Правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В действующих правилах описана процедура выдачи работнику трудовой книжки только при увольнении (прекращении трудового договора). В Порядке № 320н дополнительно приведены особенности выдачи работнику трудовой книжки в случае его отказа от ведения бумажной трудовой книжки.

Запись о работе по совместительству

Если вы оформляете прием по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у работника.

По желанию сотрудника запись о трудоустройстве совместителя вносит основной работодатель. Для этого ему потребуется подписанная руководителем и заверенная печатью справка о работе, в которой будет указано название организации, должность сотрудника, дата и основание приема. Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу по совместительству.

1. В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
2. В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
3. В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), на основании которого сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.

Хранение трудовых книжек

Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя, осуществляет ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся у работодателя как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию работодателя отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя согласно гл. IV Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Обратите внимание: работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В случае неправильного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 44, 45 Порядка № 320н).

О переводе на другую должность

Для правильной записи, свидетельствующей о смене занимаемой должности или о переводе в иную организацию или отдел, нужно отступить 1 строчку от предыдущей заметки и продолжать нумерацию учетных записей арабскими цифрами. Форма записи даты должна быть стандартной (вида 02.02.2017г.), несоблюдение правил оформления может привести к тому, что потребуется исправлять что-либо, что влечет за собой становление книжки непригодной для использования, за что работодатель будет обязан выплатить штраф.

Важно! В случае если перевод по должности происходит в одной и той же компании, то указывать ее полное название необязательно. Можно просто написать номер приказа, на основании которого совершен перевод, нынешнюю должность работника и заверить все это через печать и подпись.

Комментарий к ст. 66 TК РФ

1. Трудовые книжки, являясь основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже, ведутся работодателем по основному месту работы на всех работников, работающих более пяти дней.

2. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках» (СЗ РФ. 2003. N 13. Ст. 1539).

3. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек (БНА РФ. 2003. N 49), а Приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. N 117н «О трудовых книжках» (БНА РФ. 2004. N 3) — образцы трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, а также Порядок обеспечения ими работодателей.

4. В трудовую книжку заносятся сведения, исчерпывающий перечень которых приведен в ч. 4 ст. 66 ТК.

5. По желанию работника работодатель по основному месту работы может внести в трудовую книжку подтвержденные соответствующим документом сведения о его работе по совместительству (см. комментарий к гл. 44 ТК).

6. Работодатели — физические лица не могут вести трудовые книжки на лиц, работающих у них по трудовому договору (см. комментарий к ст. 309 ТК).

Новые формы трудовой книжки и вкладыша

Формы трудовой книжки и вкладыша в нее не менялись с 2003 года. В новые внесены незначительные правки:

• теперь есть указание, что отчество на первой странице (титульном листе) пишется только при его наличии;
• для сведений о работе в трудовой книжке отведено 14 разворотов, для сведений о награждении – ​7 (ранее, напомним, их было поровну – ​по 10);
• сведениям о работе во вкладыше в трудовую книжку посвящено 12 разворотов и 5 – сведениям о награждении (ранее было 9 и 8 соответственно);
• указано, что печать на первую страницу трудовой книжки и вкладыша проставляется при ее наличии;
• в табличной части сведений о работе добавлено, что надо указывать не только статью и пункт закона, но и его часть.

Как исправить ошибку в трудовой книжке?

Даже самые ответственные и внимательные сотрудники иногда совершают ошибки при заполнении ТК. В такой ситуации не нужно паниковать: по действующим правилам внесение исправлений возможно. Итак, как правильно исправить ошибку в трудовой книжке? Главное — помнить, что зачеркивания (как и замазывания) абсолютно неприемлемы.

Например, вы заметили, что допустили ошибку в названии своей компании, однако пытаться исправить каким-либо образом эту запись не нужно. Под записью с ошибкой следует написать следующую фразу: «В наименовании организации была допущена ошибка». После этого необходимо указать правильное наименование.

Если допущена ошибка в записи о приеме на работу или увольнении, нужно под некорректной записью сделать пометку «Запись номер недействительна». Затем в ТК делается новая (правильная) запись.

Если же после записи с ошибкой появились уже другие записи, алгоритм исправления ошибок будет следующим: нужно указать порядковый номер, проставить дату, затем указать, какие сведения не соответствуют действительности и на какие их нужно заменить. В поле 4 нужно указать основания для внесения исправлений (например, реквизиты приказа). Этим способом можно исправлять ошибки и в ТК, и во вкладыше.

Иногда ошибки совершаются при заполнении титульного листа. В этом случае действует исключение: зачеркивания допускаются. Рядом с зачеркиванием нужно написать правильный вариант, заверить его подписью и печатью.

Комментарий к Ст. 66 ТК РФ

1. Трудовые книжки, являясь основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже, ведутся работодателем по основному месту работы на всех работников, работающих более пяти дней.

2. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках» (СЗ РФ. 2003. N 13. Ст. 1539).

3. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек (БНА РФ. 2003. N 49), а Приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. N 117н «О трудовых книжках» (БНА РФ. 2004. N 3) — образцы трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, а также Порядок обеспечения ими работодателей.

4. В трудовую книжку заносятся сведения, исчерпывающий перечень которых приведен в ч. 4 ст. 66 ТК РФ.

5. По желанию работника работодатель по основному месту работы может внести в трудовую книжку подтвержденные соответствующим документом сведения о его работе по совместительству (см. комментарий к гл. 44 ТК РФ).

6. Работодатели — физические лица не могут вести трудовые книжки на лиц, работающих у них по трудовому договору (см. комментарий к ст. 309 ТК РФ).

Другой комментарий к Ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации

1. До последнего времени порядок ведения трудовых книжек регламентировался Постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. «О трудовых книжках рабочих и служащих» и Инструкцией, утвержденной Постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. N 162 (его действие на территории России прекращено в силу п. 2 Постановления Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69).

Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках» утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, а также форма трудовой книжки и форма вкладыша в нее. Органам исполнительной власти субъектов РФ Постановление предлагает провести необходимую работу по введению в организациях, находящихся на их территории, трудовых книжек и вкладышей в них нового образца. Инструкция по заполнению трудовых книжек утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.

Трудовые книжки нового образца введены в действие с 1 января 2004 г. Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат.

Таким образом, новые правила действуют в отношении тех трудовых книжек, которые были введены в действие с 1 января 2004 г. Что касается трудовых книжек прежнего образца, то они должны оформляться по правилам, действовавшим до указанной даты, конечно, в той их части, которая не противоречит новым правилам.

2. Форма трудовой книжки утверждена Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225.

3. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, если работа в этой организации является для работника основной. Поскольку трудовая книжка свидетельствует о трудовой деятельности и трудовом стаже лица, она должна быть оформлена на любого работника, в том числе временного и сезонного. В силу того что на граждан, занятых на общественных работах, распространяется законодательство РФ о труде и социальном страховании (п. 4 ст. 24 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. N 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»), время участия гражданина в общественных работах также заносится в трудовую книжку.

В трудовую книжку по месту работы вносится с указанием соответствующих документов запись:

а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом от 28 марта 1998 г. N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах;

б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

В страховой стаж, необходимый для назначения трудовых пенсий, включаются не только время работы по трудовому договору, но и иные периоды общественно полезной деятельности. Однако работа по гражданско-правовым договорам, а также период предпринимательской деятельности в трудовую книжку не вносятся и их наличие для определения страхового стажа устанавливается иными документами (доказательствами), предусмотренными законодательством (Правила подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. N 555).

Правила ведения трудовых книжек оставляют открытым вопрос о том, подлежат ли фиксированию в них период, в течение которого гражданин получал пособие по безработице, а также период переезда по направлению государственной службы занятости в другую местность для трудоустройства, которые включаются в страховой стаж, необходимый для назначения трудовой пенсии. Как следует из Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, наличие таких периодов подтверждается соответствующей справкой органа государственной службы занятости по установленной форме (п. 23), причем о трудовой книжке здесь также ничего не говорится. В связи с этим данные периоды фиксации в трудовой книжке не подлежат.

Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (см. ст. ст. 60.1, 282 ТК РФ и комментарий к ним). Не могут рассматриваться в качестве совместителей не имеющие другой работы учащиеся, студенты и аспиранты, поступающие на работу к конкретному работодателю; на них должны вестись трудовые книжки на общих основаниях.

Работа на условиях почасовой оплаты, практикуемая в ряде областей общественной жизни (например, в образовательных учреждениях), фиксируется в трудовой книжке на тех же условиях, что и работа по совместительству. Такого рода записи в трудовой книжке могут иметь значение при установлении специального стажа (продолжительности работы в определенной должности или в определенной сфере деятельности).

Периоды, когда работник не работал, но за ним сохранялись рабочее место (должность) и непрерывный трудовой стаж (временная нетрудоспособность, время выполнения государственных или общественных обязанностей, и т.д.), как правило, особо в трудовую книжку не заносятся. Вместе с тем привлечение в соответствии с законодательством работников к систематическому осуществлению определенного вида общественно полезной деятельности с выплатой вознаграждения может фиксироваться в трудовой книжке работника по правилам внесения записи о работе по совместительству.

4. Работодатель — физическое лицо, не обладающее признаками индивидуального предпринимателя (см. ст. 20 ТК РФ и комментарий к ней), не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Документом, подтверждающим время работы у такого работодателя, является письменный трудовой договор (см. ст. 309 ТК РФ и комментарий к ней).

5. Трудовые книжки ведутся на государственном языке РФ, а на территории республики в составе Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком РФ вестись и на государственном языке этой республики.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе. Все записи вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Данное правило не распространяется на случаи, когда награждение работника осуществляется не работодателем, а иным субъектом (компетентным государственным органом).

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Форма личной карточки утверждена Государственным комитетом РФ по статистике (Типовая междуведомственная форма N Т-2, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1).

Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из нее (см. ст. 62 ТК РФ и комментарий к ней).

6. Заполнение трудовой книжки впервые производится компетентным должностным лицом работодателя в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

При оформлении трудовой книжки в нее вносятся следующие сведения о работнике:

а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б) образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Комментарий к статье 66 ТК РФ

1. Трудовая книжка на сегодняшний день остается основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работников.

По записям в трудовой книжке устанавливается трудовой стаж, с которым законы, иные нормативные правовые акты, коллективный и трудовой договоры связывают возможность реализации тех или иных прав, а также предоставление определенных льгот и преимуществ.

В связи с введением в стране индивидуального (персонифицированного) учета сведений о каждом застрахованном лице для целей государственного пенсионного страхования трудовой стаж, приобретенный после регистрации в качестве застрахованного лица, должен устанавливаться на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета (Закон об индивидуальном учете).

2. Трудовые книжки оформляются и ведутся в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» утверждены новые формы трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. В соответствии с указанным Постановлением трудовые книжки нового образца введены в действие с 01.01.2004. Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат (п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Во исполнение п. 3 названного Постановления Правительства РФ Минфин России Приказом от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках» утвердил Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. Согласно п. 4 этого Приказа обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на платной основе на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем.

Порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек установлен Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

3. Работодатели обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной. Такая обязанность возложена на всех работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Они не имеют права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые (см. п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Документом, подтверждающим период работы у работодателя — физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, является трудовой договор, заключенный в письменной форме (см. ст. 309 ТК).

4. В трудовую книжку вносятся следующие сведения: о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу, об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

Сведения о работнике вносятся в трудовую книжку при ее оформлении и содержат:

— фамилию, имя, отчество, дату рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

— образование, профессию, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

5. Записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока (при увольнении — в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Не должны записываться в трудовую книжку сведения о взысканиях, примененных к работнику, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (см. коммент. к ст. 81).

6. Сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку работника только по его желанию. Запись о работе по совместительству делается в трудовой книжке работника по месту его основной работы отдельной строкой на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Таким документом может быть справка с места работы по совместительству, копия приказа о зачислении на работу по совместительству и др.

7. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

8. В трудовую книжку вносятся также сведения о всех видах награждения (поощрения) за трудовые заслуги, предусмотренных законодательством РФ, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине, в т.ч. о награждении государственными наградами, почетными грамотами, о присвоении званий, награждении нагрудными знаками и значками и др. (см. ст. 191 ТК).

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

9. В трудовую книжку по месту работы с указанием соответствующих документов вносятся также следующие записи: о времени военной службы в соответствии с Законом о воинской обязанности, а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе МЧС России, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах; о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров (п. 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

10. Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки (п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

11. Порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек установлен Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 в соответствии с п. 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

12. В соответствии с п. 1.1 названной Инструкции записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными; год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2009 г., в трудовой книжке делается запись: «05.09.2009». Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в т.ч. шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п.

Согласно п. 1.2 в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

При необходимости изменения конкретной записи, например о приеме на работу, в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» — и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

Другой комментарий к статье 66 ТК РФ

§ 1. В соответствии со ст. 66 ТК Правительство РФ 16 апреля 2003 г. приняло Постановление «О трудовых книжках» (СЗ РФ. 2003. N 16. Ст. 1539) в ред. от 6 февраля 2004 г., которым утверждены форма трудовой книжки и форма вкладыша в трудовую книжку, а также Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

По действующему законодательству работодатель (за исключением работодателей — физических лиц) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной.

Работодатель — физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

§ 2. Трудовые книжки нового образца в России введены в действие с 1 января 2004 г. Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат. Следовательно, трудовые книжки нового образца будут выдаваться только тем работникам, которые впервые заключили трудовые договоры после 1 января 2004 г.

§ 3. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

§ 4. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б) образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Форма личной карточки утверждается Государственным комитетом Российской Федерации по статистке.

§ 5. Трудовая книжка заполняется в порядке, утверждаемом Министерством труда и социального развития РФ. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. «О трудовых книжках» Минтруд России своим Постановлением от 10 октября 2003 г. утвердил Инструкцию по заполнению трудовых книжек (Бюллетень Минтруда России. 2003. N 11. Ст. 18).

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками ТК или иного федерального закона.

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пп. 4 и 10 этой статьи)), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК.

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК.

При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным ТК или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт ТК или иного федерального закона.

При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

§ 6. Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:

а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах;

б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

§ 7. Соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными. Работодатель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается указанным лицам в порядке, установленном настоящими Правилами.

В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится по месту работы запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел.

При увольнении осужденного с работы в установленном порядке и поступлении его на новое место работы соответствующие записи вносятся в трудовую книжку в той организации, в которую он был принят или направлен.

При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника вносится по последнему месту работы запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием соответствующего документа.

§ 8. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Как вносить исправления в записи

Существуют 4 основных причины внесения исправлений в книжку. Все они четко прописаны в инструкции по заполнению. Вот как их правильно делать.

При смене Ф.И.О. и даты рождения:

1. Запрашиваем подтверждающие документы.
2. Открываем первую страницу. Обычной сплошной линией зачеркиваем неверный текст.
3. Рядом вносим верный, ориентируясь на подтверждающие бумаги.
4. Слева, на самой обложке, пишем, на основании каких документов внесены исправления.
5. Заверяем написанное.

При получении новой квалификации, профессии, специальности:

1. Открываем первую страницу.
2. Находим нужное.
3. Ничего не зачеркиваем.
4. После имеющихся данных ставим запятую и дописываем новые.
5. Слева, на самой обложке, пишем, на основании каких документов внесены исправления.
6. Заверяем написанное.

Часто встает вопрос, как заполнять трудовую книжку при изменении названия организации. Тут инструкция такая:

1. Открываем последнюю запись в разделе «Сведения о работе».
2. В центральной, третьей, колонке пишем, что организация (указываем прежнее название) с такого-то числа переименована в (указываем новое название).
3. В соответствующем месте указываем основание переименования, дату и номер.

При ошибках в сведениях о работе сотрудника инструкция следующая:

1. Открываем нужную страницу.
2. Находим ошибку.
3. Никаких зачеркиваний!
4. Ставим следующий порядковый номер и дату внесения изменений. В центральном, третьем, разделе пишем: «Запись за номером таким-то недействительна». Дальше правильный текст.
5. Отмечаем основание внесения поправки.

Виды ошибок:

• Ошибка в информации о нанимаемом. Неправильные личные данные. Обычно погрешности допускаются ввиду небрежности, невнимательности или при использовании неверных источников.
• Не верно указанные сведения о работе:
  • В дате приема на рабочее место.
  • Указание наименования компании, отличающееся от прописанного в уставе.
  • Ошибка в занесении данных о названии отдела, куда зачисляется человек.
  • Если наименование должности не совпадает с указанной в штатном расписании.
  • В 4 графе трудовой книжки стоят не верная правильная запись.
• Ошибки, допущенные при совершении оформления приказа о переводе рабочего из одного подразделения в другое.
• При оформлении увольнения:
  • Ошибочная дата увольнения.
  • Неправильно сформулирована причина увольнения.
  • Неверное использование основания.
  • Ошибка в написании сведений об акте о принятии решения руководителем фирмы о расторжении трудовых отношений с рабочим.
• Неправильное внесение изменений.
• Ошибки, допущенные при выдаче дубликата ТК или вкладыша к ней:
  • Перенесение неверной информации со старой книги.
  • Внесение данных на основании неправильных документов.
  • При утере некоторых сведений.
  • Нет пометки о выдаче дубликата.
  • Частичное или полное отсутствие информации на титульном листе вкладыша.
  • Начало отсчета заново.
  • Отсутствие пометки о выдаче вкладыша
• Неправильный учет и хранение – ошибки в ведении журнала учета движения ТК.

Указанный документ подлежит строгому учету и сохранности, но нередки ситуации, когда в силу утери или порчи возникает вопрос, как оформить дубликат трудовой книжки. Каждому трудящемуся гарантировано право оформления нового документа, который после подписания собственником получает юридическую силу, равную изначальному экземпляру.

Независимо от того, по чьей вине возникла необходимость повторного получения бланка, в его повторной выдаче принимают участие в равной степени и работодатель, и сотрудник. Служащий кадрового отдела обязуется подготовить, оформить и полностью заполнить документ. Работник должен собрать официальные выписки с предыдущих мест работы, на основании которых в документы будет вноситься информация.

Чтобы получить новый формуляр, сотруднику необходимо подать заявление администрации фирмы, после чего начинается процесс сбора выписок об имеющемся стаже. Данные вносятся в бланк, и затем происходит его утверждение начальником. Процедура бесплатна, но служащему придется оплатить стоимость нового бланка трудовой, цена которого варьируется в пределах 200 рублей. После изготовления документа трудовая книжка вручается владельцу под подпись, чтобы исключить вину фирмы в возможной дальнейшей утере или порче.

ГЛАВА 3 ЗАПОЛНЕНИЕ СВЕДЕНИЙ О РАБОТНИКЕ

21. Сведения о работнике указываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки при ее первичном оформлении либо при выдаче вкладыша в трудовую книжку или дубликата трудовой книжки.

22. Фамилия, собственное имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) указываются полностью на основании данных документа, удостоверяющего личность. Занесение указанных сведений со слов работника не допускается.

23. Образование, профессия, специальность вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего документа об образовании, документа об обучении. Общее базовое образование указывается на основании свидетельства об общем базовом образовании, общее среднее образование – аттестата об общем среднем образовании, специальное образование на уровне общего среднего образования – свидетельства о специальном образовании, профессионально-техническое образование – диплома (аттестата) о профессионально-техническом образовании, среднее специальное образование – на основании диплома о среднем специальном образовании, высшее образование – на основании диплома о высшем образовании (диплом о высшем образовании с отличием), диплома магистра.

24. Профессия, специальность указываются в трудовой книжке на основании документов, указанных в части второй пункта 23 настоящей Инструкции. При этом сведения о специальности указываются в соответствии со сведениями о квалификации, указанными в документах об образовании, обучении.

25. После даты заполнения трудовой книжки работником проставляется собственноручная подпись. Первая страница (титульный лист) заверяется подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, и печатью нанимателя (представительства иностранной организации), индивидуального предпринимателя. В случае отсутствия печати у индивидуального предпринимателя первая страница (титульный лист) заверяется печатью регистрирующего органа по месту жительства индивидуального предпринимателя.

ГЛАВА 5 ЗАПОЛНЕНИЕ СВЕДЕНИЙ О НАГРАЖДЕНИЯХ И ПООЩРЕНИЯХ ЗА УСПЕХИ В РАБОТЕ

45. В раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» трудовой книжки вносятся следующие сведения о награждениях и поощрениях за успехи в работе: о награждении орденами и медалями Республики Беларусь; о присвоении звания «Герой Беларуси», почетных званий Республики Беларусь; о награждении почетными грамотами, нагрудными знаками; о поощрениях, определенных коллективным договором, соглашением или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине (объявление благодарности, награждение ценным подарком и другое).

46. Записи о выплате премий и (или) вознаграждений, предусмотренных локальными нормативными правовыми актами, в трудовые книжки не вносятся.

47. При внесении в трудовую книжку сведений о награждениях и поощрениях в графе 3 трудовой книжки указывается в виде заголовка полное наименование нанимателя, ниже в графе 1 – порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника), в графе 2 – дата награждения и (или) поощрения, в графе 3 – кем награжден и (или) поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением, в графе 4 – основание внесения записи, дата, номер и наименование документа.

Похожие записи:

• Может ли гражданская жена претендовать на наследство мужа?
• Организация заключает договор на перегон автомобиля
• Что приставы могут забрать за долги, а что — нет