Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Минфин объяснил, как отразить суточные и командировочные расходы в РСВ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В ситуациях, когда сотрудник компании отправляется в командировку по России либо за границу, работодатель обязуется выплачивать ему определенное денежное вознаграждение, которое расчитывается за сутки — это и есть так называемые суточные. При этом отмечается всего 3 основных ситуации, при которых работодатель обязан платить суточные. Во-первых, это непосредственно командировки. Во-вторых, — служебные поездки сотрудников в тех ситуациях, когда работа имеет разъездной характер либо происходит непосредственно в пути. И в-третьих, — при работах экспедиционного типа либо в полевых условиях.
Для более точного изучения вопроса рассмотрим, как законодательство трактует командировку. Командировкой называют служебную поездку, сроки и условия которой определяет работодатель. При этом место, где будет осуществляться работа, должно быть удалено от установленного.
Суточные не являются частью оплаты жилья при удаленной работе и учитываются в качестве дополнительных расходов сотрудника на ежедневные нужды. Как правило, чем дальше находится место удаленной работы, тем большую сумму выплачивает работодатель.
Нужно ли облагать НДФЛ и страховыми взносами суточные при однодневных командировках
При однодневных командировках работник имеет возможность в тот же день вернуться домой. Формально в этом случае нет оснований для выплаты суточных в соответствии со ст. 168 ТК РФ. Поэтому страховые взносы, которые контролирует ФНС, при поездках на один день нужно начислять на всю сумму суточных (Письмо Минфина от 02.10.2017 № 03-15-06/63950). Это также относится и к взносам «на травматизм» (письмо ФСС РФ от 02.07.2013 № 15-03-14/05-6357).
В указанных письмах не упомянут НДФЛ, но можно предположить, что здесь нужно руководствоваться теми же критериями. Раз общий принцип освобождения суточных от страховых взносов и НДФЛ на сегодня один и тот же, то и «однодневные» суточные нужно полностью облагать, как страховыми взносами, так и НДФЛ.
В письме от 17.05.2018 № 03-15-06/33309 Минфин рассматривает ситуацию, когда выплаты при однодневной командировке можно не облагать НДФЛ и взносами. Но речь здесь идет о возмещении дополнительных расходов, связанных с командировкой. Указанные расходы нужно подтвердить документально, поэтому их, строго говоря, нельзя отнести к суточным.
Список командировочных расходов, не облагаемых взносами
У работодателей, которые регулярно или эпизодически направляют работников в командировки, может возникнуть вопрос: облагаются ли командировочные НДФЛ и страховыми взносами?
Смотрите подробности про НДФЛ с командировочных расходов в 2020 году.
А в рамках этого материала рассмотрим вопросы обложения командировочных расходов страховыми взносами.
Понятие «командировочные расходы» является обобщенным. Оно объединяет разнообразные виды расходов, у каждого из которых свои особенности попадания в базу по взносам или исключения из нее. Поэтому на вопрос, облагаются ли командировочные расходы страховыми взносами, однозначного ответа не существует.
Для всех перечисленных расходов, кроме суточных, действует единое правило: они не облагаются взносами, если фактически произведены и документально подтверждены.
Далее расскажем, при каких условиях облагаются страховыми взносами отдельные виды командировочных расходов.
Расходы на проезд из места командировки
По общим правилам компенсация стоимости проезда к месту командировки и обратно относится к командировочным расходам и страховыми взносами не облагается (п. 2 ст. 422 НК РФ).
Это правило перестает работать, если сотрудник решит после окончания командировки остаться в месте ее проведения на время отпуска. В таком случае компенсация расходов на проезд из места командировки к месту работы утрачивает статус командировочных расходов и превращается в облагаемый взносами доход сотрудника (п. 1 ст. 420 НК РФ).
В подобной ситуации днем окончания командировки налоговые инспекторы считают последний день перед отпуском (письма Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94974, ФНС от 11.05.2018 № БС-4-11/8968).
Взносы при ненадлежащем документальном подтверждении расходов
Не только отсутствие авансового отчета может послужить основанием для начисления взносов на сумму командировочных расходов, но и оформленные неправильно или отсутствующие подтверждающие документы.
Прямое указание на необходимость документального подтверждения командировочных расходов содержится в п. 2 ст. 422 НК РФ, где приведен список не облагаемых взносами сумм.
В налоговом законодательстве нет конкретного списка подтверждающих документов, которыми можно подтвердить командировочные расходы. При этом Минфин неоднократно напоминал, что подтверждающие документы оформляются в соответствии с законодательством РФ при командировках по нашей стране или составляются по обычаям делового оборота при загранкомандировках.
Обосновать командировочные расходы можно также документами, косвенно подтверждающими расход, в т. ч. приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе.
Из подтверждающих документов должно быть понятно, какие расходы были произведены (письма Минфина от 23.09.2019 № 03-03-06/1/72905, от 20.08.2019 № 03-01-15/63722).
Когда к авансовому отчету по командировке сотрудник прилагает кассовые чеки и БСО, расходы они не подтвердят, если в них нет реквизитов, указанных в п. 1 и п. 6.1 ст. 4.7 закона «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ. При отсутствии в чеке QR-кода расходы не признаются надлежащим образом документально подтвержденными (письмо Минфина от 14.10.2019 № 03-03-06/1/78500).
Командировочные расходы облагаются НДФЛ только при условии, что сумма указанных средств выходит за пределы установленного налоговым законодательством лимита. Если это ограничение превышено, выплаты облагаются указанным сбором.
Аналогичная ситуация установлена в отношении страховых взносов, с учетом суточных именно сверх нормы, установленной законодательным ограничением. На суточные обложение не предусмотрено, если их размер превосходит установленные законом ограничения.
Важно учесть, что если продолжительность командировки не превышает один день, учитывают полную сумму расходов по поездке, с удержанием, вне зависимости от размера выплат. Это объясняется тем, что платежи по однодневным командировкам не относятся по условиям законодательства к суточным. Поэтому установленное ограничение, сверх которого предусмотрено удержание как для многодневных служебных поездок, к ним неприменимо.
В 2021 году бухгалтерам имеет смыл быть более внимательными в отношении сверхнормативных суточных: страховые взносы на них начислять придется. И тут главное не запутаться. Ведь раньше, в 2016 году и ранее, от вносов были свободны любые суммы суточных. Главной гарантией выступало то, что их максимальные значения прописаны:
- в коллективном договоре;
- положении о командировках или ином внутреннем акте.
Однако в 2021 году придется отчислять в казну страховые взносы с суточных сверх норм. При этом нормативы по суточным остались на прежнем уровне (п. 2 ст. 422 НК РФ):
- для служебных поездок по России – до 700 рублей;
- для иностранных командировок – до 2,5 тыс. рублей.
Таким образом, суточные в 2021 году облагаются страховыми взносами при превышении этих значений.
Суточные в расчете по страховым взносам 2021
Многие бухгалтеры задаются вопросом, правильно ли отражение суточных в расчете по страховым взносам? Налоговики дали официальное разъяснение, что включать в расчет по СВ следует не только СР, но и все суммы командировочных расходов.
Так, при заполнении отчета укажите всю сумму, которая была начислена командированному сотруднику. Не забудьте включить оплату проезда, проживания и прочие траты. Командировочные расходы внесите в строку 030 подраздела под номером 1.1 приложения № 1 к разделу № 1 отчета по СВ.
Сумма, которая не подлежит налогообложению, указывается в строке 040 подраздела 1.1, приложения № 1 первого раздела.
Следовательно, в строке 050 будет указана налогооблагаемая разница.
Тарифы страховых взносов на 2021 года: таблица со ставками
В 2021 году страховые взносы в ФНС должны платить (п. 1 ст. 419 НК РФ):
- лица, производящие выплаты и иные вознаграждения «физикам»;
- индивидуальные предприниматели.
Если у ИП есть наемные работники или сотрудники по гражданско-правовым договорам, то бизнесмен должен платить страховые взносы и как работодатель, и «за себя».
В 2021 году перечисляемые страховые взносы направляются:
- на обязательное пенсионное страхование (ОПС);
- на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ВНиМ);
- на обязательное медицинское страхование (ОМС).
Список командировочных расходов, не облагаемых взносами
У работодателей, которые регулярно или эпизодически направляют работников в командировки, может возникнуть вопрос: облагаются ли командировочные НДФЛ и страховыми взносами?
Смотрите подробности про НДФЛ с командировочных расходов в 2020 году.
А в рамках этого материала рассмотрим вопросы обложения командировочных расходов страховыми взносами.
Понятие «командировочные расходы» является обобщенным. Оно объединяет разнообразные виды расходов, у каждого из которых свои особенности попадания в базу по взносам или исключения из нее. Поэтому на вопрос, облагаются ли командировочные расходы страховыми взносами, однозначного ответа не существует.
Размер суточных в командировках по России и за границу
Законом размер суточных не ограничен (исключение — служащие госучреждений). Руководители частных компаний определяют этот параметр самостоятельно. Установленную величину необходимо зафиксировать во внутренних нормативных документах — например, в коллективном договоре.
Рекомендуем учитывать, что п. 1 ст. 217 НК РФ предусматривает максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ. А именно:
- до 700 ₽ за каждый день командировки на территории России
- до 2500 ₽ за каждый день командировки в других странах
Также приводим статьи расходов, которые организация обязана возместить в случае зарубежной командировки:
- оформление виз и загранпаспорта
- консульские и аэропортовые сборы
- оплата въезда или транзита для автотранспорта
- оформление страхового медицинского полиса
- другие обязательные платежи
Суточные в расчете по страховым взносам 2021
Многие бухгалтеры задаются вопросом, правильно ли отражение суточных в расчете по страховым взносам? Налоговики дали официальное разъяснение, что включать в расчет по СВ следует не только СР, но и все суммы командировочных расходов.
Так, при заполнении отчета укажите всю сумму, которая была начислена командированному сотруднику. Не забудьте включить оплату проезда, проживания и прочие траты. Командировочные расходы внесите в строку 030 подраздела под номером 1.1 приложения № 1 к разделу № 1 отчета по СВ.
Сумма, которая не подлежит налогообложению, указывается в строке 040 подраздела 1.1, приложения № 1 первого раздела.
Следовательно, в строке 050 будет указана налогооблагаемая разница.
Облагаются ли командировочные страховыми взносами?
Порядок налогообложения для СР, превышающих установленные в ст. 217 НК РФ, применяется общий. Для НДФЛ устанавливается ставка в 13 %. Напомним, что облагается не вся сумма, а только разница, превышающая допустимый предел.
Например, компания осуществляет деятельность в сфере IT-технологий и имеет право на пониженные тарифы страхового обеспечения:
По условиям примера, приведенного выше, компания уплатит в бюджет не 3926 рублей (13 000 × 30,2 %), а всего 1846 рублей (13 000 × 14,2 % (8 % + 4 % + 2 % + 0,2 %). Следовательно, страховые взносы на сверхнормативные суточные исчисляются и уплачиваются по льготным тарифам, если у фирмы есть законное право на них.
Многие бухгалтеры задаются вопросом, правильно ли отражение суточных в расчете по страховым взносам? Налоговики дали официальное разъяснение, что включать в расчет по СВ следует не только СР, но и все суммы командировочных расходов.
Так, при заполнении отчета укажите всю сумму, которая была начислена командированному сотруднику. Не забудьте включить оплату проезда, проживания и прочие траты. Командировочные расходы внесите в строку 030 подраздела под номером 1.1 приложения № 1 к разделу № 1 отчета по СВ.
Сумма, которая не подлежит налогообложению, указывается в строке 040 подраздела 1.1, приложения № 1 первого раздела.
Следовательно, в строке 050 будет указана налогооблагаемая разница.
Итак, мы определили следующие важные моменты:
- Лимит по СР устанавливает организация самостоятельно.
- Нормы должны быть закреплены в приказе.
- Если СР в день превышает 700 руб. на поездки по России и 2500 руб. в сутки по заграничным командировкам, то суммы превышения суточных при командировках облагаются страховыми взносами.
- Все командировочные расходы следует включать в отчетность, а именно в РСВ.
Отметим, что если компания не включит расходы по командировкам в отчет РСВ, то налоговики не вправе выписать штраф. Однако это касается только необлагаемых сумм.
Также следует заметить, что если фирма не вписала в РСВ необлагаемые командировки, то желательно предоставить корректирующий отчет.
Но если корректировка не будет предоставлена, то налоговики не могут оштрафовать компанию, так как налогооблагаемая база не занижена.
Нередки случаи, когда для решения служебных вопросов работодатели вынуждены отправлять своих сотрудников за пределы места нахождения организации. Поездки на определенное время, по определенному служебному поручению руководителя в другой населенный пункт или за границу называются командировками.
До начала командировки работодатель должен:
- установить размер и порядок выплаты сотруднику командировочных расходов;
- подготовить документы, необходимые для отправления работника в командировку.
В соответствии с ТК РФ работнику возмещаются следующие расходы на командировку:
- на проезд;
- аренду жилого помещения;
- дополнительные расходы на проживание (суточные);
- иные расходы по выполнению служебного задания (с разрешения руководителя).
Как правило, в организации разрабатываются внутренние документы или коллективный договор, в котором определяются порядок и размер возмещения данных расходов.
Порядок возмещения расходов на командировку работникам различных федеральных государственных органов, учреждений и фондов, а также муниципальных учреждений определяется нормативными правовыми актами правительства РФ, органов местного самоуправления, государственной власти субъектов РФ (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).
Частично облагаемыми НДФЛ являются суточные — они освобождены от налога только в пределах установленных НК РФ норм (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Если руководитель принял решение возместить командированному работнику расходы сверх норм, то эта разница облагается НДФЛ.
П. 3 ст. 217 НК РФ устанавливает следующие нормы суточных:
- при нахождении командированного сотрудника на территории РФ — 700 руб. в день;
- нахождении командированного сотрудника за пределами территории РФ —2 500 руб. в день.
Следовательно, НДФЛ с командировочных будет рассчитываться с суммы 500 руб. за каждый день нахождения в командировке, т. е. с разницы между выплаченными суточными и установленной законодательством необлагаемой нормой (1200 – 700 руб.).
Список командировочных расходов, не облагаемых взносами
У работодателей, которые регулярно или эпизодически направляют работников в командировки, может возникнуть вопрос: облагаются ли командировочные НДФЛ и страховыми взносами?
Смотрите подробности про НДФЛ с командировочных расходов в 2020 году.
А в рамках этого материала рассмотрим вопросы обложения командировочных расходов страховыми взносами.
Понятие «командировочные расходы» является обобщенным. Оно объединяет разнообразные виды расходов, у каждого из которых свои особенности попадания в базу по взносам или исключения из нее. Поэтому на вопрос, облагаются ли командировочные расходы страховыми взносами, однозначного ответа не существует.
Как рассчитываются суточные. Норма суточных выплат по закону
Согласно закону, суточные устанавливаются непосредственно работодателем – при этом рекомендуется учитывать индивидуальные требования работников по установлению больших сумм, если на таковые имеются существенные основания. Обратимся к следующей таблице и рассмотрим норму суточных, установленную законодательством:
| Сумма суточных выплат (норма) | Место командировки |
| 700 рублей | Территория РФ |
| 2500 рублей | Заграничная территория |
Соответственно, если, например, ежесуточная выплата на территории РФ составит 1000 рублей, то она будет облагаться налогом. Это происходит по той причине, что большая сумма уже считается частью дохода сотрудника (либо частью его заработной платы), поэтому и облагается установленным налогом в 13%.
Как правило, сумма налогового сбора должна удерживаться непосредственно предприятием: то есть, сотрудник получает сумму с удержанным сбором, а предприятие как налоговый агент перечисляет изъятую сумму в соответствующий фонд или бюджет.
При каких условиях сверхнормативные суточные облагаются страховыми взносами?
Из текста п.3 ст. 217 НК РФ понятно, что не весь размер командировочных затрат попадает под налогообложение. Документально подтвержденные затраты на проезд и проживание, суточные выплаты в пределах 700 руб. для поездок по стране и 2 500 руб. по загранкомандировке не являются объектом налогообложения НДФЛ.
О том, как поступить, если работник вовремя не отчитался по командировке, читайте в материале «Как быть, если подотчетное лицо не отчиталось в срок».
Если затраты на проживание и транспортные расходы во время командировки не были документально оформлены и нет возможности их подтвердить, то они будут облагаться НДФЛ, за исключением суточных в пределах сумм, указанных выше. Потраченные и документально не подтвержденные сверх нормативов средства фискальные органы также могут учесть в базе для начисления НДФЛ (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.12.
2013 № А27-1862/2013). Обоснованность выплаты самих суточных в пределах установленных законодательством норм при утрате командировочных документов можно подтвердить локальными документами предприятия – приказами о направлении в командировку, табелями учета рабочего времени, отчетами о выполнении служебного задания.
О том, какие действия предпринять в случае отсутствия документов о проживании, читайте в статье «Как быть с НДФЛ, если документы о проживании в командировке отсутствуют?».
Страховые взносы с суточных не начисляются, если такие суточные не превышают указанные выше лимиты (п. 2 ст. 422 НК РФ). Соответственно, суточные сверх нормы облагаются страховыми взносами в 2021 году.
Иными словами, при командировках по РФ с суточных свыше 700 рублей страховые взносы нужно будет начислить. А при заграничных командировках страховые взносы начисляются с суточных свыше 2 500 рублей за день командировки.