Функции службы управления персоналом организации и их систематизация

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Функции службы управления персоналом организации и их систематизация». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Отрывок, характеризующий Кадровая служба

2. Структура кадровой службы

3. Подбор персонала в отделе кадров

4. Определение структуры функций кадровой службы в ОАО «Волгоцеммаш»

5. Структура службы управления персоналом низовой организации Siemens

6. Должностная инструкция кадровика в 2021 году

7. Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля

8. Определение объемов документооборота и динамики его роста

9. Планирование взаимозаменяемости работников

10. Цели службы управления персоналом

11. Цель работы подразделения

12. Отдел кадров – что это такое

Антонине Павловне не безразлична судьба организации. Она понимает, что большая часть успеха компании зависит от качества персонала. Поэтому она определяет, в каких сотрудниках нуждается предприятие, а затем подбирает их. Это одна из ключевых задач специалиста отдела кадров.

Отрывок, характеризующий Кадровая служба

«Встал в восемь часов, читал Св. Писание, потом пошел к должности (Пьер по совету благодетеля поступил на службу в один из комитетов), возвратился к обеду, обедал один (у графини много гостей, мне неприятных), ел и пил умеренно и после обеда списывал пиесы для братьев. Ввечеру сошел к графине и рассказал смешную историю о Б., и только тогда вспомнил, что этого не должно было делать, когда все уже громко смеялись. «Ложусь спать с счастливым и спокойным духом. Господи Великий, помоги мне ходить по стезям Твоим, 1) побеждать часть гневну – тихостью, медлением, 2) похоть – воздержанием и отвращением, 3) удаляться от суеты, но не отлучать себя от а) государственных дел службы, b) от забот семейных, с) от дружеских сношений и d) экономических занятий». «27 го ноября. «Встал поздно и проснувшись долго лежал на постели, предаваясь лени. Боже мой! помоги мне и укрепи меня, дабы я мог ходить по путям Твоим. Читал Св. Писание, но без надлежащего чувства. Пришел брат Урусов, беседовали о суетах мира. Рассказывал о новых предначертаниях государя. Я начал было осуждать, но вспомнил о своих правилах и слова благодетеля нашего о том, что истинный масон должен быть усердным деятелем в государстве, когда требуется его участие, и спокойным созерцателем того, к чему он не призван. Язык мой – враг мой. Посетили меня братья Г. В. и О., была приуготовительная беседа для принятия нового брата. Они возлагают на меня обязанность ритора. Чувствую себя слабым и недостойным. Потом зашла речь об объяснении семи столбов и ступеней храма. 7 наук, 7 добродетелей, 7 пороков, 7 даров Святого Духа. Брат О. был очень красноречив. Вечером совершилось принятие. Новое устройство помещения много содействовало великолепию зрелища. Принят был Борис Друбецкой. Я предлагал его, я и был ритором. Странное чувство волновало меня во всё время моего пребывания с ним в темной храмине. Я застал в себе к нему чувство ненависти, которое я тщетно стремлюсь преодолеть. И потому то я желал бы истинно спасти его от злого и ввести его на путь истины, но дурные мысли о нем не оставляли меня. Мне думалось, что его цель вступления в братство состояла только в желании сблизиться с людьми, быть в фаворе у находящихся в нашей ложе. Кроме тех оснований, что он несколько раз спрашивал, не находится ли в нашей ложе N. и S. (на что я не мог ему отвечать), кроме того, что он по моим наблюдениям не способен чувствовать уважения к нашему святому Ордену и слишком занят и доволен внешним человеком, чтобы желать улучшения духовного, я не имел оснований сомневаться в нем; но он мне казался неискренним, и всё время, когда я стоял с ним с глазу на глаз в темной храмине, мне казалось, что он презрительно улыбается на мои слова, и хотелось действительно уколоть его обнаженную грудь шпагой, которую я держал, приставленною к ней. Я не мог быть красноречив и не мог искренно сообщить своего сомнения братьям и великому мастеру. Великий Архитектон природы, помоги мне находить истинные пути, выводящие из лабиринта лжи». После этого в дневнике было пропущено три листа, и потом было написано следующее: «Имел поучительный и длинный разговор наедине с братом В., который советовал мне держаться брата А. Многое, хотя и недостойному, мне было открыто. Адонаи есть имя сотворившего мир. Элоим есть имя правящего всем. Третье имя, имя поизрекаемое, имеющее значение Всего . Беседы с братом В. подкрепляют, освежают и утверждают меня на пути добродетели. При нем нет места сомнению. Мне ясно различие бедного учения наук общественных с нашим святым, всё обнимающим учением. Науки человеческие всё подразделяют – чтобы понять, всё убивают – чтобы рассмотреть. В святой науке Ордена всё едино, всё познается в своей совокупности и жизни. Троица – три начала вещей – сера, меркурий и соль. Сера елейного и огненного свойства; она в соединении с солью, огненностью своей возбуждает в ней алкание, посредством которого притягивает меркурий, схватывает его, удерживает и совокупно производит отдельные тела. Меркурий есть жидкая и летучая духовная сущность – Христос, Дух Святой, Он». «3 го декабря. «Проснулся поздно, читал Св. Писание, но был бесчувствен. После вышел и ходил по зале. Хотел размышлять, но вместо того воображение представило одно происшествие, бывшее четыре года тому назад. Господин Долохов, после моей дуэли встретясь со мной в Москве, сказал мне, что он надеется, что я пользуюсь теперь полным душевным спокойствием, несмотря на отсутствие моей супруги. Я тогда ничего не отвечал. Теперь я припомнил все подробности этого свидания и в душе своей говорил ему самые злобные слова и колкие ответы. Опомнился и бросил эту мысль только тогда, когда увидал себя в распалении гнева; но недостаточно раскаялся в этом. После пришел Борис Друбецкой и стал рассказывать разные приключения; я же с самого его прихода сделался недоволен его посещением и сказал ему что то противное. Он возразил. Я вспыхнул и наговорил ему множество неприятного и даже грубого. Он замолчал и я спохватился только тогда, когда было уже поздно. Боже мой, я совсем не умею с ним обходиться. Этому причиной мое самолюбие. Я ставлю себя выше его и потому делаюсь гораздо его хуже, ибо он снисходителен к моим грубостям, а я напротив того питаю к нему презрение. Боже мой, даруй мне в присутствии его видеть больше мою мерзость и поступать так, чтобы и ему это было полезно. После обеда заснул и в то время как засыпал, услыхал явственно голос, сказавший мне в левое ухо: – „Твой день“. «Я видел во сне, что иду я в темноте, и вдруг окружен собаками, но иду без страха; вдруг одна небольшая схватила меня за левое стегно зубами и не выпускает. Я стал давить ее руками. И только что я оторвал ее, как другая, еще большая, стала грызть меня. Я стал поднимать ее и чем больше поднимал, тем она становилась больше и тяжеле. И вдруг идет брат А. и взяв меня под руку, повел с собою и привел к зданию, для входа в которое надо было пройти по узкой доске. Я ступил на нее и доска отогнулась и упала, и я стал лезть на забор, до которого едва достигал руками. После больших усилий я перетащил свое тело так, что ноги висели на одной, а туловище на другой стороне. Я оглянулся и увидал, что брат А. стоит на заборе и указывает мне на большую аллею и сад, и в саду большое и прекрасное здание. Я проснулся. Господи, Великий Архитектон природы! помоги мне оторвать от себя собак – страстей моих и последнюю из них, совокупляющую в себе силы всех прежних, и помоги мне вступить в тот храм добродетели, коего лицезрения я во сне достигнул».

Структура кадровой службы

Структура отдела зависит, во-первых, от размера компании (численности штата), а во-вторых, от тактических задач, поставленных перед специалистами по кадрам. В маленьких компаниях кадровое делопроизводство поручают бухгалтеру или даже секретарю. Если же компания большая, активно развивающаяся, заинтересованная в быстром и эффективном закрытии вакансий, удержании персонала, его развитии, тогда по каждому из направлений работы должны работать отдельные специалисты или группы специалистов, например:

отдел кадров (делопроизводство);
служба охраны труда (обязателен выделенный специалист, если в штате организации более 50 человек);
отдел рекрутинга;
отдел адаптации;
ассесмент-центр;
учебный центр;
департамент компенсаций и льгот.

Подбор персонала в отделе кадров

Для поиска сотрудников кадровик своевременно подает информацию в СМИ и службу занятости о вакансиях. Иногда руководитель просит размещать вакансии на рекрутинговых сайтах. В таком случае нужно подробно расписать условия, график работы, требуемые навыки и многое другое, чтобы сразу отсеять неподходящих соискателей.

При проведении собеседования Антонина Павловна научилась оценивать, насколько подходит кандидат, на какую должность его поставить.

Определение структуры функций кадровой службы в ОАО «Волгоцеммаш»

Комплексный анализ теоретико-методологических подходов к систематизации функций служб управления персоналом позволил автору разработать соответствующие рекомендации, внедренные в деятельность ОАО «Волгоцеммаш». Особенности организации кадровой работы в данном ОАО во многом обусловлены технико-технологическими особенностями производства и условий труда, что требует решения проблем декомпозиции функций управления персоналом, их унификации и дальнейшего укрупнения. При этом возникает необходимость определения структуры функций службы управления персоналом заводоуправления и отдельных производственных подразделений. Одновременно типовые структуры функций служб управления персоналом должны быть достаточно гибкими, позволяющими учитывать особенности кадровой работы в подчиненных ОАО «Волгоцеммаш» структурах.

При этом на первый план выходят функции, связанные с обеспечением функционирования комплексной системы управления персоналом в ОАО «Волгоцеммаш» (рис. 1). В свою очередь, функции системы управления персоналом подразделяются на те, что выполняются в режиме функционирования системы управления персоналом, в режиме поддержания системы управления персоналом и в режиме развития системы управления персоналом. Соответственно, управление персоналом общества подразделяется на управление функционированием персонала, управление поддержанием (социальным обеспечением) персонала и управление развитием персонала.

Структура службы управления персоналом низовой организации Siemens

---------------------------------------------------------------------------¬
¦ Руководитель службы управления персоналом ¦
L-----------T------------------------T------------------------T-------------
 ¦ ¦ ¦
 -----------+------------¬-----------+----------¬ ------------+----------¬
 ¦ Руководитель отдела по¦¦ Руководитель отдела ¦ ¦ Руководитель отдела ¦
-+ оперативной работе с ¦¦ учета и расчетов с +¬¦ технического обучения+¬
¦¦ персоналом ¦¦ персоналом ¦¦¦ ¦¦
¦L------------------------L----------------------¦L-----------------------¦
¦------------------------¬----------------------¬¦-----------------------¬¦
¦¦- планирование ¦¦Расчеты с персоналом ¦¦¦Техническая и ¦¦
¦¦потребности в персонале¦¦(ЗП и другие выплаты)++¦маркетинговая учеба ++
¦¦- организация труда ¦¦(9 чел.) ¦¦¦(5 чел.) ¦¦
¦¦- отбор и адаптация ¦L----------------------¦L-----------------------¦
++- высвобождение ¦----------------------¬¦-----------------------¬¦
¦¦персонала ¦¦Учет и ведение ¦¦¦Ведение сводного банка¦¦
¦¦- внутриорганизационные¦¦делопроизводства ++¦данных о персонале ++
¦¦перемещения (8 чел.) ¦¦(1 чел.) ¦¦¦(2 чел.) ¦¦
¦L------------------------L----------------------¦L-----------------------¦
¦------------------------¬----------------------¬¦-----------------------¬¦
¦¦- организация обучения ¦¦Специальные функции: ¦¦¦Социально- ¦¦
¦¦персонала ¦¦- оплата ¦¦¦психологическая ¦¦
++- работа ¦¦командировочных ¦¦¦поддержка персонала и ++
¦¦с практикантами ¦¦- оплата сверхурочных¦¦¦руководителей (3 чел.)¦¦
¦¦(4 чел.) ¦¦- страхование ¦¦L-----------------------¦
¦L------------------------¦персонала +------------------------¬¦
¦------------------------¬¦- регистрация ¦ ¦Медицинское ¦¦
¦¦Специальные функции УП:¦¦документов (4 чел.) ¦ ¦обслуживание (7 чел.) +-
¦¦- годовые оценочные ¦L---------------------- L-----------------------
¦¦собеседования ¦
¦¦- совершенствование ¦
L+систем мотивации и ¦
 ¦оплаты труда ¦
 ¦- социальные льготы и ¦
 ¦компенсации (9 чел.) ¦
 L------------------------

Рис. 2

Формирование службы управления персоналом обычно начинают с очерчивания наиболее очевидных задач, которые она призвана решать (обеспечение проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, аттестации, прохождения испытаний; оформление кадровых решений и ведение кадровой документации; консультирование работников по основным вопросам и ограничениям, связанным с выполнением ими функциональных обязанностей; анализ уровня профессиональной подготовки и организация переподготовки и повышения квалификации).

Определяя миссию работы с персоналом, ориентируются не столько на контрольные функции в обеспечении кадрового ресурса, сколько на процессы профессионализации персонала с целью создания корпуса работников, способных обеспечить качество производства продукции или услуг населению. Цели деятельности кадровой службы предприятия должны определяться, исходя из сформулированной стратегической миссии предприятия, а также с учетом его технологического и ресурсного обеспечения.

Кадровые цели направлены на то, чтобы процесс профессионализации был эффективен, и включают в себя: повышение качества работы персонала; повышение престижности предприятия и формирование мотивации поступления на работу; формирование доверия к предприятию в целом и к работникам в частности; формирование корпоративной философии предприятия, предусматривающей осознание глубокой взаимозависимости от конкретных работников.

Происходящие в России экономические реформы предъявляют повышенные требования к руководителям всех должностных рангов и уровней управления к организации разработки, принятия и реализации решений по формированию эффективных управленческих команд. Зарубежный и накапливаемый отечественный опыт показывают, что роль руководителя при формировании управленческих команд является ключевой. От того, насколько эффективно будут приняты решения в данной сфере управленческой деятельности, и будут в целом зависеть результаты работы предприятий.

При формировании службы управления персоналом организации принципиально важным является вопрос о численности и составе работников этой службы, их доле в общей численности персонала. В решении этого вопроса следует учитывать сложившиеся как в России, так и в других странах мира пропорции (табл. 3).

Должностная инструкция кадровика в 2021 году

В настоящее время утвержден и введен в действие профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом», регистрационный номер 559 (Приказ от 06.10.2015 № 691н). Профессиональный стандарт содержит описание и характеристику функций, входящих в деятельность по управлению персоналом, на основе которых можно сформулировать должностные требования к конкретным специалистам.

Также действует Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (Постановление от 21.08.1998 № 37). В нем содержатся квалификационные характеристики, предназначенные для правильного подбора, расстановки и использования сотрудников, обеспечения единства при определении должностных функций кадровиков и предъявляемых к ним квалификационных требований.

Эти документы являются основой для определения функций и должностных обязанностей отдела кадров и для определения квалификационных требований, предъявляемых к сотрудникам службы.

Кадровая работа (делопроизводство и управление персоналом) стратегически важный участок в любой компании. Однако возникают вопросы. Например, такие: стоит ли создавать отдельное структурное подразделение, отвечающее за кадры? Или для этого достаточно выделить одного специалиста? Как изменить кадровую службу при слиянии компаний? И как в этом случае организовать работу ее сотрудников? Найдем ответы.

Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля

Помимо первичных документов, существуют и производные (вторичные), которые основаны на исходной информации первых. Эти документы выполняют следующие задачи:

содержат в себе всю полноту информации кадрового отдела;
служат для хранения данных документооборота;
помогают наладить процесс поиска необходимой документации.

В сфере кадрового делопроизводства для регистрации документов используются специальные журналы (в некоторых случаях книги). Они необходимы для учёта движения всей документации и сохранности информации. В случае возникновения споров между нанимателем и работником они помогают решить многие вопросы (служат задокументированным доказательством того или иного факта).

Уровень компетентности КС и пределы полномочий разделяют так:

Полная подчиненность административному управляющему (все координирующие схемы находятся в единой подсистеме).
Прямое подчинение директору предприятия.
Имеет статус второй ступени в вертикали после руководителя.
В управление предприятием включена КС.

Организационная схема службы зависит от:

деятельности;
количества работников по штату;
уровня управленческого потенциала КС.

Определение объемов документооборота и динамики его роста

После того как все процессы делопроизводства, актуальные для конкретной организации, выявлены, нужно определиться с объемом документов относительно каждого из них.

Вид документа	Количество

Входящие письма
Исходящие письма
Служебные записки
Приказы ОРД
Договоры
Итого зарегистрировано

Планирование взаимозаменяемости работников

Распределяя задачи между работниками отделов, обязательно следует подумать и о взаимозаменяемости работников на случай командировки, отпуска или больничного кого-либо из них. В случае отсутствия на работе каждого из работников его функции берут на себя коллеги по отделу. Не обязательно в полном объеме: возможно, решаться будут только оперативные задачи, но простоев быть не должно. В идеале каждый работник должен точно знать, кто и в какой степени в экстренном случае временно возьмет на себя обязанности отсутствующего.

Работа по распределению обязанностей между работниками службы ДОУ на этом не завершается. В течение некоторого времени после того, как переформированный отдел приступит к своим обязанностям, за ним следует пристально наблюдать: все ли было учтено, нет ли перегибов, не получилось ли так, что кто-то из сотрудников «зашивается», а у другого сплошные простои. Кроме того, с ростом компании растет и объем делопроизводства, за этим тоже надо следить и вовремя реагировать, корректируя функционал и численность работников.

Грамотное распределение обязанностей и ответственности в компании – одно из важнейших условий эффективного и производительного труда. Как показывает многолетний опыт компаний, занимающихся , во многих организациях не существует четкого разделения труда между сотрудниками и подразделениями, нет конкретных должностных инструкций. Следовательно, нет и ответа на вопрос: «Кто за что отвечает?». Разделение труда позволяет расставлять персонал по рабочим местам с учетом личных способностей, профессиональных и деловых качеств, поднять работоспособность и трудовую отдачу работников. В свою очередь, рационализировать и оптимизировать разделение труда в организации невозможно без его регламентации.

кадровый учёт москва

Одним из основных регламентирующих документов в компании являются должностные инструкции, которые полно и четко отражают функциональные обязанности работников, их права и ответственность. От того, насколько правильно и грамотно они составлены, во многом зависит слаженность и продуктивность работы всей организации. Должностные инструкции в относятся к группе так называемых факультативных документов, т.е. формально они не являются обязательными кадровыми документами, однако их разработка, наличие, применение рекомендованы или предписаны многими государственными положениями и приказами.

Должностная инструкция содержит информацию, необходимую как руководству, так и компаниям по поиску персонала для осуществления обоснованного отбора кандидатов на вакантные должности. Она содержит следующие разделы.

Цели службы управления персоналом

Для того, чтобы обеспечивать эффективную работу службы управления персоналом, экономистами выделяются такие цели, как: производственная, коммерческая, экономическая, социальная и научно-техническая. Сущность производственной цели заключается в обеспечении установленных объемов продукции, а также в оказании услуг определенного уровня качества.

Коммерческие цели призваны обеспечить реализацию услуг и продукции в установленные сроки. Экономическая цель предусматривает получение прибыли от реализации услуг или товаров заданного качества и объемов.

Суть научно-технической цели заключается в обеспечении заданного научно-технического уровня услуг и товаров, в непрерывном повышении производительности труда в соответствии с новыми технологиями.

Любая деятельность в области управления может представляться в организации в качестве системы управления людьми, а также в качестве их трудовой деятельности. Основой любого управления, на основании теории менеджмента, являются пять функций: организация, планирование, координация, контроль и мотивация, которые отражаются в классической системе функций управления персоналом.

Для того, чтобы достигнуть социальной цели организации, важным является осуществление функций системы управления персоналом.

Замечание 2

Социальная цель предполагает должный уровень обеспечения предприятия рабочими кадрами, их социальное и профессиональное развитие, а также эффективное использование.

В современных условиях, функциями кадровой службы являются конкретные виды деятельности в области управления, которые формируют циклические процессы управления персоналом.

Трудовая книжка является одним из основных документов, подтверждающих трудовую деятельность.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (с изм. от 6 февраля 2004 г.) (далее – Постановление № 225) введены новые трудовые книжки и вкладыши к ним.

По формату новая трудовая книжка приближена к паспорту. Книжка состоит из 44 страниц, изменен цвет обложки с зеленого на серый. На обложке отпечатан фольгой герб России и название бланка «Трудовая книжка». При изготовлении книжек использованы современные полиграфические технологии, специальное оборудование, а также усилена защищенность. Разработана новая бумага с химзащитой и эксклюзивным водяным знаком, состоящим из аббревиатуры «ТК». Применение в печати сложных графических сеток, ирисовой печати, а также шитье книжки защищенными нитками специальным швом, исключающим возможность замены листов.

Вкладыши нового образца имеют 36 листов и исполнены так же, как и трудовая книжка. Вкладыш имеет бумажную обложку серого цвета. Графы трудовой книжки изготовлены в соответствии с утвержденной формой.

Необходимость замены трудовых книжек и вкладышей к ним обусловлена заменой российской символики и необходимостью более эффективно защищать документ, на основании которого гражданину впоследствии начисляется пенсия.

В соответствии с п. 2 Постановления № 225 трудовые книжки ранее установленных образцов (1938 и 1974 гг.), а также трудовые книжки колхозников остаются действительны и обмену на новые не подлежат.

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением № 225) (далее – Правила) ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. В сложившейся практике такой приказ обычно издается в небольшой организации, где штатным расписанием не предусмотрен не только отдел кадров, но и должность специалиста по кадрам. Трудовые книжки в такой организации могут вести бухгалтеры или секретари и другие, совмещая эту работу с основной деятельностью по трудовому договору. В крупных организациях, имеющих в своей структуре отделы кадров, как правило, вместо издания приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками включают соответствующую информацию в должностные инструкции работников этого отдела. Такой подход является, на мой взгляд, более практичным, так как прием на работу специалиста по кадрам, должность которого предусматривает ведение трудовых книжек, оформляется приказом. Издание дополнительного приказа о назначении такого работника ответственным за ведение трудовых книжек представляется излишним.

По записям в трудовой книжке можно определить характер выполняемой работы, общий и непрерывный трудовой стаж, а также сведения, дающие право работнику на льготы и преимущества при назначении пособий по социальному страхованию, выплате повышенных ставок и окладов, назначении пенсий, в том числе на льготных условиях; причины переводов на другую работу и увольнений. В трудовой книжке отмечаются данные о поощрениях и награждениях, свидетельствующие о добросовестном отношении работника к труду.

Каждый кадровый работник обязан проводить определенную поэтапную работу с трудовыми книжками: во-первых проверка записей, сделанных на предыдущих работах или, в случае начинающих трудовую деятельность, заведение трудовой книжки, а также при необходимости заведение вкладышей в трудовые книжки; во-вторых, внесение соответствующих записей при приеме, переводе, увольнении; в-третьих учет и оформление выдачи трудовых книжек на руки; и наконец, сдача трудовых книжек в органы социального обеспечения при выходе работника на пенсию.

Необходимо пояснить какими нормативными актами регламентирован процесс оформления, ведения и хранения трудовых книжек:

1) прежде всего это Трудовой кодекс РФ, в котором данному вопросу уделено очень мало внимания – ст. ст. 65, 66 и 309;

2) Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225;

3) Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;

4) Постановление Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» (с изм. от 8 августа 2003 г.);

5) Постановление СМ СССР от 13 апреля 1973 г. № 252 «Об утверждении правил исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию»;

6) Приказ Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. № 117н «О трудовых книжках»;

7) Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утв. Приказом Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. № 117н;

8) Постановление Минтруда РФ от 24 июня 1994 г. № 50 «Об утверждении Порядка установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций».

Трудовые книжки должны вестись в обязательном порядке во всех организациях независимо от форм собственности на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работников основной.

В соответствии с внесенными изменениями в ст. 309 ТК РФ работодатель – физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, если данная работа для работников является основной. Работодатель – физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Документом, подтверждающим период работы у такого работодателя, является трудовой договор, заключенный в письменной форме.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу, а не через месяц или когда вдруг работнику понадобится копия трудовой книжки.

В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

1) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) – на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

2) образование – на основании документов об образовании.

Инструкция по заполнению трудовых книжек предлагает следующие варианты записи об образовании: основное общее, среднее общее, начальное профессиональное, высшее профессиональное, послевузовское профессиональное образование. Для студентов, обучающихся на дневных отделениях, образование указывается на основании справки учебного заведения, зачетной книжки, студенческого билета, заверенных соответствующим образом;

3) профессия и/или специальность – на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

Трудовая функция определяется путем установления сторонами трудового договора профессии, специальности, квалификации для рабочего или должности для служащего, по которой будет работать работник.

Профессия – это вид трудовой деятельности, определяемый характером и целью трудовых функций.

Специальность – это более дробное деление профессии, одна из ее разновидностей. Специальность зависит от характера навыков и знаний по данной профессии, приобретенных в процессе специального образования.

Цель работы подразделения

Подразделение требуется для достижения основных целей компании. Оно занимается обеспечением организации кадрами, нужными для ведения деятельности. При этом учитывается, какими навыками, образованием и опытом обладает каждый соискатель, что позволяет эффективно применять потенциал наемного специалиста.

Работники подбираются с применением разных стратегий, для этого размещаются объявления в СМИ или печатных изданиях, а также используются возможности центра занятости. Для определения навыков и знаний соискателей внедряются в работу уникальные методики отбора и тесты. Для улучшения эффективности функционирования организации проводятся процедуры адаптации новичков, а также регулярно специалисты отправляются на курсы повышения квалификации.

Отдел кадров – что это такое

В первую очередь, отдел кадров — это структура, занимающаяся в рамках одного предприятия ведением кадрового делопроизводства. То есть – оформлением трудовых взаимоотношений в рамках рабочей деятельности. Таким образом, фактически является посредником между работодателем и сотрудниками, который обеспечивает должное процессуальное оформление большинства аспектов трудовых взаимоотношений.

Следует понимать, что хоть и непосредственно кадровая служба формируется в первую очередь как минимум в средних и крупных предприятиях, её функции и обязанности в любом случае должны исполняться. Так, функции отдела кадров может исполнять индивидуальный предприниматель лично, бухгалтер или юрист предприятия, или даже привлеченный по принципу аутсорсинга сторонний специалист в зависимости от конкретных потребностей в ведении кадрового делопроизводства.

Часто на отдел кадров возлагаются и дополнительные обязанности по управлению персоналом и менеджменту организации. Основными нормативными документами, в соответствии с которыми работает отдел кадров являются:

Трудовой кодекс Российской Федерации. Именно на основании данного документа проводится большинство процедур, входящих в сферу кадрового делопроизводства.
Постановление Госкомстата №1 от 05.01.2004. Данное постановление ввело унифицированные формы учета, используемые в кадровом делопроизводстве. С 2013 года, однако, они стали необязательными к применению, но на большинстве предприятий используются до сих пор.
Постановление Правительства №225 от 16.04.2003. Это постановление регламентирует порядок ведения трудовых книжек. Непосредственная же инструкция их заполнения, которую также необходимо учитывать кадровым работникам, регламентируется Постановлением Минтруда №69 от 10.10.2003.
Постановление Правительства №719 от 27.11.2006. Означенный документ регулирует ведение в организациях воинского учета, которое чаще всего также возлагается на кадровиков предприятия, однако – может быть делегировано и отдельному подразделению в рамках организации.

Нормативы вышеозначенных документов – это основы правового регулирования деятельности кадровых сотрудников. Кроме них кадровикам необходимо также разбираться и в локальных нормативных актах, действующих у конкретного работодателя. Также следует понимать, что в отдельных государственных службах может быть предусмотрен и иной порядок осуществления кадровых процедур, который также может регулироваться отдельными федеральными или региональными нормативными документами.

Несмотря на достаточный уровень эффективности комплексного подхода к управлению сотрудниками, в одних компаниях главной целью является подбор кадров, в других – планирование карьеры, в третьих – оплата труда и оценка результатов деятельности. Немаловажную роль играют также методики и стиль руководства подчиненными со стороны администрации. В процессе проектирования структуры отдела кадров и организации ее последующей работы стоит помнить, что существование и функционирование того или иного подразделения является оправданным лишь при определенных обстоятельствах. Речь идет о численности сотрудников, объеме управленческой деятельности конкретного вида и т. д. В иных условиях данную функцию может выполнять другое структурное подразделение или отдельное должностное лицо.