Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оптимизация процессов производства: что это такое и какие способы бывают». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Стоит помнить, что модернизация — это очень затратное дело. Оно включает не только трату ресурсов, но и работу практически всех сотрудников предприятия. Таким образом, постоянно проводить улучшение — это неэкономично. Но в деятельности компании всегда есть те самые ключевые точки, когда это сделать жизненно необходимо. Ведь это простой и эффективный способ увеличить прибыль иногда более, чем на 100%.
Оптимизация бизнес-процессов: пошаговое руководство и инструкция
Составим небольшой алгоритм действий, чтобы читатель понимал, как реализация и внедрение будет выглядеть вживую. Какие включает в себя этапы, в какой последовательности.
Итак, действовать предстоит следующим образом:
-
Изучаем рентабельность. То есть, подсчитывают все ключевые показатели, соотносится время, затраченные ресурсы и предположительный результат. А также обращается внимание на то, как сотрудники воспринимают новшества. Если позитивно, то процесс внедрения будет проще и быстрее.
-
Исключается пустая работа. Весь алгоритм полностью проверяется на наличие процедур, которые можно сократить. Избавляемся от ненужного. А также сравниваем результативность каждого такого действия и затраченные на него ресурсы.
-
Создаем схемы процесса, которые отвечают всем целям и задачам. Ориентироваться нужно именно на цель, а не на ресурсы. Уже потом стоимость можно уменьшать путем снижения некоторых аспектов. Но для базы создаем именно идеальный порядок с высшими показателями эффективности.
-
Анализируем итог, документально фиксируем результаты, сравниваем с ожиданиями.
Топ-5 ошибок оптимизации
-
Слишком резкие изменения. Внедрение новых алгоритмов и отказ от старых, в том числе рабочих, целесообразен, если предприятие балансирует на грани банкротства. В остальных случаях это приводит как минимум ко временной остановке производства, так как новые процессы еще не налажены, а прежние уже не применяются.
-
Завышенные требования. Строго прописанные требования загоняют компанию в узкие рамки. Другая проблема – слишком большие траты ради идеализации. Например, покупка мощных программ для маленькой компании. Их стоимость превышает возможные доходы от использования высоких технологий.
-
Отсутствие учета человеческого фактора. Если есть желание сделать бизнес-процессы согласованными, понятными и эффективными, работать нужно и с персоналом. Выявите сильные и слабые стороны сотрудников и проведите обучение. Иногда хороший результат дает дополнительная мотивация.
-
Неправильная постановка задачи. Если что-то пошло не так еще на этапе анализа и определения целей, результаты не будут соответствовать ожиданиям. Примеры подобной ошибки – сильный акцент на второстепенных факторах или несоответствие цели затратам.
-
Слишком активная вовлеченность руководства. Найдите золотую середину. Если руководитель уделяет много времени контролю и анализу, понижается его эффективность, соответственно сокращается прибыль. Если предприятие большое, разумнее доверить оптимизацию сторонним экспертам, обладающим навыками в этой области. Каждый представитель приглашенной компании должен быть занят теми задачами, которые лежат в зоне его обязанностей и компетенции.
-
Главная ошибка – это оптимизация ради оптимизации. Проводить ее нужно, когда в этом есть необходимость, иначе она станет дополнительной нагрузкой на персонал, отвлечет внимание от первостепенных задач и вызовет отток сотрудников. Это прибавит количество строк в списке расходов и даже может стать причиной банкротства и прекращения производства.
Вместо заключения: 3 совета по оптимизации
Совет 1. Назначьте руководителя, ответственного за оптимизацию бизнес-процессов. Статус, ресурсы, навыки и особенности характера этого человека должны сочетаться с задачами, возложенными на него. Например, не стоит ставить на это место начальника отдела. Лучший вариант – заместители руководителей или генеральный директор. Последний берет на себя дополнительные обязанности только на небольших предприятиях, в остальных случаях разумнее распределить задачи.
Совет 2. Привлеките сторонних экспертов, которые взглянут на ваш бизнес со стороны. При этом е стоит соблазняться низкими ценами: на первое место поставьте качество услуг. Выберите организацию или эксперта с опытом, обязательно изучите отзывы.
Совет 3. Создайте проектную группу, в которую включите как консультантов, так и сотрудников компании. Первые займутся обучением персонала, вторые – внедрением новых инструментов и технологий. Такой подход улучшит все этапы производства.
Методы оптимизации бизнес-процессов
1. Инжиниринг. Дословный перевод с английского – проектирование, изобретение. Способ представляет собой внедрение информационных технологий в модель бизнеса. Понятие «инжиниринг» балансирует на грани между производством и наукой. Метод создает технико-технологическую базу. Он подразумевает введение технологий менеджмента и пересмотр способов управления компанией и отделами. Модернизация может заключаться в улучшении обслуживания объектов, изменении методов эксплуатации инструментов и т. д.
2. Реинжиниринг. Радикальный метод, инструменты которого связаны с полной сменой системы работы. Это рискованный вариант, часто сопряженный с большими вложениями. Его выбирают в случае с убыточным бизнесом, чтобы реанимировать компанию, близкую к банкротству. Однако реинжиниринг не всегда приносит результат, поэтому подготовьтесь к возможному закрытию предприятий. При реорганизации сокращают ресурсы и кадры, объединяют отделы и т. д.
3. CPI – непрерывное совершенствование. Метод противоположен предыдущему: изменения внедряются в процессы предприятия с сохранением основ. Процедура совершенствования длительная, на каждом этапе отслеживают ее эффективность. Реорганизацию начинают с маленького отдела или одного процесса. При повышении показателей изменения распространяют на все производство. Параллельно повышают квалификацию персонала и вводят новые инструменты.
4. TQM – управление качеством. Метод подразумевает создание нового продукта, отвечающего потребностям клиентов. Товар или услуга могут заменять уже имеющиеся. Задача мероприятий – улучшение производственных процессов в условиях ограниченного времени. Данную технологию оптимизации также применяют для параллельного повышения клиентоориентированности. Для реализации TQM обязательно нужны документы системы качества.
Конкретные примеры использования процедур
Взглянем на несколько простейших из них.
- Одним из вариантов может стать перекладывание обязанностей организации на своего клиента. Заполнение бланков, полей анкет, механические действия. Тогда, когда на создание заявок придется выделить целый новый отдел, который будет обрабатывать их, записывать со слов клиента, помешать данные в базу. Конечно, этот принцип работает лишь в том случае, если клиент не может отказаться от исполнителя. Но есть и примеры, когда обязанность переходит на заказчика в добровольном порядке. В заведениях общепита просят, но не заставляют посетителей убрать за собой посуду.
- Другой пример, когда всю работу клиента берет на себе предприятие. То есть, смысл меняется полностью. Все, что должен делать заказчик, выполняют за него сотрудники. Как в элитных ресторанах, когда не успевает человек осушить бокал, как невидимый официант подливает вновь. В таком случае трудозатраты растут, но тянут за собой и конверсию, а также оправдывают более высокую цену на товар или услугу.
Способ 57. Предоставление ежегодных отпусков в нерабочие дни (пандемийный способ)
Понятие «нерабочие дни» до пандемии не существовало, работодатели не могли даже предположить, что месячная норма рабочего времени может меняться произвольно, а им придется выплачивать заработную плату за неотработанное время. Как ни парадоксально, но предоставление отпусков в нерабочие дни — не худший способ сэкономить. Независимо от того, сохранят ли работники по окончании пандемии рабочие места, работодатель обязан будет выплатить отпускные, поэтому выгоднее отправить сотрудников в отпуск на нерабочие дни. Работникам такое решение тоже может быть выгодно — ведь размер отпускных рассчитывается по среднему заработку, в то время как работодатели не из всех отраслей смогут сохранить за работниками заработную плату в полном размере.
Факторы успеха комплексной оптимизации деятельности
На достижение поставленных целей оптимизации влияет множество факторов:
-
приоритет процессного подхода на уровне управляющих органов организации;
-
выстраивание системы процессного управления до старта проекта;
-
назначение индивидуальной ответственности за бизнес-процессы;
-
назначение менеджеров бизнес-процессов для осуществления непрерывного управления ими;
-
регулярное информирование персонала о разработанных бизнес-процессах;
-
контроль внедрения в практику мер, предложенных при проектировании оптимизации;
-
разработка KPI бизнес-процессов и их интеграция в систему управления и подготовки отчетов.
Суть оптимизации рабочего процесса
Любой процесс представляет из себя последовательность действий, которая использует определенные входы и на выходе получает определенные продукты. Помимо этого, каждый процесс имеет условия начала и окончания, а также может быть оценен через универсальные характеристики: эффективность, производительность, повторяемость, трудозатраты, стоимость, степень автоматизации.
Оптимизация рабочего процесса заключается в максимальном исключении действий, которые не добавляют ценности продуктам процесса и не удовлетворяют требованиям заинтересованных сторон.
Одной из особенностей оптимизации является целенаправленность. Это означает, что оптимизация всегда осуществляется целенаправленно и имеет целевые значения, которых должен достичь бизнес-процесс.
Шаг 1. Издать приказ о сокращении численности или штата
Приняв решение о сокращении численности или штата, руководитель организации должен оформить соответствующий приказ. Специальной формы приказа законом не предусмотрено. Главное, отразить в нем причину и дату предстоящего сокращения, а также отметить сокращаемые должности. Этим же либо отдельным приказом следует утвердить новое штатное расписание.
БЛАНКИ И ОБРАЗЦЫ
Приказ о сокращении численности или штата
Уведомление работника о сокращении штата организации и наличии вакантных должностей
Акт об отказе от подписания документа
Уведомление службы занятости о сокращении численности (штата) работников
Уведомление профсоюза о сокращении численности (штата) работников
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма № Т-8)
Заявление о выдаче справки о сумме заработной платы за два года
Справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года
Образец заполнения справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года
Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма № Т-61)
Шаг 4. Предложить работнику вакантные должности
Попадающему под сокращение работнику необходимо предложить имеющиеся у работодателя вакантные должности, на которые он может быть переведен (ч. 1 ст. 180 ТК РФ). Перечислить их можно как в уведомлении о сокращении, так и в отдельном документе.
Уведомлять сотрудника о вакансиях нужно неоднократно – отдел кадров обязан предлагать каждую подходящую вакантную должность, которая появляется в компании вплоть до последнего дня работы.
При этом вакансия не обязательно должна предусматривать работу, соответствующую квалификации работника, – допускается предлагать и вакантную нижестоящую должность либо нижеоплачиваемую работу (ч. 3 ст. 81 ТК РФ). Более того, работодатель вправе предложить увольняемому сотруднику временно занять должность работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком (абз 3 п. 3 письма Роструда от 29 июля 2009 г. № 2263-6-1).
Если он соглашается на одну из предложенных вакансий, его переводят на другую должность (ст. 72.1, ч. 3 ст. 81 ТК РФ). Увольнение в этом случае не производится.
Что значит оптимизация бизнес-процессов
Формирование бизнес-процесса – это творческая задача. Невозможно создать идеальный механизм. Как и расписать алгоритм, который необходимо выдержать на 100 %. Всегда присутствует человеческий фактор, допускаются ошибки. Эксперты сходятся во мнении, что любой бизнес-процесс – это вообще симбиоз точной математики и креативного мышления.
Оптимизация призвана внести в работающую систему новшества. Это не значит, что изменится весь алгоритм – просто какой-то этап или действие будет выполняться по-иному. Основная задача оптимизации – устранение выявленных недостатков, сбоев, минусов в работе, ликвидация повторяющихся функций и задач.
В каких случаях можно использовать оптимизацию:
- при необходимости снизить затраты предприятия (особенно актуально в кризисные периоды);
- для повышения производительности труда и исключения дублирования функциональных обязанностей (оптимизация штатной численности);
- при острой потребности в дополнительных финансовых ресурсах, в том числе и при расширении предприятия.
В рамках оптимизации часто рассматривают такое понятие, как реинжиниринг. Существует принципиальная разница между этими категориями:
- Реинжиниринг направлен на революционные кардинальные изменения, которые должны повернуть вектор развития в иное русло. Такая процедура проводится однократно. Ее невозможно реализовывать системно на периодической основе.
- Оптимизация проводится периодически. Она не вносит кардинальных корректировок в деятельность предприятия, а просто ее улучшает.
Подготовка к оптимизации бизнес-процессов
Оптимизация бизнеса должна начинаться с ранжирования. Необходимо выделить ключевые процессы, распределив всю работу на участки. Потом из всей совокупности сформировать основные группы бизнес-процессов.
Далее рекомендуется провести SWOT-анализ каждого бизнес-процесса, поняв, какие сильные и слабые стороны есть на данном участке, что можно улучшить на основе перспектив и возможных изменений.
Если есть возможность, на третьем этапе подготовки важно реализовать бенчмаркетинг. Необходимо сравнить конкретный бизнес-процесс предприятия с его конкурентами. Затем сделать выводы, что работает не так, что нужно улучшить. Конечно, реализовать это на практике непросто, поскольку для проведения бенчмаркетинга необходим сбор достаточного количества информации. Где найти данные из внутренней системы конкурента – сложный вопрос. Однако некоторые компании находят варианты его решения. Конечно, метод можно реализовать не для всех участков, но для некоторых он работает вполне успешно.
Затем выявляются причины, которые повлекли сложившуюся ситуацию. Отмечаются факторы внешней и внутренней среды, которые также могли повлиять. Далее применяется конкретный метод оптимизации.
Есть и другой вариант подготовки, который основывается на тезисе: эффективность оптимизации во многом зависит от руководства, проектной группы, их профессионализма и экспертности. Поэтому начинать необходимо с назначения руководителя, который будет курировать конкретный проект по совершенствованию работы предприятия.
Существует два противоположных мнения. Где-то считают, что руководителем должен стать непосредственно директор компании. У него есть соответствующий статус, лидерские качества, полномочия. Но есть и другой подход, суть которого в том, чтобы прямое руководство было только косвенно задействовано в процессе. Например, управлять процессом может заместитель руководителя или начальник конкретного отдела.
Когда вопрос с руководством решен, следует сформировать проектную группу. Необходимо учитывать, что в состав группы нельзя включать только штатных сотрудников фирмы. Для принятия эффективных решений требуется сторонний независимый взгляд. Поэтому в работу рекомендуется привлечь консультанта. Есть специализированные компании, которые предоставляют таких сотрудников. К выбору фирмы нужно подойти ответственно, чтобы потом не стать жертвой разглашения коммерческой тайны.
Помимо основных правил подготовки, важно знать главные инструменты, которые помогают достигать поставленных целей. Основные из них:
- Исключение. Необходимо при минимизации затрат, оптимизации транспортных путей.
- Изменение. Следует рационально применять его при модернизации производства, внедрении новых технологий, продвижении современных механизмов работы.
- Упрощение. Используется при автоматизации деятельности, облегчении некоторых участков работы.
- Ускорение. Применяется при внедрении новейших технологий на предприятии, автоматизации деятельности.
- Стандартизация. Идеальна при выходе на международный рынок или поиске инвесторов.
- Взаимодействие. Подходит в случае, когда необходимо повысить эффективность работы между структурными подразделениями.
- Добавление. Используется, даже когда новые механизмы и методики не дают должного результата. Тогда оптимизированный процесс дополняется иными инструментами.
Шаг 11. Произвести с работником расчет
Поддерживающие — косвенные бизнес-процессы, которые напрямую не влияют на создание или изменение денежного потока в компании.
Оптимизация бизнес-процессов может вдохнуть в работу компании новые силы, снизить нагрузку на сотрудников и, как результат, улучшить ключевые показатели. Но следует помнить, что процесс оптимизации на предприятии стоит запускать, только изучив все нюансы и этапы бизнес-процессов.
Для того, чтобы оптимизировать бизнес-процессы, необходимо понять, что нужно улучшить: поднять продажи, снизить риски и расходы, повысить эффективность сотрудников и т.д. От этого будут зависеть дальнейшие шаги.
Оптимизация бизнес-процессов может вдохнуть в работу компании новые силы, снизить нагрузку на сотрудников и, как результат, улучшить ключевые показатели. Но следует помнить, что процесс оптимизации на предприятии стоит запускать, только изучив все нюансы и этапы бизнес-процессов.
Бизнес-процессом называют стандартный набор действий, который выполняется в компании для получения заданного результата. Алгоритм их совершенствования можно закрепить, а затем совершенствовать, снижая затраты и сокращая время выполнения.
Любая коммерческая компания нацелена на прибыль. А ее объем всегда зависит от качества услуг, скорости их исполнения, размера клиентской базы, производительности. На любом этапе развития проекта может возникнуть вынужденная стагнация. И даже если остановки не совершилось, существуют переломные моменты, когда всю деятельность необходимо немного модернизировать, изменять некоторые аспекты.
Приведем примеры сервисов для оптимизации бизнеса:
- ANTOR TerraMaster — сервис для планирования работы торговых представителей. Автоматически выстраивает маршруты и зоны работы агентов, чтобы они не пересекались; отслеживает частоту и неравномерность посещений клиентов. На базе ANTOR есть сервисы для работы курьеров, мониторинга транспорта и анализа доставок.
- Sever.Ai — искусственный интеллект для сбора и обработки информации. Умеет прочитывать и воспринимать на слух текст, вести деловую коммуникацию (звонки, SMS, конференции), проводить видео-интервью и онлайн-лекции. Подходит для оптимизации процессов обработки резюме (в 100 раз быстрее человека) и набора новых сотрудников по заданным требованиям.SmartSheet — многофункциональная платформа для координации действий. Включает панели для администрирования и автоматизации задач, интеграции приложений, графического анализа данных и разные формы визуального представления (сетки, диаграммы Ганта, календари).
С чего следует начать кадровую оптимизацию на предприятии
Любые кадровые изменения неизбежно наносят вред организации, независимо от того, кто занимается этим вопросом. Решение об увольнении всегда дается нелегко. Менеджер долго выбирает кандидатуры, все это время сотрудники переживают стресс в ожидании «приговора».
Сокращение кадров – дело не из легких, поскольку требует скрупулезности и объективности, но выполнить ее без эмоций невозможно. На долю HR-специалистов выпадает особенно тяжелая задача: сообщить каждому рабочему о том, что он уволен.
Оптимизация требует взвешенности решений. Следует понимать задачу, ставить четкие планы, которые должны принести ожидаемый результат. В самом начале следует определить все возможные риски, чтобы в итоге получить обратный эффект.