.
Лучше всего следователь таким правилам:
- писать кратко. Длинные рассказы могут ввести в заблуждение. Часто бывает, что длинные истории влекут за собой длинные приказы о дисциплинарных взысканиях;
- писать лучше всего лишь актуальную информацию, касающуюся строго определенного случая, чтобы руководителю не пришлось читать лишнюю предысторию, не относящуюся к делу. Сразу переходите к сути дела, т.е. к моменту совершения проступка;
- постарайтесь максимально разъяснить всю ситуацию своему руководителю. Никто не запрещает вам доказывать свою невиновность;
- объективность тоже должна быть учтена. Не стоит снимать с себя вину, если, например, вы не были на работе из-за того, что переборщили со спиртным. Если для защиты нет объективных аргументов, легче признать вину;
- во время написания объяснительной записки не стоит уделять внимание красоте, лучше сделать упор на простоте. Чем сложнее предложения, тем хуже будет текст для восприятия;
- хорошее пояснение — краткое пояснение. Все просто, понятно и без бессмысленных слов;
- грамматические и стилистические ошибки, кляксы, перечеркивания, неразборчивое написание и даже испачканная бумага навряд ли помогут руководителю принять нужное вам решение.
Когда необходимо такое требование и почему
Требовать с сотрудника объяснительную наниматель может только в тех случаях, когда имело место нарушение трудового законодательства:
Потребовать объяснения работодатель может как устно, так и письменно. Однако письменное требование предпочтительнее, поскольку оно будет служить доказательством того, что оно действительно было составлено и объяснения были затребованы. Кроме того, на таком документе фиксируют дату совершения дисциплинарного проступка и указывают, до какого времени сотрудник должен дать письменные объяснения. На это дается 2 рабочих дня.
Если работник действительно дорожит своим рабочим местом, то в его интересах дать объяснения. Работодатель должен понимать, каковы его дальнейшие действия, поэтому объяснительная от сотрудника необходима. Но если тот ее так и не предоставит, то это не нужно трактовать в качестве доказательства вины работника в том или ином происшествии.
Что такое объяснительная записка?
Она не входит в систему бланков внутреннего и кадрового делооборота предприятия, так как необходимость в ее составлении возникает только при отклонении от штатных условий труда — опозданиях на работу, прогулах, причинении имущественного ущерба и т.д.
Составление объяснительной является правом, а не обязанностью сотрудника, однако отказ от дачи объяснений может привести к крайне неблагоприятным последствиям, вплоть до увольнения.
Выделим основные правила, которые учитываются при составлении указанного документа:
Объяснительная на работу пишется в произвольной форме самим сотрудником. Закон не содержит типовой формы указанного документа, однако работник должен придерживаться общих правил оформления.
Эта бумага подлежит регистрации с присвоением входящего номера, а при составлении в рамках служебного расследования — прикладывается к материалам проверки.
Основные причины написания объяснительной записки
Если работник не смог в полной мере выполнить должностные обязанности, он должен объяснить, какие причины этому поспособствовали. Это может быть:
- Опоздание к началу рабочего дня. Для подтверждения своей невиновности нелишним будет приложить справку или повестку.
Что будет, если отказаться от написания объяснительной записки?
Подчинённый может отказаться от предоставления объяснительной. Наказания или дисциплинарного взыскания за отказ не предусматривается законом.
Руководитель не вправе принуждать сотрудника писать объяснительную. Однако, стоит понимать, что отказ не освобождает служащего от ответственности за совершенное нарушение.
В этом случае руководитель составляет акт об отказе сотрудника в предоставлении письменных объяснений, подписанный двумя свидетелями. Запрос объяснительной – это обязанность руководства. Отказ от её написания – право работника.
Отказ от составления документа – это не всегда разумное решение. Начальство может расценить гордое молчание, как признание того, что проступок был совершён намеренно. Объяснение же причин нарушения трудовой дисциплины с прикреплёнными доказательствами невиновности могут сгладить ситуацию.
Если же конфликт уже разгорелся, несмотря на эмоции обеим сторонам стоит обезопасить свои позиции юридически. Для работодателя этой самой безопасностью может стать запрос объяснений в письменной форме, а для подчинённого – предоставление объяснительной в установленные сроки.
Несмотря на то, что объяснительная не имеет унифицированного бланка, составляется она по определенным правилам:
- В первую очередь заполняется шапка документа, которая располагается в верхнем углу с правой стороны листа. В ней указывается информация о том, кому предназначена записка, пишется должность, наименование организации и фамилия с инициалами. Ниже пишется информация о том, кто является автором документа, также указывается должность и фамилия с инициалами.
- Далее в новой строке в центре листа пишется наименование документа, например, «Объяснительная записка».
- С красной строки пишется основная часть, в которой описывается нарушение, рассказывается причина, по которой оно было совершенно. Также в данной части следует указать, какое наказание предназначается, например материальный ущерб или проведение профилактической беседы. Кроме этого, в конце можно принести извинения и обещание того, что больше подобного не повторится.
- Ниже, слева, указывается дата составления документа.
- Справа, напротив, подпись провинившегося с расшифровкой.
В случае составления записки в печатном виде подпись все равно ставится от руки.
Составляться объяснительная записка может по разным причинам, чаще всего это:
- отсутствие на рабочем месте;
- совершение ошибки в работе, несоблюдение должностной инструкции;
- невыполнение рабочего плана;
- в налоговую службу;
- от кассира;
- в детский сад;
- в университет;
- классному руководителю в школе;
- отсутствие на родительском собрании.
Уведомление работника о даче объяснения
Как уже было упомянуто, работодатель обязан запросить у своего сотрудника письменное пояснение до применения дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ). Кроме того, установлены сроки, в которые должно быть дано объяснение – два рабочих дня. Основываясь на том, что законодателем отводится определенное время, работодатель должен зафиксировать документально дату, когда он попросил своего сотрудника предоставить записку. Обязательного требования об этом нет, однако с практической точки зрения такой документ будет нелишним. Во-первых, это отправная дата, а во-вторых, документальное подтверждение того, что права работника не были нарушены. Приводим ниже пример, чтобы было понятно, что должно быть в нем указано и как написать. Объяснительную записку запрашивают на бланке письма с подписью представителя от работодателя, в компетенции которого выносить дисциплинарные взыскания. Как правило, это руководитель или лицо, которому делегированы эти полномочия.
Объяснительная записка
Следует помнить, что «дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка» (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Факт его обнаружения подтверждается актом, а не требованием. Поэтому от даты обнаружения (которая в идеале должна совпасть с датой составления акта) и следует отсчитывать этот месяц, а не от даты затребования письменных объяснений.
Итак, «до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение». Как видите, закон не указывает точно, должно ли требование объяснений происходить в устном или письменном виде. В особенно сложных случаях, когда и работник, и работодатель настроены очень серьезно и намерены идти, что называется, до победного конца, работодатель должен запросить у работника объяснения письменно, чтобы потом иметь возможность подтвердить соблюдение процедуры, предписанной для наложения дисциплинарных взысканий статьей 193 ТК РФ (Пример 1). Утвержденной формы этого кадрового документа никогда не существовало, потому в каждой организации его оформляют на свой лад. Даже вид документа для этого используют разный (уведомление, требование, письмо и др.), хотя корректнее называть его именно «требование», потому что в ч. 1 ст. 193 ТК РФ говорится о том, что нужно «затребовать» письменное объяснение 1 . Уведомление по смыслу имеет другой оттенок – происходит информирование и нет требования что-либо сделать. Письмо – исходящий документ, который направляется в стороннюю организацию или физическому лицу, а работник не такой уж «чужой» человек.
В случае применения какой-либо из мер дисциплинарного взыскания работодатель обязан соблюдать порядок применения взысканий, установленный Трудовым кодексом РФ. Согласно утвержденному порядку, работодатель должен потребовать у работника письменные объяснения по факту совершенных проступков. Из данного объяснения работодатель может установить причины, которыми было вызвано то или иное действие работника. В том числе, на основании объяснительной записки работодатель может сделать вывод о том, применять ли меры взыскания к работнику. При этом необходимо учитывать тяжесть совершенного проступка, обстоятельства, при которых он был совершен, а также предшествующее поведение работника, его отношение к выполняемой работе, ответственность и рекомендации от непосредственного руководителя.
Далее необходимо указать название документа, в названии целесообразно зафиксировать причину, по которой у работника были затребованы объяснения. Например: «акт об отказе работника предоставить объяснения по факту причинения материального ущерба работодателю». Образец акта отказа от объяснительной мы предоставим в конце статьи.
Отказ писать объяснительную на работе
Поэтому работник имеет право отказывать всем, кроме работодателя. Никаких санкций ему за это не будет! Но он обязан писать объяснительную на работе по требованию работодателя, тем более, если на рабочем месте произошло происшествие. Требование предоставить объяснения должно быть предъявлено работнику в письменном виде. Если же работник отказывается писать объяснительную, то он также должен представить работодателю отказ в письменном виде.
Но директор должен быть назначен на должность соответствующим приказом от учредителей предприятия или лично работодателя. В его должностных обязанностях должны быть указаны полномочия по применению к работникам дисциплинарных взысканий. А наложить на работника взыскание, не получив письменных объяснений, работодатель или его уполномоченное лицо не имеют права.
Могу ли я отказаться писать объяснительную
К дисциплинарным взысканиям, в частности, относится увольнение работника по основаниям, предусмотренным пунктами 5, 6, 9 или 10 части первой статьи 81, пунктом 1 статьи 336 или статьей 348.11 настоящего Кодекса, а также пунктом 7 или 8 части первой статьи 81 настоящего Кодекса в случаях, когда виновные действия, дающие основания для утраты доверия, либо соответственно аморальный проступок совершены работником по месту работы и в связи с исполнением им трудовых обязанностей.
Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.
Зачем пишут объяснительную записку
Объяснительная — это способ оправдаться перед руководством. Даже в самых, казалось бы, сложных случаях это может помочь. Как это работает — объясню на примерах.
Допустим, менеджер Петров опоздал на работу. Это заметил начальник и потребовал объяснений.
Петров может отказаться от дачи объяснений совсем — за сам отказ его не накажут. Но подождут два рабочих дня и накажут уже за опоздание: объявят выговор или замечание. Сказать потом в суде, что наказывать без объяснительной было нельзя, не получится, ведь у Петрова была возможность ее написать. А то, что он по собственной воле отказался, не оправдание.
На мой взгляд, отказ — не лучший вариант. Это выглядит как конфронтация сотрудника с руководством. И руководству непонятна не только причина, но и то, что работник собирается делать потом — вдруг он и дальше собирается опаздывать.
Петров может поступить по-другому. Например, написать в объяснительной так:
Иван Петрович, я проспал, поэтому не успел на работу вовремя. Больше такого не повторится.
Работника, скорее всего, накажут: причина опоздания неуважительная. Но даже такая объяснительная лучше, чем никакой. Начальник видит, что работник осознает свою неправоту, не уходит в оппозицию и готов исправиться.
Но объяснительная может быть и такой:
11.12.2019 года я действительно явился на рабочее место с опозданием на 1 час. Причина: в моем подъезде прорвало трубу отопления, в результате чего подъезд залило кипятком и выйти в него из квартиры было невозможно.
Поскольку опоздание произошло по независящим от меня причинам, прошу не применять ко мне дисциплинарные взыскания.
Справку из УК о прорыве трубы прилагаю.
В этом случае наказать человека уже сложнее: он опоздал по независящим от него причинам. Работодатель должен проверить информацию: если она подтвердится, работника не накажут, поскольку основания для взысканий нет.
Даже если начальник не примет доводы сотрудника и решит его наказать, при наличии такой объяснительной и справки приказ будет проще обжаловать в трудовой инспекции и в суде.
Когда могут потребовать объяснений от сотрудника. Писать объяснительную — это право работника. Он может им воспользоваться, а может и отказаться.
ст. 192 ТК РФ
А вот потребовать от работника объяснительную — обязанность работодателя, и отказаться от нее работодатель не может. Без этого нельзя издать приказ о дисциплинарном взыскании или удержать деньги из оклада работника. Без объяснительной работника или без попытки ее истребовать такой приказ незаконен.
Но на практике объяснительную требуют при любом нарушении на работе. Причем требовать могут не только с виновного, но и со свидетелей происшествия, очевидцев или с непосредственного руководителя виновного.
Например, приехал водитель в гараж на поврежденном автомобиле. Начинают собирать объяснительные у всех: у водителя, пассажиров, начальника гаража. При этом, возможно, руководство знает, что водитель не виноват, — возможно, ДТП произошло по вине другого водителя. Но объяснительные нужны, чтобы подтвердить невиновность водителя и не взыскивать с него деньги за ремонт.
Особенность объяснительной — ее требуют до того, как наказать человека. И не факт, что в результате человека накажут. Бывает, что руководство удовлетворяют пояснения и приказ о дисциплинарном взыскании не издается.
Давать объяснения — это не обязанность работника. Отказаться от дачи объяснений может любой. И у работодателя нет права обязать работника давать письменные пояснения. Работодатель — не следователь, а объяснительная — это не показания на допросе.
Правила составления объяснительной
Форма. Единой установленной законом формы для объяснительной нет. Она может зависеть от ситуации. Но, как правило, ее составляют коротко и сухо, ограничиваясь изложением фактов и обстоятельств.
Структура текста. Я рекомендую составлять текст объяснительной следующим образом:
- Укажите полное наименование должности руководителя и наименование организации, например «генеральному директору ООО „Рога и копыта“ Петрову В. В.».
- Укажите автора объяснительной — полностью напишите свою фамилию, имя, отчество и должность в организации.
- Название документа — «объяснительная».
- В некоторых случаях можно указать место составления документа. Иногда это важно — например, если работник находится на больничном и пишет объяснительную не на рабочем месте, а дома.
- Изложите обстоятельства нарушения и причины, по которым оно произошло, место и время.
- Опишите собственную роль в нарушении: что делали, почему и чем руководствовались.
- Укажите последствия нарушения. Это важно: иногда отсутствие последствий смягчает тяжесть наказания. Например, если важный документ потеряли безвозвратно — это может привести к серьезным убыткам. А если этот документ потеряли, но быстро нашли, — последствий нет, значит, и взыскание может быть мягче.
- К чему это привело.
- В конце обязательно поставьте подпись и укажите дату написания.
Акт об отказе писать объяснительную. Образец и бланк 2021-2022 года
Составление акта об отказе писать объяснительную происходит в тех случаях, когда сотрудник организации совершает какой-либо проступок, но не желает давать по его поводу каких бы то ни было разъяснений.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта об отказе писать объяснительную .docСкачать образец акта об отказе писать объяснительную .doc
При этом значимость самого нарушения определяется вышестоящим начальником – если он, руководствуясь законодательством РФ и внутренними нормативно-правовыми актами компании, счел его достаточно серьезным, то он имеет все основания для того, чтобы запросить с подчиненного объяснения.
Давать их или нет, каждый работник решает самостоятельно – по закону составление объяснительной является не обязанностью, а правом сотрудника и никто не вправе принуждать его к этому.
Что еще следует знать
Хорошо, если явка работников бюджетной организации фиксируется автоматически — по электронным пропускам. Но технические устройства есть не везде, поэтому чаще время несвоевременной явки фиксируется актом. Если работник отрицает очевидное, такой акт послужит единственным доказательством нарушения. Важно оформлять его правильно, чтобы потом не возникло оснований для отмены примененного дисциплинарного взыскания.
Еще необходимо иметь в виду, что работник имеет право отказаться от дачи объяснений. Чтобы в таком случае привлечь его к дисциплинарной ответственности, необходимо вручить ему письменное Распоряжение о даче объяснений. С момента его вручения начинает исчисляться двухдневный срок.
Не вовремя пришел на работу, задержался из-за пробок на дороге, пропустил маршрутку или электричку. Все эти действия работника, в конце-концов, заканчиваются одним и тем же – дисциплинарным взысканием. Правда, у собственника или директора есть время хорошо все обдумать и наказать или отказаться от наказания сотрудника.
Грамотно составленная объяснительная за опоздание поможет избежать грозного наказания и необоснованных штрафов. Однако для этого придется потрудиться опоздавшему. В свою очередь кадровая служба предприятия обязана тщательно проверить реальность указанных в документе обстоятельств и установить, насколько можно верить аргументам сотрудника.
Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа →
Это быстро и бесплатно!
Или звоните нам по телефонам (круглосуточно):
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — позвоните нам по телефону. Это быстро и бесплатно!
Читать дальше: Какие документы отдает работодатель при увольнении
Что такое объяснительная записка
Формально, не установлена специальная форма для объяснительной о опоздании на работу. Если учесть все нормы законодательства, включая пленумы высших судебных органов, можно прийти к выводу, что существенными составляющими таких объяснительных должны быть:
- причины, по которым совершено нарушение трудового распорядка;
- детальное изложение обстоятельств;
- документы, фактические независимые оценки фактов, имеющих значение для принятия решения работодателем.
Последний пункт особенно важен, поскольку здесь предполагается неэмоциональная, фактическая оценка событий. Речь идет о том, что опоздание на работу из-за транспорта, который был принудительно остановлен вследствие ДТП на узком мосту – это факт. Его легко подтвердить данными, которые существуют независимо от желания опоздавшего:
- опубликованные сводки ДТП с указанием времени и места чрезвычайной ситуации;
- скриншотами видео с места происшествия, показанных по телеканалам, опубликованных сайтами;
- данными о выдаче билета в общественном транспорте с указанием времени;
- скрином из видеокамеры, включенной в автомобиле во время движения по мосту.